5 sposobów na mniej telefonu i więcej czasu dla klientów
7 sie 20253 min czytania
)
Telefon dzwoni bez przerwy. Klienci rezerwują, zmieniają wizyty, pytają o wolne terminy lub, co gorsza, odwołują spotkania w ostatniej chwili. Non stop przekładasz terminy, chwytasz krótkie przerwy, a przecież wolał(a)byś skupić się na świetnej obsłudze.
Bez względu na to, czy prowadzisz salon, spa czy studio wellness, za dużo czasu przy telefonie nie tylko męczy—spowalnia dzień. Wolisz mniej rozmawiać przez telefon, a więcej dawać klientom, bo wtedy jesteś najbardziej wartościowy/a.
Na szczęście można to zmienić. Dzięki automatycznym rezerwacjom i sprawnej organizacji ograniczysz liczbę połączeń, zyskasz lepszy porządek i zapewnisz klientom wygodę. Już ponad 46% wizyt jest rezerwowanych online, co odciąża Ciebie i Twój zespół.
Oto 5 pewnych sposobów, jak to osiągnąć.
1. Udostępnij rezerwację online, żeby klienci nie musieli dzwonić
Każda rozmowa mniej to więcej czasu na usługi. Rezerwacja online to najprostsza droga do tego celu.
Klienci chcą umawiać się o dowolnej porze, nie tylko wtedy, gdy firma jest otwarta. Dzięki całodobowemu systemowi rezerwacji online mogą zapisać się nawet, gdy masz wolne lub poza godzinami pracy.
Zalety rezerwacji online:
- Klienci samodzielnie sprawdzają terminy i rezerwują dogodny czas
- Rezerwacje są potwierdzane w kilka sekund, bez rozmów
- Wizyty od razu pojawiają się w Twoim kalendarzu
Dzięki własnym regułom rezerwacji, buforom i ustawieniom dla usług masz pełną kontrolę i mniej obowiązków administracyjnych.
2. Udostępniaj link lub kod QR do rezerwacji wszędzie
Jeśli klient musi przekopywać internet w poszukiwaniu numeru telefonu, na pewno zadzwoni. Łatwo dostępny link do rezerwacji sprawia, że telefon milknie—a kalendarz zapełnia się szybciej.
Pomogą Ci linki do rezerwacji i kody QR. Możesz:
- Umieścić link do rezerwacji w bio na Instagramie, Facebooku lub w stopce e-maila
- Wydrukować kod QR w recepcji, witrynie, na ulotkach lub wizytówkach
- Udostępnić konkretne linki do wybranych usług lub pracowników
Im mniej przeszkód przy rezerwacji, tym rzadziej klient sięgnie po telefon.
)
Wskazówka: Z Reservio szybko wygenerujesz unikalny link lub kod QR i możesz udostępniać go online lub offline, wszędzie tam, gdzie masz kontakt z klientami.
3. Automatyzuj przypomnienia o wizytach
Nieobecności kosztują czas i pieniądze. Ale dzwonienie do każdego klienta z potwierdzeniem wizyty? To już przeszłość.
Automatyczne przypomnienia SMS lub e-mail zrobią wszystko za Ciebie. Ustaw, by wysyłały się 1–2 dni przed wizytą—klienci rzadziej zapomną, a jeśli ktoś odwoła lub zmieni termin, Twój kalendarz zaktualizuje się samodzielnie.
Takie rozwiązanie pozwala zmniejszyć liczbę nieobecności nawet o 29–60%, w zależności od rodzaju i czasu wysłanego przypomnienia. W niektórych salonach dobrze skonfigurowane przypomnienia potrafią zredukować nieobecności nawet o 90%.
To oznacza mniej pustych terminów—i mniej pytań o potwierdzenia oraz zmiany wizyt.
)
Ogranicz nieobecności klientów
Włączyć przypomnienia
4. Zamień stronę w narzędzie do rezerwacji
Większość klientów zagląda najpierw na stronę internetową lub social media, zanim zadzwoni. Jeśli nie znajdą tam jasnych informacji—jakie usługi oferujesz, ceny czy sposób rezerwacji—zazwyczaj dzwonią, piszą albo rezygnują.
