5 módszer, hogy kevesebb hívással több ideje maradjon az ügyfelekre

2025. aug. 7.

Olvasási idő: 3 perc

A telefon szinte minden percben csörög. Az ügyfelek időpontot szeretnének, átfoglalnak, érdeklődnek a szabad helyek felől, vagy – ami a legrosszabb – az utolsó pillanatban mondják le a foglalást. Folyamatosan zsonglőrködik a beosztással és a váratlan hívásokkal, pedig Ön legszívesebben csak a minőségi szolgáltatásra összpontosítana.

Akár szalont, spát vagy wellness stúdiót működtet, a sok telefonhívás nemcsak fárasztó — lelassítja az egész napját. Ön valójában kevesebb időt töltene a telefonnal, hogy több figyelmet fordíthasson az ügyfelekre, ahol igazán értéket teremthet.

Van jobb megoldás. Az automatizált időpontfoglalás és az okos időbeosztás bevezetésével jelentősen csökken a hívások száma, gördülékenyebb lesz a működés, az ügyfelek pedig zavartalan élményben részesülnek. Az időpontok több mint 46%-át már online foglalják, így jelentősen csökkentheti az adminisztrációs terheket az egész csapat számára.

Nézzük, hogyan teheti mindezt meg öt egyszerű, de hatékony lépésben.

1. Kínáljon online időpontfoglalást – így kevesebb lesz a telefonhívás

Minden elmaradt hívás több időt ad a valódi munkára. Az online foglalás erre az egyik legegyszerűbb megoldás.

Az ügyfelek ma már elvárják, hogy bármikor foglalhassanak időpontot, nem csak nyitvatartási időben. Egy éjjel-nappal működő online foglalási rendszerrel akkor is tudnak időpontot kérni, amikor Ön dolgozik vagy zárva van.

Ezért jó az online foglalás:

Az ügyfelek önállóan megnézik a szabad időpontokat, és azonnal foglalnak
A rendszer automatikus visszaigazolást küld, nem kell külön válaszolni
Az időpont azonnal bekerül a naptárba

A beállítható szabályok, szünetek és szolgáltatási opciók révén továbbra is Ön irányít, miközben sokkal kisebb lesz az adminisztráció.

2. Ossza meg foglalási linkjét vagy QR-kódját mindenhol

Ha az ügyfeleknek keresniük kell a számát vagy külön kell írniuk, biztosan többen telefonálnak. Ha viszont mindenhol elérhető a foglalási link, kevesebb hívás lesz – és többen foglalnak online.

Ebben segítenek a foglalási linkek és QR-kódok. Ezekkel:

Elhelyezheti a foglalási linket Instagram-bióban, Facebook-oldalon vagy e-mail aláírásban
Kihelyezhet QR-kódot a recepcióra, kirakatba, szórólapokra vagy névjegykártyákra
Közvetlen linket küldhet adott szolgáltatásra vagy munkatársra

Minél könnyebben elérhető a foglalás, annál kevesebb az indokolatlan hívás.

Tipp: A Reservióban pár pillanat alatt létrehozhat egyedi foglalási linket vagy QR-kódot, amit bárhol megoszthat – akár online, akár személyesen.

3. Automatizálja az időpont-emlékeztetőket

Az elfelejtett időpontok kiesést jelentenek időben és bevételben is. Mindenkit külön telefonon emlékeztetni túl sok időt igényelne.

Egy automatikus SMS- vagy e-mail emlékeztető néhány kattintással megoldja ezt. Csak állítsa be, hogy a találkozó előtt 1–2 nappal menjen ki az üzenet — így kisebb a veszélye, hogy az ügyfél elfelejti, és ha törli vagy módosítja a foglalást, a naptár azonnal frissül.

Ez a kis változtatás akár 29–60%-kal is mérsékelheti a meg nem jelenések számát, attól függően, mikor és hogyan állítja be az emlékeztetéseket. Ha jól időzíti és okosan használja, akár 90%-os javulás is elérhető.

Ez kevesebb üresjáratot, és sokkal kevesebb visszahívást jelent a lemondások miatt.

Csökkentse a meg nem jelenések számát

Emlékeztetők beállítása

4. Tegye weboldalát foglalási asszisztenssé

A legtöbb ügyfél először a weboldalt vagy közösségi oldalait nézi meg, mielőtt telefonálna. Ha nem találják ott az összes szükséges információt – például szolgáltatások, árak, foglalás módja – még inkább felhívják vagy üzennek, vagy egyszerűen továbbmennek máshova.

