5 tipů, jak snížit telefonáty a více se věnovat klientům
7. 8. 20253 min čtení
)
Telefon zvoní takřka bez ustání. Klienti volají kvůli rezervacím, přeobjednávkám, nebo se ptají na volné termíny a nebo ještě hůř, na poslední chvíli ruší svou návštěvu. Neustále řešíte změny v kalendáři, když byste se přitom nejraději věnovali klientům.
Ať už vedete salon, spa nebo wellness studio, příliš času na telefonu vás nejen vyčerpává, ale také zpomaluje váš chod dne. Chcete méně času řešit hovory a více se věnovat svým klientům, právě tam jste nejdůležitější.
Naštěstí existuje jednodušší cesta. S automatizovaným rezervačním systémem a chytrými plánovacími nástroji snížíte počet hovorů, zrychlíte provoz a klientům nabídnete hladší zážitek. Více než 46 % rezervací dnes probíhá online, což vám i týmu šetří čas.
Tady je pět rychlých a účinných tipů, jak si usnadnit každodenní provoz.
1. Umožněte online rezervace
Každý hovor, který nemusíte řešit, znamená více prostoru pro vaši práci. Online rezervace je ta nejjednodušší cesta.
Dnešní klienti očekávají možnost rezervace kdykoliv, nejen během otvírací doby. S online rezervačním systémem 24/7 si klienti vyberou termín sami, i když je obsazeno nebo mimo vaše běžné hodiny.
Výhody online rezervací:
- Klienti si sami zvolí volný termín a zamluví ho bez vaší asistence
- Rezervace jsou okamžitě potvrzeny bez nutnosti volat
- Termíny se rovnou propisují do vašeho rezervačního kalendáře
Díky možnostem nastavení, časovým prodlevám a vlastní úpravě služeb máte vše pod kontrolou a zjednodušíte si administrativu.
2. Sdílejte rezervační odkaz nebo QR kód na více místech
Pokud klient musí hledat vaše číslo, nebo vám psát kvůli rezervaci, většinou raději zavolá. Ale když je rezervační odkaz hned na očích, telefon tolik nezvoní.
O tom jsou rezervační odkazy a QR kódy. Můžete například:
- Přidat rezervační odkaz do bio na Instagramu, Facebook nebo do e-mailového podpisu
- Umístit QR kód na recepci, výlohu, letáky nebo vizitky
- Sdílet odkaz rovnou na konkrétní službu nebo zaměstnance
Čím méně překážek v rezervaci, tím méně řešíte hovory.
)
Tip: S Reserviem jednoduše vytvoříte unikátní odkaz i QR kód a rychle je přidáte kamkoliv online i offline, kde jsou vaši klienti.
3. Nastavte automatické připomínky
Zmeškané schůzky vás stojí čas i peníze. Manuální obvolávání ale není řešení.
Automatické připomínky přes SMS nebo e-mail vše zařídí za vás během pár vteřin. Stačí nastavit rozeslání 1-2 dny před schůzkou, klienti budou mnohem méně zapomínat a když termín zruší nebo přesunou, váš kalendář se hned aktualizuje.
Tento jednoduchý krok může snížit počet nedostavených klientů o 29–60 %, podle načasování a způsobu připomínky. Když zvolíte ideální čas, počet nedostavených někde klesl až o 90 %.
Výsledek? Méně prázdných termínů v diáři a méně telefonování kvůli potvrzování a přeobjednávkám.
)
Snižte počet zmeškaných rezervací
Nastavit připomínky
4. Udělejte ze svého webu rezervačního asistenta
Drtivá většina klientů si nejdříve projde váš web nebo sociální sítě. Pokud tam nenajdou klíčové informace, tzn. jaké služby nabízíte, ceny, jak si zarezervovat termín – volají, píší, nebo jdou jinam.
