5 spôsobov, ako čas na telefóne a venovať sa viac klientom
7. 8. 20253 min čítania
)
Telefón neprestáva zvoniť. Klienti volajú kvôli rezerváciám, posunu termínu, pýtajú sa na dostupnosť alebo – čo je najhoršie – rušia na poslednú chvíľu. Neustále žonglujete s termínmi a prerušeniami namiesto toho, aby ste sa venovali tomu, v čom ste najlepší – poskytovaniu skvelých služieb.
Či už prevádzkujete salón, wellness alebo štúdio zdravia, príliš veľa času na telefóne vás spomaľuje a oberá o energiu. Chcete volať menej a sústrediť sa na klientov – práve tam vytvárate reálnu hodnotu.
Našťastie existuje ľahšia cesta. Stačí prejsť na automatizované rezervácie a šikovné plánovanie – znížite počet telefonátov, zvýšite efektivitu a klientom poskytnete pohodlnejšie služby. Viac ako 46 % rezervácií je dnes online, čo šetrí čas zamestnancom aj majiteľom.
Pozrite si 5 jednoduchých tipov, ako na to.
1. Umožnite online rezervácie, aby klienti nemuseli volať
Každý hovor, ktorý nemusíte zdvihnúť, znamená viac času na vašu prácu. Online rezervácia je najjednoduchšia cesta.
Klienti očakávajú možnosť rezervácie kedykoľvek – nielen počas otváracích hodín. S online rezervačným systémom 24/7 si klient dohodne termín aj mimo vašej pracovnej doby alebo keď ste zaneprázdnení.
Výhody online rezervácie:
- Klienti vidia dostupnosť a rezervujú si termín sami
- Rezervácie sa hneď potvrdia bez jediného telefonátu
- Termíny sa okamžite zapíšu do vášho kalendára
Vďaka pravidlám rezervácií, čakacím lehotám či individuálnym nastaveniam pre služby máte stále všetko pod kontrolou, ale menej administratívy.
2. Zverejnite rezervačný odkaz alebo QR kód tam, kde to klienti hľadajú
Ak musia klienti vyhľadávať telefónne číslo alebo vám písať, stále budú zvoniť. Ak však máte odkaz na rezerváciu na očiach, telefón stíchne – a kalendár sa zaplní.
Tu nastupujú rezervačné odkazy a QR kódy. Môžete:
- Pridať odkaz do profilu na Instagrame, Facebooku alebo do e-mailového podpisu
- Umiestniť QR kód na recepcii, výklade, letákoch alebo vizitkách
- Zdieľať priame odkazy na konkrétne služby alebo členov tímu
Čím ľahšia je rezervácia, tým menej zvoní telefón.
)
Tip: S Reserviom si svoj odkaz či QR kód vytvoríte za pár sekúnd a dáte presne tam, kde vás klienti hľadajú – online aj offline.
3. Automatizujte pripomienky na termíny
Každý zmeškaný termín je strata času a peňazí. Volanie každému klientovi pre potvrdenie? To nikto nestíha.
Automatizované SMS alebo e-mailové pripomienky to riešia. Nastavte ich 1–2 dni pred termínom – klienti zabúdajú menej a ak rezerváciu zrušia alebo preložia, váš kalendár sa ihneď aktualizuje.
Tento jednoduchý krok môže znižiť zmeškané termíny o 29 % až 60 %, závisí od spôsobu a načasovania pripomienky. Ak nastavíte všetko správne, absencie môžu klesnúť aj o 90 %.
Výsledok? Menej prázdnych okien v rozvrhu – a menej telefonátov na potvrdenia či preloženie termínu.
)
Znížte počet zmeškaných termínov
Nastaviť pripomienky
4. Zmeňte svoj web na rezervačného asistenta
Väčšina klientov si najprv pozrie váš web alebo sociálne siete a až potom vám zavolá. Ak nenájdu informácie – aké služby ponúkate, ceny alebo ako sa rezervovať – častejšie telefonujú, píšu alebo idú ku konkurencii.
