Planera återkommande gruppass utan schemakrockar med ett schemaläggningssystem
30 okt. 202611 min läsning
)
Att lägga in pass som återkommande sparar timmar varje vecka. Men så börjar lokalen användas av en annan grupp, en instruktör tar ledigt eller en ny termin börjar – och i november börjar passen i septemberschemat krocka med varandra. Ingen märker det förrän två grupper står utanför samma dörr.
Här går vi igenom hur du använder ett schemaläggningsprogram för att lägga upp återkommande pass, kontrollerar hela serien innan kunderna ser den och gör ändringar senare utan att skapa problem. Anvisningarna gäller både fristående pass och kurser. Guiden riktar sig till verksamheter med gruppträning, dans, konstkurser eller aktiviteter för barn.
Kort sagt: För att en återkommande serie ska fungera behöver du kontrollera hela schemat innan du öppnar bokningen. Lägg upp varje pass en gång och ange ett slutdatum som passar terminen. Gå igenom hela serien utifrån instruktör och lokal, och skapa en ny serie i stället för att förlänga en gammal. Gör sedan samma kontroll varje termin.
Varför uppstår det schemakrockar i återkommande pass och kurser?
Regelbundna pass är viktiga eftersom rutiner hjälper kunderna att hålla i gång. WHO rekommenderar minst 150 minuters måttlig fysisk aktivitet i veckan för vuxna, men 31 % av alla vuxna rör sig inte tillräckligt. När ett pass måste flyttas eller ställas in på grund av en schemakrock bryts rutinen för alla som har bokat det.
Det tar tio minuter att lägga upp en återkommande serie, och sedan förlitar man sig på den i tio veckor. Det är just det som kan ställa till problem. Du kontrollerar första veckan och antar att resten också stämmer. Kollisionen upptäcks vecka nio, när en instruktörs ledighet krockar med ett pass som lades in för två månader sedan.
Konflikter är lättare att missa i återkommande pass än vid enstaka bokningar, eftersom de inte syns när du skapar serien.
Vanliga orsaker till schemakrockar
- Instruktören är ledig. En instruktör tar ledigt, men serien visar fortfarande instruktören på två ställen samma kväll.
- Lokalbyte. En sal lånas ut till en annan grupp under en termin, men ingen går igenom passen som brukar hållas där.
- Terminsbyten. Höstens pass pågår en vecka längre än planerat, eller så börjar vårens pass innan den förra serien har avslutats.
- Helgdagar. En helgdag infaller på en dag med ett inlagt pass, men serien fortsätter som vanligt.
Läs mer om de vanligaste orsakerna till överlappningar i artikeln Varför dubbelbokningar uppstår. Den här guiden handlar om det som är särskilt viktigt för återkommande pass: en serie som återkommer i flera veckor och behöver kontrolleras i sin helhet.
Planera veckan innan du lägger in något
Föreställ dig en måndagskväll i en liten dansstudio. Två instruktörer, en stor sal, ett mindre rum och ett danspass för barn som slutar precis när danspasset för vuxna börjar. På papperet fungerar det. Men om passet drar över med tio minuter krockar det med danspasset för vuxna.
Skriv ner veckoschemat
Innan du lägger in ett enda pass ska du skriva ner veckoschemat. Det räcker med en enkel tabell på papper, och det tar ungefär femton minuter. Börja med att anteckna fyra saker:
- Instruktörer. Vem håller i vad, och vilka dagar de faktiskt är tillgängliga.
- Lokaler. Vilka rum du har och vilka pass som bara kan hållas i ett visst rum.
- Kapacitet. Det faktiska antalet personer varje rum rymmer, inte det antal du hoppas få plats med.
- Tid för omställning. Hur många minuter du behöver mellan två pass i samma rum.
Tips: Bestäm namn och färger redan nu. Det är mycket lättare att snabbt hitta ett pass som heter ”Pilates på matta, studio A” och har en egen färg än ett som bara heter ”Pilates” och har standardfärgen. Rummet syns direkt, utan att du behöver öppna något.
