5 sätt att slippa telefonen och fokusera på kunderna
7 aug. 20253 min läsning
)
Telefonen ringer konstant. Kunder hör av sig för att boka, boka om, fråga om tider eller avboka i sista minut. Du jonglerar mellan samtal och bokningar när du egentligen vill ge bästa möjliga service.
Oavsett om du har en salong, ett spa eller en wellness-studio tar för mycket tid i telefon energi—och saktar ner arbetsdagen. Du vill ägna mindre tid åt samtal och mer åt dina kunder, där du gör störst skillnad.
Som tur är finns det en enklare lösning. Med automatiserad bokning och smart schemaläggning minskar samtalen, effektiviteten ökar och både du och dina kunder får det smidigare. Över 46 % av alla bokningar görs online, så du och teamet slipper många manuella uppgifter.
Här är fem enkla och smarta sätt att lyckas med det.
1. Erbjud onlinebokning så kunden slipper ringa
Varje samtal du undviker ger mer tid för jobbet. Onlinebokning är smidigaste vägen dit.
Kunder vill idag kunna boka när som helst – inte bara när du har öppet. Med ett onlinebokningssystem dygnet runt kan de boka precis när det passar, även när du är upptagen eller gått för dagen.
Därför funkar onlinebokning så bra:
- Kunder ser själva lediga tider och bokar direkt
- Bokningar bekräftas direkt – ingen behöver svara
- Bokningar läggs automatiskt in i din kalender
Med flexibla bokningsinställningar, bufferttider och tjänstespecifika regler har du fortsatt kontroll, samtidigt som bokningsadministrationen minimeras.
2. Dela en bokningslänk eller QR-kod överallt
Om kunder måste leta upp ditt nummer eller skriva för att boka ringer de oftare. Men när bokningslänken är tydlig slipper du onödiga samtal – och kalendern fylls snabbare.
Direkta bokningslänkar och QR-koder löser det enkelt:
- Placera din bokningslänk i Instagram-bion, på Facebook-sidan eller i e-postsignaturen
- Sätt upp en QR-kod i receptionen, skyltfönstret, på flyers eller visitkort
- Dela direktlänkar för specifika tjänster eller personal
Ju enklare du gör det för kunden, desto färre samtal behöver du ta.
)
Tips: I Reservio kan du skapa en unik bokningslänk eller QR-kod och visa dem där de syns bäst – både online och offline.
3. Automatisera dina påminnelser
Missade bokningar kostar både tid och pengar. Det går sällan att ringa varenda kund – tiden räcker inte till.
Automatiska påminnelser via SMS eller mejl hjälper direkt. De skickas ut 1–2 dagar före bokningen — färre missar sin tid, och både avbokningar och ändringar syns i din kalender direkt.
Detta kan minska uteblivna besök med 29 till 60 %, beroende på hur och när påminnelsen skickas. Om påminnelserna är rätt inställda kan utebliven närvaro minska med upp till 90 %.
Resultatet? Färre luckor i schemat – och färre samtal om bekräftelser och ombokningar.
)
Färre uteblivna bokningar
Ställ in påminnelser
4. Låt hemsidan boka åt dig
Nästan alla kunder kollar din hemsida eller sociala medier innan de ringer. Om de inte hittar det de söker—till exempel tjänster, priser eller bokningsinfo—kommer de ringa, skicka meddelanden eller leta vidare.
En proffsig hemsida blir din digitala assistent dygnet runt. Den jobbar åt dig och ger dig mer frihet:
- Visar aktuella tider, personal och tjänster
- Låter kunder boka när de vill, från vilken enhet som helst
- Minskar frågor tack vare tydliga tjänstebeskrivningar
- Stärker varumärket med din egen domän och design
- Kan kopplas till Google Analytics eller Meta Pixel för marknadsföring
För att verkligen minska samtalen behöver tjänstebeskrivningarna vara tydliga. Otydliga beskrivningar leder till fler samtal – tydlig information gör att kunder bokar direkt.
Varje tjänst bör alltid presenteras så här:
- Tidsåtgång (hur lång tid det tar)
- Vad som ingår (konsultation, eftervård, extra)
- För vem (förstagångsbesök, speciella behov)
- Hur man förbereder sig (till exempel komma utan smink, ta med flip-flops)
Ju fler frågor du besvarar online, desto färre behöver du ta i telefon.
)
Tips: Skapa din bokningssida enkelt i Reservio—lägg till tjänster, skriv tydliga beskrivningar och gör det lätt för kunder att boka utan att ringa.
5. Sätt ramar för när och hur kunder kontaktar dig
Det är lätt att vilja svara på allt, även kvällstid. Men om du alltid är tillgänglig får du aldrig någon paus – och du tappar fokus.
Skapa därför tydliga riktlinjer för kundkontakt och var tydlig med dem:
- Visa vilka tider du svarar på telefon/sms på hemsidan och sociala medier
- Använd autosvar som guidar kunden till din bokningssida
- Skaffa separat företagsnummer, till exempel via WhatsApp
Då lär sig kunderna respektera din tid – och använda onlinebokning i stället för att ringa eller sms:a när som helst.
Det ger färre avbrott och du får större kontroll över dagen och kan ge ännu bättre service.
Tips: Kombinera tydliga kontaktregler med automatiska bokningsverktyg, så kunden alltid kan boka, även om du inte kan svara.
Telefonen kommer alltid behövas ibland—men den ska inte styra din vardag. Låt bokningssystemet hantera jobbet, så går dagen smidigare, kalendern fylls och du kan ha fullt fokus där det behövs mest: på dina kunder.
Du får mer tid bort från telefonen, missar färre bokningar och ger kunderna en enkel och proffsig upplevelse de vill återvända till.
)
Mindre tid på telefonen
Aktivera onlinebokning
Vanliga frågor
Hur minskar jag kundsamtal på min salong eller wellness-studio?
Minska samtalen genom att erbjuda onlinebokning dygnet runt, aktivera automatiska påminnelser och ha tydlig information om tjänster på din bokningshemsida. Med bokningslänkar och QR-koder gör du det enkelt för kunder att boka utan att ringa.
Vad är det bästa sättet att hantera bokningar utan att svara i telefon hela dagen?
Det bästa är att använda ett onlinebokningssystem med automatiska bekräftelser, påminnelser och livekalender. Då kan kunder boka när som helst, och du slipper allt manuellt arbete – så att du kan fokusera på service.
Hjälper bokningspåminnelser till att minska uteblivna besök och uppföljande telefonsamtal?
Ja. Automatiska SMS- och e-postpåminnelser minskar missade besök med upp till 60–90 % och gör att du slipper många samtal i sista minuten för bekräftelse eller ombokning av tider.
Hur kan jag sätta gränser för kunder som kontaktar mig utanför arbetstid?
Sätt upp tydliga tider för samtal och meddelanden på din hemsida. Använd autosvar eller röstbrevlåda som hänvisar till din bokningslänk. Skaffa gärna separat företagsnummer för enklare samtalshantering.
Är en bokningswebbplats värt det för ett litet skönhets- eller wellnessföretag?
Ja! En bokningshemsida gör att kunder kan boka när som helst, minskar avbrott på telefon och ger ditt företag en proffsig digital närvaro – även om du jobbar själv.
)
)
)