14 Essentiële functies van afsprakensoftware

Functies zijn essentieel in software voor afsprakenplanning omdat ze de tools en mogelijkheden bieden die nodig zijn om het planningsproces effectief te beheren en te optimaliseren. Het maakt het makkelijker om online boekingen en betalingen te accepteren, geeft je de mogelijkheid om een eigen mobiele app te hebben of een loyaliteitsprogramma aan te bieden, maar ook om rapporten bij te houden, belangrijke gegevens te beschermen of geautomatiseerde herinneringen naar klanten en medewerkers te sturen.

Er zijn een aantal functies van online boeking systemen waar je geen compromissen over moet sluiten, dus laten we eens kijken naar elk van deze 14 essentiële functies van software voor afsprakenplanning.

Het systeem moet gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn voor zowel de klanten als het bedrijf. Je moet niet verwachten dat de gebruikers technisch onderlegd zijn en een complexe software kunnen beheren. Maak snelle en intuïtieve boekingen mogelijk voor je klanten en eenvoudig beheer van afspraken of lessen voor jou en je medewerkers met Reservio.

De wereld is een paar jaar geleden mobiel geworden en als de leverancier van je boekingssysteem niet up-to-date is, ben jij dat ook niet. Met een mobiele app kun je je bedrijf overal en onderweg beheren en het kan je ook helpen om in contact te blijven met je klanten en nieuwe klanten aan te trekken. Een merk app helpt je om je bestaande en potentiële klanten te ontmoeten waar ze zijn, namelijk op hun smartphone.

Geef je klanten de mogelijkheid om diensten, producten of loyaliteitsprogramma's die je aanbiedt online te kopen met alle handige betaalmethoden, van creditcards en bankpassen tot e-wallets. Dit versnelt niet alleen het afrekenproces voor de klanten, maar geeft je ook meer controle over je tijd en omzet.

Denk niet in termen van waar je bedrijf nu staat, maar waar zie je het over een jaar? Heeft het systeem de capaciteit om de groei te ondersteunen die je van plan bent? Veel bedrijven beginnen klein en openen daarna filialen en nieuwe locaties die veel online boekingssystemen niet weten te ondersteunen. Zorg ervoor dat je hun oplossingen voor ondernemingen onderzoekt.

Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van wat er in je bedrijf gebeurt aan de hand van uitgebreide gegevens. Er zijn een aantal basis statistieken die je wilt bijhouden in je dienstverlenende bedrijf om er zeker van te zijn dat je de juiste beslissingen neemt. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: no-show percentage, klanttevredenheid en beoordelingen, favoriete diensten en producten, enz. Hoe beter de inzichten, hoe beter de beslissingen.

Integraties maken de software veelzijdig en schaalbaar. Geen enkele leverancier zal al je problemen kunnen oplossen met één software. En als ze beweren van wel, dan is de kans groot dat iemand anders, die gespecialiseerd is in het oplossen van dat probleem, het beter kan. Daarom is het vaak beter om de twee software te integreren en het beste van twee werelden te hebben. Maar integreren de software wel?

Promoot je bedrijf online met behulp van verschillende kanalen en opties om boekingen te delen. Je kunt een aanpasbare boekingswebsite gebruiken die dient als een etalage van je bedrijf. Of je kunt je diensten delen via boekingslinks en formulieren op social media. Op deze manier wordt de klant gestuurd en kun je je bezettingsgraad verhogen.

Kijk ook of het systeem dat je onderzoekt de mogelijkheid biedt om opgenomen te worden in hun Marketplace. Op deze manier kunnen zelfs mensen die je bedrijf niet kennen of nieuw zijn in de omgeving je vinden en bezoeken.

Herinneringen sturen naar klanten vermindert no-shows drastisch. Onze statistieken laten zien dat herinneringen aan je klanten voor hun komende afspraken het aantal no-shows met 75% kan verminderen en zo tot 30% meer winst kan opleveren. Geautomatiseerde en aanpasbare herinneringen zijn een essentieel en cruciaal onderdeel van elke software voor afsprakenplanning.

Aan de andere kant zijn zelfs wij als dienstleveranciers niet foutloos, dus een manier om je team op de hoogte te stellen van gemaakte of komende boekingen kan fouten aan jouw kant verminderen en de ervaring van je klanten aanzienlijk verbeteren.

Als klanten ervoor kiezen om online een afspraak met je te plannen, moeten ze niet raden wanneer je beschikbaar bent. Daarom is het cruciaal dat het systeem je beschikbaarheid realtime bijwerkt. Op het moment dat een klant een afspraak met je boekt, moet die afspraak onmiddellijk uit je agenda verdwijnen. Hetzelfde geldt voor de capaciteit van evenementen - als een evenement vol is, moet het systeem dat duidelijk laten zien, anders loop je het risico bestaande of potentiële klanten te verliezen.

Team beheer en medewerkers beheer nemen tot 6 uur per week van je tijd in beslag. Wist je dat? Als je je team hun eigen afspraken, werktijden en beschikbaarheid laat beheren, kun je die 6 uur gebruiken om je te richten op het opbouwen van je bedrijf. En als je bang bent om los te laten en geen controle hebt over de prestaties van je team, zorg er dan voor dat je online boekingssysteem op zijn minst basis statistieken voor je team biedt, zoals het gebruik van de agenda of een overzicht van het aantal boekingen per periode.

Klanten vinden het prettig als ze alle informatie over hun eerdere en komende boekingen en klantenpassen op één plek hebben en kunnen beheren. Tegelijkertijd geeft goed gestructureerd klantenbeheer je de mogelijkheid om notities toe te voegen, de aanwezigheid van klanten te plannen (zoals herhaalafspraken of het plannen van de volgende afspraak op het moment dat ze klaar zijn met hun huidige afspraak) en ze te blokkeren als ze onbetrouwbaar blijken.

Geef jezelf de mogelijkheid om extra diensten of producten te verkopen op het moment van boeken en om promo codes en kortingen aan te bieden. Diversifieer je omzet door fysieke producten aan te bieden en beheer ze binnen één systeem. Natuurlijk kun je een boekingssysteem en een kassasysteem los van elkaar hebben, maar de vraag is of je dat moet doen? Wil je dat? Als je één systeem hebt voor al het bovenstaande, wordt je professionele leven eenvoudiger, bespaar je kosten en krijg je uiteindelijk nieuwe manieren om je bedrijf te laten groeien.

Ook al ben je een lokaal bedrijf, je klanten en medewerkers kunnen overal vandaan komen. We leven in een geglobaliseerde wereld en daar moeten we rekening mee houden. Zorg ervoor dat het systeem verschillende talen ondersteunt en dat het team van de klantenservice in al deze talen communiceert. Bonus extraatje? Dit opent de deur voor mogelijke uitbreiding van je bedrijf.

Last but zeker not least. Beveiliging is uiterst belangrijk, vooral als je klanten je hun persoonlijke en financiële informatie toevertrouwen. Dit is het enige punt waarop je onder geen beding mag inleveren. Hoe luider het systeem spreekt over hun beveiligingsprotocollen en certificeringsnaleving, hoe beter, of het nu GDPR, SSL of PCI DSS is.