)
Steg 1: Lägg upp varje pass en gång med rätt standardinställningar
Börja med att skapa passet som ett grupparrangemang. I Reservios bokningskalender klickar du på ett datum och en tid och fyller i uppgifterna om grupparrangemanget. Se till att det första arrangemanget blir rätt, eftersom alla upprepningar utgår från det.
Fyll i de här uppgifterna
- Namn på arrangemanget. Gör namnet tydligt nog för att kunderna ska förstå vad det är, och ange lokalen om du har flera.
- Tjänst och personal. Välj tjänst och den instruktör som ska hålla i passet.
- Tid och varaktighet. Varaktigheten hämtas från tjänsten, men du kan ändra den.
- Kapacitet och pris. Båda fylls i utifrån tjänstens inställningar. Gör ändringen en gång i tjänstens inställningar i stället för att ändra varje arrangemang för sig.
- Färg. Använd en färg per typ av pass så att veckoschemat blir lätt att överblicka.
Kontrollera kapaciteten en extra gång. Om en sal rymmer tolv yogamattor ska den inte ha femton platser bara för att det står så i tjänsten. Läs mer om hur kapaciteten för grupparrangemang fungerar och vilka schemaregler som gäller för pilatesstudior.
Så här berättade Karolína Loukotová från Ski surf sport: ”Eftersom nästan varje aktivitet sköts av en annan instruktör hjälper Reservio oss verkligen att hålla ordning. Alla kan enkelt se när och var aktiviteten äger rum och hur många deltagare som är anmälda.”
Slutna grupper och barnverksamhet
Ordnar du barnaktiviteter eller kurser för en sluten grupp? Markera arrangemanget som privat. Bara kunder med din direkta bokningslänk kan boka det, vilket gör att en grupp som pågår hela terminen är reserverad för de familjer som redan är anmälda. Dela länken bara med familjerna och ange samma kapacitet som gruppstorleken, så att inget tillfälle får fler barn än lokalen rymmer.
Steg 2: Ange hur ofta passet ska upprepas och välj ett slutdatum
När det första passet är rätt inställt kan du ställa in att det ska upprepas i stället för att lägga in varje datum för hand. Du anger med vilket intervall passet ska återkomma, så läggs datumen in i kalendern. Du kan göra samma sak i mobilappen.
Så gör du i fem steg
- Öppna inställningen för upprepning. Välj hur ofta passet ska upprepas i arrangemangets uppgifter, enligt instruktionerna i hjälpcenterguiden.
- Välj intervall. Välj ”Upprepa en gång per” och ange till exempel varje vecka eller varannan vecka.
- Välj veckodag. Välj vilken veckodag passet ska återkomma.
- Ange slutdatum. Under ”Slutar” kan du avsluta serien efter ett visst antal tillfällen eller vid ett bestämt datum.
- Spara och kontrollera. Öppna kalendern och titta på det första och det sista tillfället i serien.
Ange ett slutdatum för serien
Ange alltid ett slutdatum för serien. Sätt slutdatumet till terminens slut i stället för att låta serien fortsätta tills vidare. En serie utan ett tydligt slutdatum lever lätt kvar efter att förutsättningarna den skapades för har ändrats. Då är det lätt att glömma den när lokalen får en ny användning.
Sätt inte heller ett alltför tidigt slutdatum, eftersom kunderna behöver tid för att skapa en rutin. I en välkänd studie om vanebildning tog det i genomsnitt ungefär 66 dagar för ett nytt beteende att bli automatiskt, med en variation från 18 till 254 dagar mellan deltagarna. Deltagarna upprepade ett dagligt beteende, så det tar längre tid att skapa en rutin med pass som hålls en gång i veckan. Därför är en hel termin en lämplig längd.
Följ de här tre reglerna för att göra serien enkel att hantera under terminen:
- Ange antal för kurser med fast längd. En sexveckorskurs för nybörjare avslutas efter sex tillfällen, oavsett kalenderdatum.
