Phần mềm xếp lịch cho các buổi học nhóm định kỳ không trùng giờ

Tóm tắt: Muốn lịch học định kỳ không bị trùng, hãy kiểm tra toàn bộ các buổi trước khi mở đăng ký. Tạo mỗi lớp một lần và đặt ngày kết thúc phù hợp với khóa học. Rà soát toàn bộ lịch theo giáo viên và phòng học. Khi cần thêm buổi, hãy tạo lịch lặp lại mới thay vì kéo dài lịch cũ. Lặp lại việc rà soát này vào mỗi khóa học.

• Giáo viên nghỉ phép. Giáo viên xin nghỉ nhưng lịch vẫn xếp họ dạy ở hai nơi cùng một buổi tối.
• Thay đổi phòng học. Phòng lớn được cho một nhóm khác sử dụng trong cả khóa, nhưng không ai kiểm tra lại các lớp vốn dùng phòng đó.
• Thay đổi lịch khóa học. Lớp mùa thu kéo dài hơn dự kiến một tuần, hoặc lớp mùa xuân bắt đầu trước khi khóa trước kết thúc.
• Tuần có ngày nghỉ lễ. Ngày nghỉ lễ rơi vào ngày có lớp, nhưng lịch học vẫn tiếp tục lặp lại như không có gì xảy ra.

• Giáo viên. Ai dạy lớp nào, vào ngày nào và thực tế có thể dạy những ngày nào.
• Phòng học. Bạn có những không gian nào và lớp nào chỉ có thể tổ chức ở phòng nào.
• Sức chứa. Số người thực tế mỗi phòng có thể tiếp nhận, không phải số lượng bạn mong muốn.
• Thời gian chuyển lớp. Bạn cần bao nhiêu phút giữa hai lớp trong cùng một phòng.

• Tên sự kiện. Đặt tên đủ rõ để khách hàng hiểu lớp học là gì; nếu có nhiều phòng, hãy thêm tên phòng.
• Dịch vụ và nhân viên. Chọn dịch vụ và giáo viên phụ trách lớp.
• Thời gian và thời lượng. Thời lượng được điền sẵn theo dịch vụ và bạn có thể điều chỉnh.
• Sức chứa và giá. Cả hai được điền sẵn theo cài đặt dịch vụ, vì vậy hãy thay đổi một lần trong phần cài đặt dịch vụ thay vì sửa từng sự kiện.
• Màu sắc. Dùng một màu cho mỗi loại lớp để dễ xem lịch trong tuần.

1. Mở phần cài đặt lặp lại. Trong thông tin sự kiện, chọn tần suất lặp lại của lớp theo hướng dẫn trong trung tâm trợ giúp.
2. Chọn tần suất. Chọn “Lặp lại mỗi” và khoảng thời gian, chẳng hạn mỗi tuần hoặc hai tuần một lần.
3. Chọn ngày trong tuần. Dùng mục “Lặp lại vào” để chọn ngày tổ chức lớp.
4. Đặt ngày kết thúc. Trong mục “Kết thúc”, chọn kết thúc sau một số buổi nhất định hoặc vào một ngày cụ thể.
5. Lưu và kiểm tra lại. Mở lịch rồi xem buổi đầu tiên và buổi cuối cùng của chuỗi lặp lại.

• Cho khóa học cố định kết thúc theo số buổi. Khóa nhập môn sáu tuần nên kết thúc sau sáu buổi học.
• Tạo một chuỗi riêng cho mỗi lịch học. Nếu lớp diễn ra vào thứ Hai và thứ Năm ở các khung giờ khác nhau, hãy thiết lập hai chuỗi riêng, không gộp thành một.
• Tạo sự kiện riêng nếu lớp diễn ra nhiều lần trong ngày. Khoảng lặp ngắn nhất là một ngày.

• Kiểm tra lịch của từng giáo viên. Lọc lịch theo nhân viên rồi kiểm tra toàn bộ lịch dạy trong tuần của từng giáo viên. Đảm bảo không giáo viên nào bị xếp dạy hai lớp cùng giờ.
• Kiểm tra từng phòng. Dựa vào tên phòng đã ghi trong tiêu đề sự kiện, kiểm tra tất cả các buổi học sử dụng phòng đó trong ngày. Các lớp không nên trùng nhau; nếu diễn ra liền kề, hãy chừa đủ thời gian chuyển lớp.
• Kiểm tra các tuần đặc biệt. Xem lịch vào những tuần có ngày nghỉ lễ, kỳ nghỉ học và tuần kết thúc khóa.
• Kiểm tra sức chứa. Đảm bảo sức chứa của lớp phù hợp với không gian tổ chức thực tế.
• Kiểm tra buổi cuối cùng. Mở buổi cuối cùng trong chuỗi, không chỉ buổi đầu tiên. Những lỗi còn sót thường xuất hiện ở đây.

• Trước tiên, xác định phạm vi thay đổi. Thay đổi chỉ áp dụng cho một buổi học hay cho tất cả các buổi còn lại trong chuỗi?
• Kiểm tra lại lịch sau khi thay đổi. Đổi giáo viên hoặc phòng học có thể tạo ra lịch trùng mới.
• Báo cho khách hàng sớm. Nếu buổi học bị hủy hoặc dời lịch, hãy thông báo cho khách đã đăng ký trước khi họ rời khỏi nhà.

• Giới hạn số lần hoặc thời gian lặp lại. Bạn có thể cho chuỗi kết thúc sau một số buổi nhất định hoặc vào một ngày cụ thể.
• Phân công giáo viên cho từng buổi. Mỗi sự kiện đều ghi rõ tên giáo viên để bạn dễ dàng xem ai dạy lớp nào.
• Giới hạn sĩ số và số chỗ mỗi khách được đặt. Bạn có thể đặt số người tối đa trong lớp và số chỗ mỗi khách hàng được đăng ký.
• Sự kiện riêng tư. Với lớp chỉ dành cho học viên đã ghi danh, chẳng hạn khóa học dành cho trẻ em, học viên có thể đăng ký qua liên kết trực tiếp.
• Truy cập trên di động. Bạn có thể tạo và thay đổi lịch các buổi học ngay trên điện thoại, ngay cả khi không ở quầy lễ tân.
• Thanh toán trực tuyến. Khách hàng có thể thanh toán trực tuyến khi đặt lịch, giúp bạn biết ai đã thanh toán.