Egy profi weboldal olyan, mint egy csendes segítő Ön mellett. Nemcsak jó első benyomást ad, hanem időt is megtakarít:

Valós időben mutatja a szabad kapacitást, a kollégákat és a szolgáltatásokat
Lehetővé teszi, hogy az ügyfelek éjjel-nappal, bármilyen eszközről foglalhassanak
Az átlátható szolgáltatáskínálatnak köszönhetően kevesebb ismétlődő kérdés érkezik
Saját domainnel és arculattal erősíti a márkáját
Könnyen összekapcsolható olyan marketingeszközökkel, mint pl. a Google Analytics vagy a Meta Pixel

A telefonhívások számának valódi csökkentéséhez pontosak és világosak legyenek a szolgáltatásleírások. A bizonytalan ügyfelek mindig felhívják – részletes információval ezt megelőzheti.

Ezeket mindig tüntesse fel minden szolgáltatáshoz:

Időtartam (mennyi ideig tart)
Mit tartalmaz (pl. konzultáció, utókezelés, extra)
Kinek ajánlott (új vendégek, speciális igények)
Hogyan készüljön az ügyfél (pl. smink nélkül érkezzen, papucsot hozzon)

Minél több kérdésre ad választ előre, annál kevesebb telefonhívással kell foglalkoznia.

Tipp: Indítsa el foglalási weboldalát néhány kattintással a Reservio-val – állítsa be szolgáltatásait, írjon részletes leírásokat, és adjon meg minden információt, így az ügyfelek könnyedén, telefonhívás nélkül tudnak foglalni.

5. Szabja meg, mikor és hogyan lehet elérni

Sokakban ott a késztetés, hogy este is azonnal válaszoljanak minden üzenetre. Ha viszont mindig elérhető, könnyen kiéghet – nem tud igazán pihenni.

Határozzon meg egyszerű elérhetőségi szabályokat, és ossza meg ezeket az ügyfelekkel:

Tüntesse fel a telefonszámot vagy az üzenetküldési lehetőséget a weboldalon, közösségi oldalakon
Állítson be automatikus válaszüzenetet, amely a foglalási oldalára irányít
Különítsen el üzleti számot a WhatsAppon vagy hasonló alkalmazásban

Így az ügyfelek megtanulják tiszteletben tartani az Ön idejét – inkább online foglalnak, minthogy váratlanul hívjanak vagy írjanak.

Ez nemcsak kevesebb megszakítást jelent, hanem segít abban is, hogy Ön irányítsa a napját, és igazán jó szolgáltatást nyújtson.

Tipp: Egészítse ki a világos kommunikációs szabályokat automatizált foglalási eszközökkel, így az ügyfelek mindig tudják, mi a következő lépés – még akkor is, ha Ön éppen nem tud válaszolni.

A telefonhívásoknak mindig marad helye – de nem kell, hogy ezek vigyék el a napját. Ha a foglalási rendszer dolgozik Ön helyett, gördülékenyebb lesz a napi rutinja, a naptára tele lesz extra megszakítások nélkül, és újra oda összpontosíthat, ahol a legnagyobb szükség van Önre: az ügyfelekre.

Kevesebb időt vesz el a telefon, csökken a meg nem jelenések aránya, és egy modern, gördülékeny élményt nyújt azoknak, akik örömmel választják Önt újra.

Töltsön kevesebb időt a telefonnal

Online foglalás indítása

GYIK

Hogyan csökkenthetem a hívások számát a szalonban vagy a wellness stúdióban?

Jelentősen csökkentheti a hívások számát, ha éjjel-nappali online foglalást kínál, automatikus emlékeztetőket használ, és világos leírásokat jelenít meg foglalási weboldalán. Foglalási linkekkel és QR-kódokkal még egyszerűbbé teszi, hogy ügyfelei telefon nélkül foglaljanak.

Mi a legjobb módszer az időpontok kezelésére, ha nem akarok egész nap telefonálni?

A legjobb megoldás egy online foglalási rendszer automatikus visszaigazolással, emlékeztetőkkel és valós idejű naptárral. Így az ügyfelek bármikor foglalhatnak, Ön pedig kevesebb adminisztrációval koncentrálhat a szolgáltatásra.

Valóban segítenek az emlékeztetők csökkenteni a meg nem jelenések és az utólagos visszahívások számát?

Igen. Az automatikus SMS- és e-mail emlékeztetők akár 60–90%-kal csökkenthetik a meg nem jelenések számát, és a hirtelen visszahívásokat a foglalások megerősítésére vagy módosítására is ritkítják.

Hogyan szabhatok határokat az ügyfeleknek, akik munkaidőn kívül is keresnek?

Tüntesse fel telefonos és üzenetküldési elérhetőségeit weboldalán. Használjon automatikus válaszokat, illetve hangpostát, amik a foglalási oldalra irányítanak. Egy külön üzleti telefonszám is hasznos a profi híváskezeléshez.

Megéri-e egy foglalási weboldal egy kis szépség- vagy wellness vállalkozás számára?

Igen! Egy foglalási weboldal lehetővé teszi, hogy ügyfelei bármikor maguk foglaljanak, csökkenti a telefonhívásokat és megszakításokat, valamint profi online jelenlétet ad a vállalkozásnak – akkor is, ha Ön egyedül dolgozik.

Tetszett a cikk?