Profesjonalna strona z rezerwacjami to Twój asystent 24/7. Nie tylko dobrze wygląda—ale przede wszystkim oszczędza Twój czas:
- Pokazuje aktualne terminy, grafik pracowników i ofertę usług
- Pozwala rezerwować wizyty o dowolnej porze i na dowolnym urządzeniu
- Upraszcza najczęstsze pytania, wyraźnie prezentując ofertę
- Wzmacnia Twoją markę poprzez własną domenę i niepowtarzalny wygląd
- Łączy się z narzędziami marketingowymi jak Google Analytics czy Meta Pixel
Aby naprawdę ograniczyć ilość połączeń, opisy usług muszą być jasne i zrozumiałe. Klient, który nie wie, czego się spodziewać, zawsze zadzwoni. Przejrzyste informacje temu zapobiegają.
Warto dodać do każdej usługi:
- Czas trwania (jak długo trwa)
- Co zawiera cena (np. konsultacja, pielęgnacja po zabiegu, dodatki)
- Dla kogo (np. dla nowych klientów, na konkretne potrzeby)
- Jak się przygotować (np. przyjść bez makijażu, zabrać klapki)
Im więcej odpowiedzi dasz na stronie, tym rzadziej odbierasz telefon.
)
Wskazówka: Uruchom stronę rezerwacyjną w Reservio w kilka chwil—dostosuj ofertę, napisz jasne opisy i pozwól klientom rezerwować bez rozmów telefonicznych.
5. Jasno określ zasady kontaktu
Kusi, żeby odpisywać klientom nawet późno w nocy. Ale jeśli zawsze jesteś dostępny, nigdy naprawdę nie odpoczniesz—spada też koncentracja na pracy.
Zamiast tego ustal proste zasady kontaktu z klientami i ogłoś je jasno:
- Umieść godziny odbierania telefonu/SMS na stronie i w social media
- Wprowadź automatyczne odpowiedzi, które kierują klientów na stronę rezerwacji
- Rozważ oddzielny numer firmowy, np. w WhatsAppie lub aplikacji
To pokazuje klientom, że szanujesz swój czas—i motywuje, by rezerwowali online, zamiast dzwonić czy pisać bez zapowiedzi.
Dzięki temu masz mniej przerw i możesz lepiej zarządzać swoim dniem oraz zapewnić lepszą jakość usług.
Wskazówka: Połącz jasne zasady kontaktu z automatyczną rezerwacją, by klienci wiedzieli, co zrobić—nawet jeśli nie możesz odebrać telefonu.
Telefon zawsze się przyda—ale nie musi rządzić firmą. Gdy pozwolisz, by większość rezerwacji obsługiwało narzędzie online, dzień stanie się spokojniejszy, kalendarz zapełni się bez przerywania pracy, a Twoja uwaga wróci do klientów.
Mniej czasu przy telefonie to mniej nieobecności i wygodniejsze, profesjonalne doświadczenia, które klienci docenią i polecą dalej.
)
Więcej czasu dla klientów
Włączyć rezerwację online
Często zadawane pytania
Jak ograniczyć liczbę telefonów od klientów w moim salonie lub studiu wellness?
Możesz ograniczyć telefony, oferując całodobową rezerwację online, ustawiając automatyczne przypomnienia i wpisując szczegóły usług na stronie rezerwacyjnej. Dzięki linkom do rezerwacji i kodom QR klienci łatwo zarezerwują wizytę samodzielnie.
Jaki jest najlepszy sposób zarządzania wizytami bez odbierania telefonu przez cały dzień?
Najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu rezerwacji online z automatycznymi potwierdzeniami, przypomnieniami i kalendarzem online. Klienci umawiają się wtedy, kiedy chcą, a Ty masz mniej pracy ręcznej i możesz skupić się wyłącznie na obsłudze.
Czy przypomnienia o wizytach pomagają ograniczyć nieobecności i telefony z potwierdzeniami?
Tak. Automatyczne przypomnienia SMS i e-mail mogą zmniejszyć nieobecności nawet o 60–90% i znacząco ograniczyć liczbę telefonów związanych z potwierdzeniami czy zmianami wizyt.
Jak ustalić zasady kontaktu z klientami, którzy odzywają się poza godzinami pracy?
Wyraźnie określ godziny odbierania telefonów i odpowiadania na wiadomości na swojej stronie internetowej. Skorzystaj z automatycznych odpowiedzi i poczty głosowej, by kierować klientów na link do rezerwacji. Możesz także korzystać z osobnego numeru firmowego dla jeszcze łatwiejszej obsługi kontaktu.
Czy strona rezerwacyjna jest opłacalna dla małego salonu beauty lub wellness?
Zdecydowanie tak. Strona rezerwacyjna daje klientom możliwość zapisania się o każdej porze, ogranicza telefony i buduje profesjonalny wizerunek—even jeśli prowadzisz firmę samodzielnie.
)
)
)