5 tapaa vähentää puheluita ja keskittyä asiakkaisiin
7. elo 2025Lukemiseen kuluu 3 min
)
Puhelin soi taukoamatta. Asiakkaat soittavat varatakseen, siirtääkseen aikaansa, tarkistaakseen vapaat slotit tai pahimmillaan peruuttaakseen viime hetkellä. Joudut sumplimaan ajanvarauksia keskeytysten keskellä, vaikka haluaisit todella keskittyä asiakkaiden palveluun.
Olitpa pyörittämässä kauneushoitolaa, kylpylää tai hyvinvointistudiota, jatkuvat puhelut ovat raskaita – ja hidastavat arjen rutiineja. Haluaisit käyttää vähemmän aikaa puhelimessa ja enemmän aikaa asiakkaiden luona – juuri siellä missä olet parhaimmillasi.
Onneksi parempi tapa on olemassa. Kun otat käyttöön automaattisen ajanvarauksen ja fiksut aikataulutustyökalut, puheluiden määrä vähenee, työ helpottuu ja asiakkaiden palvelu paranee. Yli 46 % varauksista tehdään jo verkossa, mikä keventää sinun ja tiimisi työtaakkaa.
Tässä viisi yksinkertaista ja tehokasta käytännön vinkkiä.
1. Tarjoa ajanvaraus verkossa – asiakkaat eivät joudu soittamaan
Jokainen vältetty puhelu antaa sinulle lisää aikaa keskittyä olennaiseen. Verkkovaraus on helpoin tapa tähän.
Asiakkaat odottavat, että voivat varata ajan koska tahansa, eivät pelkästään aukioloaikoina. Kun käytössäsi on 24/7 online-ajanvarausjärjestelmä, asiakkaasi voivat varata sinut myös silloin, kun et itse ole tavoitettavissa.
Verkkovaraus tekee arjestasi helpomman näin:
- Asiakkaat näkevät vapaat ajat ja varaavat ne itse
- Vahvistukset tulevat heti – ilman puhelinrumpaa
- Varaukset siirtyvät suoraan kalenteriisi automaattisesti
Muokattavat varaussäännöt, puskuriajat ja palvelukohtaiset asetukset helpottavat ruuhkien hallintaa ja pitää sinut ajan tasalla.
2. Levitä varauslinkki ja QR-koodi kaikkialle
Jos asiakkaan täytyy etsiä sinun numeroasi tai lähettää viesti ajan saamiseksi, hän usein päätyy soittamaan. Mutta kun varauslinkki on helposti löydettävissä, puhelimesi hiljenee – ja kalenterisi täyttyy.
Juuri tähän varauslinkit ja QR-koodit tuovat avun. Voit:
- Lisätä varauslinkin Instagram-profiiliin, Facebook-sivulle tai sähköpostin allekirjoitukseen
- Tulostaa QR-koodin vastaanottoon, ikkunoihin, esitteisiin tai käyntikortteihin
- Jakaa suoria linkkejä tiettyihin palveluihin tai työntekijöille
Mitä helpommin asiakas löytää ajanvarauksen, sitä vähemmän sinulle soitetaan.
)
Vinkki: Reserviossa luot oman varauslinkin tai QR-koodin ja viet sen sinne, missä asiakkaasi ovat – verkkoon tai suoraan toimipisteeseen.
3. Automatisoi ajanvarausmuistutukset
Unohtuneet ajat vievät aikaa ja rahaa. Jokainen muistutussoitto ei ole paras ratkaisu.
Automaattiset muistutukset tekstiviestillä tai sähköpostilla hoitavat tämän kätevästi. Ajasta muistutukset lähtemään 1–2 päivää ennen tapaamista – asiakas unohtaa harvemmin, ja mahdolliset peruutukset tai ajan siirrot näkyvät kalenterissasi heti.
Yksinkertainen käyttöönotto voi vähentää peruuttamattomia varauksia 29–60 % riippuen muistutusten ajoituksesta ja tyylistä. Kun muistutukset ovat aktiivisia, no-show-tapaukset voivat pudota jopa 90 %.
Lopputuloksena on vähemmän tyhjiä aikoja kalenterissa – ja vähemmän puhelinsoittoja vahvistuksiin tai uudelleenvarauksiin liittyen.
)
Vähennä no-show-tilanteita
Ota muistutukset käyttöön
4. Tee verkkosivustostasi ajanvarausapuri
Suurin osa asiakkaista vierailee verkkosivuillasi tai somekanavissa ennen yhteydenottoa. Jos tiedot – kuten palvelut, hinnat tai varausohjeet – puuttuvat, asiakkaat ottavat yhteyttä turhaan tai etsivät toisen palvelun.