Profesionálna webstránka je váš asistent 24 hodín denne. Nejde len o vzhľad – šetrí váš čas:
- Zobrazuje aktuálnu dostupnosť, tím aj prehľad služieb
- Klienti sa rezervujú v ktorúkoľvek hodinu a z akéhokoľvek zariadenia
- Znižuje opakujúce sa otázky, všetky informácie sú jasné a online
- Podporuje vašu značku vlastnou doménou a dizajnom
- Umožňuje prepojenie s Google Analytics, Meta Pixelom či inými nástrojmi pre marketing
Ak chcete naozaj obmedziť telefonovanie, popisy služieb musia byť jasné a stručné. Ak sú informácie nejasné či neúplné, klient radšej volá. Jasné detaily tomu zabránia.
Čo pridať ku každej službe:
- Trvanie (ako dlho služba trvá)
- Čo je zahrnuté (napr. konzultácia, následná starostlivosť, doplnky)
- Pre koho je služba určená (noví klienti, špecifické potreby)
- Ako sa pripraviť (napr. prísť bez make-upu, priniesť si šľapky)
Čím viac otázok zodpoviete online, tým menej musíte riešiť po telefóne.
)
Tip: S Reserviom si svoj rezervačný web spustíte na pár klikov – upravte ponuku, pridajte stručné popisy a klienti sa rezervujú sami, bez telefonovania.
5. Nastavte jasné pravidlá komunikácie
Je lákavé odpovedať na každú správu aj neskoro večer, ale ak ste stále na príjme, nikdy si naozaj neoddýchnete – a trpí aj vaša koncentrácia.
Radšej nastavte jasné pravidlá komunikácie s klientmi a zverejnite ich:
- Zverejnite časy, kedy ste dostupní na telefóne/SMS, na webe alebo na sociálnych sieťach
- Nastavte automatické odpovede, ktoré klientov nasmerujú na rezervačný web
- Zriaďte si samostatné firemné číslo cez WhatsApp alebo inú aplikáciu
Takto vás klienti nebudú vyrušovať po pracovnej dobe – rezervujú si online, namiesto nečakaných hovorov či správ.
Týmto znížite vyrušenia a získate väčšiu kontrolu nad dňom aj lepšie služby pre klientov.
Tip: Spojte jasné komunikačné pravidlá s automatizovanou rezerváciou – klient presne vie, čo má robiť, aj keď neodpovedáte hneď.
Telefonáty budú vždy patriť k podnikaniu – no nemali by riadiť váš čas. Ak necháte rezervačný systém pracovať za vás, deň prebieha hladko, kalendár sa zaplní a vy sa môžete venovať tomu najdôležitejšiemu: klientom.
Ušetríte čas na telefóne, obmedzíte zmeškané termíny a klienti získajú profesionálny, bezproblémový zážitok, ku ktorému sa radi vrátia.
)
Obmedzte čas strávený na telefóne
Nastaviť online rezervácie
Najčastejšie otázky
Ako znížim počet telefonátov od klientov v salóne alebo štúdiu?
Počet telefonátov znížite ponukou online rezervácie 24/7, odosielaním automatizovaných pripomienok a jasnými popismi služieb na vašom rezervačnom webe. S nástrojmi ako rezervačné odkazy a QR kódy sa klienti objednajú bez nutnosti telefonovať.
Aký je najlepší spôsob, ako spravovať termíny bez neustáleho telefonovania?
Najlepšie je využiť online rezervačný systém s automatickým potvrdením, pripomienkami a kalendárom v reálnom čase. Klienti sa objednávajú sami a vy sa môžete naplno sústrediť na svoju prácu namiesto zdĺhavej administratívy.
Pomáhajú pripomienky na termíny znížiť počet nedostavení sa a následných telefonátov?
Áno. Automatizované SMS alebo e-mailové pripomienky dokážu znížiť počet zmeškaných termínov až o 60–90 % a minimalizovať aj hovory na potvrdenie či preloženie termínov.
Ako nastaviť hranice s klientmi, ktorí vás kontaktujú mimo pracovných hodín?
Zverejnite jasné časy, kedy prijímate hovory a správy, na svojom webe. Nastavte automatickú odpoveď alebo odkaz na hlasovú schránku, aby klienti využili váš rezervačný odkaz. Založte si tiež firemné číslo na profesionálnu komunikáciu.
Oplatí sa rezervačný web aj pre malé kozmetické alebo wellness podniky?
Áno, rezervačný web umožní klientom objednať sa kedykoľvek, znižuje počet telefonátov a dá vášmu podnikaniu profesionálny vzhľad online – aj keď ste na to sami.
)
)
)