5 måter å bruke mindre tid på telefonen og mer på kundene
7. aug. 20253 min å lese
)
Telefonen ringer hele tiden. Kunder tar kontakt for å bestille, endre time, dobbeltsjekke ledige tider eller avbestille i siste liten. Du sjonglerer avtaler når du helst vil bruke tiden på å gi kundene en god opplevelse.
Enten du driver en salong, et spa eller et velværestudio, er tid på telefonen krevende og stjeler tid fra det som betyr mest. Du vil helst bruke mindre tid på telefonen og mer tid med kundene – der du skaper verdi.
Løsningen finnes. Med automatisert timebestilling og smarte planleggingsverktøy reduserer du antall telefoner, får en mer effektiv hverdag og gir kundene en smidigere opplevelse. Over 46 % av avtalene bookes nå på nett, og det gir mindre manuelt arbeid for både ansatte og eiere.
Her er fem enkle og effektive grep som hjelper deg i gang.
1. Tilby nettbooking og slipp telefonsjokket
Hver samtale du unngår gir deg mer tid til jobben. Nettbooking er det første steget.
Kunder forventer å kunne booke når som helst – ikke bare i åpningstiden. Med et online bookingsystem som alltid er åpent kan kundene bestille selv, enten du er opptatt eller har fri.
Dette skjer med nettbooking:
- Kundene finner ledige tider og booker selv
- Bestillinger bekreftes automatisk – ingen grunn til å ta telefonen
- Avtaler legges rett inn i kalenderen din
Med egne bestillingsregler, buffertider og valg for ulike tjenester har du kontroll – og slipper unødvendig administrasjon.
2. Del bestillingslenke eller QR-kode overalt
Hvis kundene må lete etter nummeret ditt eller sende melding for å bestille, er sjansen større for at de ringer. Når bestillingslenken er synlig, holder telefonen seg stille – og kalenderen fylles.
Her kommer bestillingslenker og QR-koder inn. Du kan:
- Ha lenken i Instagram-bio, på Facebook og i e-postsignaturen
- Sette opp en QR-kode ved resepsjonen, i vinduet, på flyers eller visittkort
- Dele direktelenker til spesifikke tjenester eller ansatte
Jo enklere det er å bestille, desto færre telefoner får du.
)
Tips: Med Reservio lager du raskt en unik bestillingslenke eller QR-kode og viser den nøyaktig der kundene møter deg – både digitalt og fysisk.
3. Automatiser påminnelser for avtaler
Glemte timer koster både tid og penger. Å ringe hver kunde for å minne dem på avtalen er utmattende og tar tid.
Automatiske påminnelser via SMS eller e-post gjør jobben for deg. Sett dem til å gå ut 1–2 dager før hver time – flere møter opp, og hvis noen avbestiller eller endrer, oppdateres kalenderen din umiddelbart.
Dette enkle tiltaket kan kutte uteblivelser med 29–60 %, avhengig av tid og kanal. Med rett oppsett har uteblivelser sunket med så mye som 90 %.
Resultatet er færre tomme hull i kalenderen – og mindre tid brukt på oppfølging.
)
Færre uteblivelser
Aktiver påminnelser
4. Gjør nettsiden din til en bookingassistent
De fleste kunder sjekker nettsiden eller sosiale medier før de ringer. Finner de ikke klar info om tjenester, priser eller booking, ringer de, sender melding – eller gir opp.
En profesjonell nettside fungerer som din alltid tilgjengelige assistent. Den ser bra ut – og den sparer deg tid:
- Viser ledige tider, ansatte og tjenester
- Lar kundene booke døgnet rundt fra alle enheter
- Fjerner gjentatte spørsmål ved å liste tydelige tjenester
- Setter bedriften på kartet med eget domene og design
- Kan kobles til Google Analytics eller Meta Pixel for markedsføring
Vil du kutte antall telefonhenvendelser, må tjenestebeskrivelser være tydelige. Forvirrede kunder ringer. Gode beskrivelser gjør at de slipper.
Dette bør stå for hver tjeneste:
- Varighet (hvor lang tid det tar)
- Hva som inngår (konsultasjon, etterbehandling, tillegg)
- Hvem det passer for (førstegangsbesøk, spesielle behov)
- Eventuelle forberedelser (møte uten sminke, ta med flip-flops, osv.)
Jo mer du svarer på nett, jo færre ringer inn.
)
Tips: Opprett bookingsiden din på noen få klikk med Reservio – tilpass tjenester, legg inn tydelige beskrivelser, og gi kundene alt de trenger for å bestille uten å ringe.
5. Sett grenser for kundekontakt
Det frister å svare på meldinger når som helst – men er du alltid tilgjengelig, får du aldri helt fri.
Lag klare regler for hvordan og når kundene kan kontakte deg – og kommuniser dem tydelig:
- Oppgi telefontider/SMS-tider på nettsiden og i sosiale medier
- Bruk autosvar for å vise til bookingsiden
- Sett opp eget nummer for bedriften på WhatsApp eller lignende
Dette lærer kundene å respektere tiden din – og bestille på nett i stedet for å ringe utenom tidene.
Du får færre avbrytelser, bedre oversikt og mer fokus på kundene.
Tips: Kombiner tydelige kontaktregler med automatiserte bookingverktøy. Da har kundene alltid et alternativ – selv når du ikke rekker å svare med en gang.
Telefonen får alltid ha en plass – men den skal ikke styre arbeidsdagen din. Med et bookingsystem i ryggen går alt litt lettere, kalenderen fylles uten avbrudd, og du får fokuset tilbake der det teller mest: hos kundene.
Du får mer tid til det som betyr noe, færre uteblivelser og en opplevelse kundene ønsker å komme tilbake til.
)
Mindre tid på telefonen
Start med nettbestilling
Ofte stilte spørsmål
Hvordan kan jeg redusere telefonhenvendelser fra kunder i salongen eller velværestudioet mitt?
Du reduserer telefonhenvendelser ved å tilby online booking døgnet rundt, sende automatiske påminnelser og ha tydelig info om tjenester på bookingsiden. Med bestillingslenker og QR-koder kan kundene enkelt bestille selv, uten å ringe.
Hva er den beste måten å håndtere avtaler uten å svare på telefonen hele dagen?
Den beste løsningen er å bruke et online bookingsystem med automatisk bekreftelse, påminnelser og kalender i sanntid. Da bestiller kundene når det passer dem, og du får mer tid til å gi god service.
Hjelper påminnelser om avtaler med å redusere uteblivelser og oppfølgingssamtaler?
Ja. Automatiserte SMS- og e-postpåminnelser kan redusere uteblivelser med opptil 60–90 %, og du slipper mange telefoner for å bekrefte eller endre avtaler.
Hvordan kan jeg sette grenser for kunder som kontakter meg utenom åpningstid?
Oppgi tydelige telefon- og svartider på nettsiden din. Bruk autosvar og telefonsvarer for å lede kundene til bestillingslenken. Du kan også ha eget bedriftsnummer for å svare mer profesjonelt.
Er en bookingside verdt det for en liten skjønnhets- eller velværebedrift?
Absolutt. Med en bookingside kan kundene bestille selv når de vil, og du får færre telefonavbrytelser. Samtidig får bedriften et mer profesjonelt inntrykk – selv om du jobber alene.
)
)
)