Ammattimainen verkkosivusto palvelee puolestasi 24/7. Se tekee muutakin kuin näyttää hyvältä – se säästää aikaa joka päivä:
- Näyttää saatavuuden, henkilökunnan ja palvelut reaaliajassa
- Mahdollistaa ajanvaraukset koska vain, kaikilla laitteilla
- Vähentää samojen kysymysten määrää selkeän palvelulistan avulla
- Nostaa brändisi esiin omalla domainilla ja ilmeellä
- Yhdistyy helposti työkaluihin kuten Google Analytics ja Meta Pixel
Jos haluat oikeasti vähentää puheluja, selkeä ja kattava palvelukuvaus ratkaisee. Epämääräiset kuvaukset lisäävät yhteydenottoja, selkeät ohjeet puolestaan vähentävät niitä tehokkaasti.
Kuvauksessa kannattaa kertoa esimerkiksi nämä:
- Kesto (palvelun kesto min.)
- Mitä hintaan sisältyy (esim. konsultaatio, jälkihoito, lisäpalvelut)
- Kenelle palvelu sopii (esim. ensikertalaiset, erityistarpeet)
- Miten valmistautua (esim. tule ilman meikkiä, ota sandaalit mukaan)
Mitä useampaan kysymykseen vastaat jo verkossa, sitä harvemmin asiakas tarttuu puhelimeen.
)
Vinkki: Perusta ajanvarausnettisivu helposti Reserviolla – lisää palvelut, selkeät kuvaukset ja tee ajanvarauksesta vaivatonta ilman soittoa.
5. Laadi selkeät ohjeet asiakasviestintään
On houkuttelevaa vastata jokaiseen viestiin – vaikka yömyöhällä. Mutta jos olet aina tavoitettavissa, palautuminen kärsii ja keskittyminen herpaantuu.
Laadi siis selkeät ohjeet viestintään ja jaa ne näkyvästi:
- Julkaise puhelin- ja viestivastausajat nettisivuilla sekä somessa
- Ota käyttöön automaattivastaaja, joka ohjaa varaussivulle
- Käytä yritysnumeroa esimerkiksi WhatsAppissa tai toisessa sovelluksessa
Tämä opettaa asiakkaita kunnioittamaan aikaasi ja kannustaa varaamaan nätisti verkossa puhelun sijaan.
Kun keskeytykset vähentyvät, päivä rullaa sujuvammin ja palvelusta tulee parempaa.
Vinkki: Yhdistä viestintärajat ja automatisoitu ajanvaraus. Näin asiakkaat tietävät aina mitä tehdä – myös silloin, kun et ole paikalla.
Puhelut kuuluvat yrittäjän arkeen – mutta niiden ei tarvitse viedä koko päivää. Kun ajanvarausjärjestelmä hoitaa suurimman osan töistä puolestasi, työpäivä sujuu helpommin, kalenteri täyttyy ilman keskeytyksiä ja voit keskittyä tärkeimpään: asiakkaisiin.
Vietät vähemmän aikaa puhelimessa, vaivaat peruuttamattomista ajoista vähenevät ja asiakkaasi saavat sujuvan, ammattimaisen palvelukokemuksen, jonka vuoksi he palaavat mielellään.
)
Vähemmän aikaa puhelimessa
Ota online-ajanvaraus käyttöön
UKK
Miten vähentää asiakkaiden puheluita hoitolassa tai hyvinvointistudiossa?
Vähennä puheluita tarjoamalla 24/7 verkkoajanvaraus, lähettämällä automaattisia muistutuksia ja tekemällä palvelukuvauksista selkeitä verkkosivustollasi. Varauslinkit ja QR-koodit tekevät varauksen helpoksi ilman soittoa.
Mikä on paras tapa hallita ajanvarauksia ilman, että olet koko ajan puhelimessa?
Paras ratkaisu on verkkoajanvarausjärjestelmä, jossa on automaattiset vahvistukset, muistutukset ja reaaliaikainen kalenteri. Asiakkaat voivat varata milloin vain ja manuaalinen työ vähenee – voit keskittyä parempaan asiakaspalveluun.
Auttaako ajanvarausmuistutus vähentämään no show -aikoja ja puheluja?
Kyllä. Automaattiset tekstiviesti- ja sähköpostimuistutukset voivat vähentää peruuttamattomien varausten määrää jopa 60–90 % ja vähentää viime hetken puheluja vahvistuksiin ja uudelleenvarauksiin ajanvarauksissa.
Miten asetan rajat asiakkaille, jotka ottavat yhteyttä aukioloaikojen ulkopuolella?
Aseta selkeä puhelin- ja viestintäaika verkkosivullesi. Käytä automaattivastaajaa ja ohjaa viestit varauslinkkiin ääniviestillä. Ota käyttöön yritykselle oma puhelinnumero, jotta hallitset puhelut ammattimaisesti.
Kannattaako varauskotisivu pienelle kauneus- tai hyvinvointialan yritykselle?
Ehdottomasti, varauskotisivu antaa asiakkaille mahdollisuuden varata aikoja itsenäisesti milloin vain, vähentää puhelinsoittojen aiheuttamia keskeytyksiä ja nostaa yrityksesi näkyvyyttä verkossa – myös yksinyrittäjille.
Suositellut artikkelit
)
)
)
Vinkkejä liiketoimintaan
Hanki kalenterisi varattu Reservion varaussivustolla
Lukemiseen kuluu 3.5 min
Lue artikkeli