5 måder at bruge mindre tid på telefonen og få mere tid til kunderne
7. aug. 20253 min læsning
)
Telefonen kimer løs. Kunder ringer for at booke, ændre, høre om tider – eller endnu værre, aflyse i sidste øjeblik. Du skal hele tiden håndtere aftaler og aflysninger, selvom du helst bare vil give god service.
Uanset om du har en salon, spa eller et wellness-studie, dræner alt for meget tid på telefonen din energi—og sænker din effektivitet. Du vil hellere bruge mindre tid på telefonen og mere tid med kunderne, hvor du gør størst forskel.
Heldigvis er der en smartere vej. Med automatiseret tidsbestilling og smarte planlægningsværktøjer får du færre opkald, et hurtigere workflow og kan levere endnu bedre service. Over 46 % af alle bookinger sker online, så både du og dit team sparer tid.
Her får du de fem nemmeste og mest effektive metoder.
1. Tilbyd online booking, så kunder ikke behøver ringe
Hvert opkald du undgår, giver dig mere tid til dit håndværk. Online booking gør det muligt.
Kunder forventer at kunne booke døgnet rundt, ikke kun i din åbningstid. Med et online bookingsystem, der er åbent hele tiden kan de booke, selv når du har fri eller har travlt.
Med online booking får du:
- Kunder der finder tider og booker selv
- Bookinger der bekræftes med det samme – uden din indblanding
- Aftaler der lægger sig direkte ind i din kalender
Med personlige bookingregler, buffertider og serviceindstillinger styrer du din kalender og minimerer administration.
2. Del dit bookinglink eller QR-kode overalt
Hvis kunder skal lede efter dit nummer eller skrive for at booke, ender de lettere med at ringe. Er dit bookinglink synligt, ringer de mindre—og du får flere bookinger.
Bookinglink og QR-koder gør det supernemt. Du kan:
- Lægge et bookinglink i din Instagram-bio, på Facebook eller i din mailsignatur
- Udskrive QR-koder til reception, vindue, flyers eller visitkort
- Dele links til specifikke ydelser eller medarbejdere
Jo lettere det er at booke, jo færre opkald får du.
)
Tip: Med Reservio kan du lave dit bookinglink eller QR-kode og nemt dele dem, hvor kunderne møder dig – både online og i butikken.
3. Automatisér påmindelser om aftaler
Glemte aftaler koster både tid og penge. Skal du selv ringe og minde kunder? Det tager alt for lang tid.
Automatiske påmindelser via SMS eller e-mail klarer det nemt for dig. Indstil dem til at blive sendt 1–2 dage før aftalen—så glemmer kunderne sjældent. Hvis de aflyser eller ændrer, opdateres din kalender automatisk.
Det kan skære udeblivelser ned med 29–60 % afhængigt af metode og timing. Hvis opsætningen og tidspunktet rammer plet, kan udeblivelser falde med op til 90 %.
Det giver færre tomme tider i kalenderen—og du slipper for mange opkald om bekræftelser eller ændringer.
)
Færre udeblivelser
Indstil påmindelser
4. Gør din hjemmeside til en bookingassistent
De fleste kunder tjekker din hjemmeside eller sociale medier, før de ringer. Mangler de information—om ydelser, priser og booking—så ringer de, skriver eller går videre til en anden.
En professionel hjemmeside er din digitale assistent. Den ser flot ud—men sparer også tid:
- Viser ledige tider, medarbejdere og ydelser
- Lader kunder booke når som helst fra mobil eller computer
- Giver svar på ofte stillede spørgsmål med klar information
- Matcher dit brand med dit domæne og design
- Kan integreres med marketingværktøjer som Google Analytics og Meta Pixel
Vil du have færre opkald, så sørg for at dine servicebeskrivelser er tydelige. Er kunder i tvivl, ringer de. Klare oplysninger fjerner deres usikkerhed.
For hver ydelse bør du tilføje:
- Varighed (hvor lang tid det tager)
- Hvad der er med i prisen (fx konsultation, efterbehandling, ekstra ting)
- Hvem det er til (førstegangsbesøgende, særlige behov)
- Forberedelse (fx mød op uden makeup, tag sko med)
Jo mere information du lægger online, jo færre opkald skal du tage.
)
Tip: Byg din bookingside på få minutter med Reservio—tilpas dine ydelser, tilføj korte beskrivelser, og giv kunderne alt de skal bruge for at booke uden at ringe.
5. Sæt tidspunkter og regler for kundekontakt
Det er fristende at besvare alle—også sent. Men hvis du altid er tilgængelig, får du aldrig rigtig fri—og mister fokus.
Lav i stedet klare regler for kundehenvendelser – og gør dem synlige:
- Skriv dine telefon- og sms-tider på din hjemmeside og sociale medier
- Brug autosvar, der sender kunderne videre til din bookingside
- Få et særskilt virksomhedsnummer (fx WhatsApp)
Kunder lærer hurtigt at respektere din tid—og begynder at booke online i stedet for at ringe eller skrive spontant.
Det giver færre afbrydelser og mere overblik, så du kan levere endnu bedre service.
Tip: Kombinér tydelige kontaktregler med automatiske bookingværktøjer, så kunderne altid kan booke nemt—også når du ikke kan svare.
Telefonopkald vil altid være en mulighed—men de skal ikke styre din hverdag. Lader du bookingsystemet klare det praktiske, får du mere ro, en fyldt kalender, og kan endelig fokusere på det vigtigste: dine kunder.
Du får mindre telefonarbejde, færre udeblivelser og glade kunder, der kommer igen og igen.
)
Mere tid til dine kunder
Indstil online booking
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan reducerer jeg kundeopkald i min salon eller wellness-studie?
Du kan reducere opkald ved at tilbyde online booking 24/7, sende automatiserede påmindelser og gøre ydelsesinfo let tilgængelig på din bookingside. Med bookinglinks og QR-koder kan kunder booke hurtigt – uden opkald.
Hvad er den bedste måde at håndtere bookinger på uden at tage telefonen hele dagen?
Den bedste løsning er et online bookingsystem med automatisk bekræftelse, påmindelser og en kalender i realtid. Kunder kan booke når som helst, og du kan fokusere mere på kundeservice.
Hjælper påmindelser om aftaler med at reducere no-shows og opfølgende opkald?
Ja. Automatiske SMS- og e-mailpåmindelser kan sænke no-shows med op til 60–90 % og giver færre sidste-øjebliksopkald for at bekræfte eller ændre aftaler.
Hvordan kan jeg sætte grænser for kunder, der kontakter mig uden for åbningstid?
Skriv tydelige telefon- og beskedtidspunkter på din hjemmeside. Brug autosvar og telefonsvarer til at henvise kunder til dit bookinglink. Du kan også vælge et separat forretningsnummer, så professionelle opkald holdes adskilt.
Kan det betale sig for en mindre skønheds- eller wellness-virksomhed at have en bookingside?
Ja, en bookingside giver kunder mulighed for at booke døgnet rundt, minimerer afbrydelser på telefonen og gør din virksomhed mere professionel online – også hvis du er alene.
)
)
)