Profesionální web od Reservia je váš nonstop asistent. Nejenže vypadá skvěle, ale hlavně vám šetří čas:
- Zobrazuje aktuální dostupnost, tým a nabídku služeb
- Umožňuje klientům rezervaci kdykoliv
- Snižuje počet opakovaných dotazů tím, že jasně a stručně popisuje nabídku
- Posiluje vaši značku díky vlastní doméně a designu
- Propojí se s nástroji jako Google Analytics nebo Meta Pixel pro marketing
Chcete-li méně telefonátů, mějte stručné a srozumitelné popisky služeb. Když klienti tápou, tak volají. Přehledné informace šetří jejich i váš čas.
Co uvést ke každé službě:
- Délka trvání (jak dlouho služba zabere)
- Co je v ceně (např. konzultace, následná péče, doplňky)
- Pro koho je (první návštěva, speciální potřeby)
- Na co se připravit (např. přijít bez make-upu, vzít si žabky)
Čím více otázek zodpovíte online, tím méně jich přijde telefonicky.
)
Tip: Rezervační web od Reservia vám běží za pár minut. Nastavte služby, přidejte popisky a klienti si vše zamluví sami, bez volání.
5. Nastavte si jasná pravidla, kdy a jak vás mohou klienti kontaktovat
Je lákavé odpovídat na zprávy v každou denní hodinu, ale takto si nikdy neodpočinete a oslabujete svou koncentraci.
Proto si vytvořte jednoduchá pravidla komunikace a zveřejněte je:
- Uveďte konkrétní časy, kdy přijímáte hovory i SMS na webu a sociálních sítích
- Zapněte automatickou odpověď na vaše zprávy s odkazem na rezervační stránku
- Zřiďte si oddělené pracovní číslo přes WhatsApp nebo jinou aplikaci
Budete mít méně telefonátů a výměn zpráv a větší kontrolu nad svým dnem. Získáte prostor pro lepší služby.
Tip: Nastavte svá pravidla pro komunikaci a propojte je s automatizovanými rezervačními nástroji. Klienti tak vždy vědí, jak postupovat, i když jste zrovna offline.
Telefonáty budou vždy potřeba. Neměly by ale řídit váš den. Když do svého podnikání zapojíte rezervační systém, máte hladký provoz, plný kalendář a vaše pozornost je tam, kde má.
Získejte méně času na telefonu, méně zrušených rezervací kvůli zapomenutí a nabídněte profesionální zážitek, kvůli kterému se rádi vrátí.
)
Získejte víc času pro klienty
Spustit online rezervace
Časté dotazy
Jak snížit počet telefonátů od klientů v mém salonu nebo wellness studiu?
Počet telefonátů omezíte nabídkou online rezervací 24/7, automatickými připomínkami a jasným popisem služeb na svém rezervačním webu. S rezervačními odkazy a QR kódy se klienti objednají sami, bez volání.
Jak nejlépe spravovat rezervace bez neustálého zvedání telefonu?
Nejlepší je používat online rezervační systém s okamžitým potvrzováním, automatickými připomínkami a kalendářem v reálném čase. Klienti si rezervují kdykoli a vy máte víc prostoru pro špičkovou péči.
Pomáhají připomínky schůzek snížit počet nedostavených klientů a následných telefonátů?
Ano. Automatické SMS a e-mailové připomínky snižují nedostavené návštěvy až o 60–90 % a omezuji i zbytečné telefonáty kvůli potvrzení nebo změně rezervací.
Jak nastavit hranice s klienty, kteří mě kontaktují mimo pracovní dobu?
Jasně určete časy, kdy zvedáte telefon a odpovídáte na zprávy, a zveřejněte je přímo na svém webu. Nastavte automatickou odpověď nebo hlasovou schránku, která klienty navede na váš rezervační odkaz. Zvažte vlastní firemní číslo pro lepší správu hovorů.
Vyplatí se rezervační web i malému salonu nebo wellness podnikání?
Ano, rezervační web umožňuje klientům rezervovat kdykoli, minimalizuje vyrušování hovory a dodá vašemu podnikání profesionální prezentaci – i když jste na podnikání sami.
)
)
)