- Skapa en serie per upprepningsmönster. Om ett pass hålls på måndagar och torsdagar vid olika tider ska du skapa två serier, inte en.
- Planera för dagliga upprepningar. Det kortaste upprepningsintervallet är en dag, så pass som hålls flera gånger om dagen behöver läggas in separat.
Med bokningsregler kan du också begränsa hur långt i förväg kunderna får boka, vilket hjälper till att hålla den bokningsbara perioden i linje med den termin du faktiskt har planerat.
)
Lägg upp schemat en gång – återanvänd det varje vecka
Ställ in din kalender
Steg 3: Kontrollera hela serien innan kunderna ser den
De flesta studior hoppar över det här steget. Men det är vid den här kontrollen som dolda schemakrockar kan upptäckas. Innan du öppnar serien för onlinebokning ska du granska hela schemat kritiskt, som om någon annan hade lagt upp det. I Reservio finns alla pass och kurstillfällen i en gemensam kalender, så det enda som krävs är att granska den noggrant.
Fem saker att kontrollera
- Gå igenom varje instruktörs schema. Filtrera kalendern efter anställd och följ en persons schema under veckan. Ingen ska vara inbokad på två pass samtidigt.
- Gå igenom varje lokals bokningar. Kontrollera bokningarna för hela dagen med hjälp av lokalnamnet i arrangemangens titlar. Passen ska inte överlappa, och det måste finnas tillräckligt med tid för omställning mellan dem.
- Kontrollera lov, helgdagar och terminsslutet. Titta särskilt på helgdagar, skollov och veckan då terminen slutar.
- Kontrollera kapaciteten. Se till att antalet platser passar lokalen där passet eller kurstillfället faktiskt hålls.
- Kontrollera det sista tillfället. Öppna det sista tillfället i serien, inte bara det första. Det är ofta där kvarvarande misstag upptäcks.
Om du har flera instruktörer underlättar en gemensam vy. I artikeln En gemensam kalender för flera anställda kan du läsa mer. Alla medarbetares scheman kan samlas på ett ställe.
Tips: Gör kontrollen innan du aktiverar onlinebokning. När kunderna väl har anmält sig innebär varje ändring att du måste kontakta någon.
)
Håll alla instruktörer uppdaterade
Hantera teamet
Steg 4: Ändra ett tillfälle utan att störa serien
Planer ändras mitt i terminen. En instruktör blir sjuk, en sal stängs en dag eller en populär kurs behöver pågå i två veckor till. Det viktiga är hur du gör ändringen, eftersom en ogenomtänkt ändring kan skapa en ny schemakrock trots kontrollen du gjorde innan bokningen öppnade.
Förlänga en serie
Den vanligaste ändringen är att förlänga en serie. Skapa ett nytt arrangemang för de extra veckorna och ställ in upprepningen där. Kontrollera startdatum, slutdatum och instruktör. Försök inte ändra en serie som redan har avslutats, eftersom det kan göra att upprepningar försvinner eller läggs in dubbelt. Om en termin till exempel blir två veckor längre än planerat lägger du in en ny serie för de två veckorna, med start där den gamla serien slutar.
Andra ändringar
- Bestäm först vad ändringen ska omfatta. Gäller den bara ett tillfälle eller alla tillfällen i serien framöver?
- Kontrollera kalendern igen efteråt. En ny instruktör eller lokal kan skapa en ny schemakrock.
- Meddela kunderna i god tid. Kunder som har anmält sig till ett inställt eller flyttat pass ska få veta det innan de går hemifrån.
Tydlig kommunikation gör stor skillnad. En Cochrane-översikt inom vården tyder på att påminnelser via sms ökar närvaron jämfört med att inte skicka några påminnelser. Studior kan använda samma metod. Automatiska påminnelser håller kunderna informerade. Läs också våra tips om hur du undviker att kunder uteblir från dina pass för råd om kommunikationen.
Så väljer du schemaläggningsprogram för pass och kurser
Manuellt arbete med återkommande bokningar ökar risken att missa schemakrockar. Ett bra schemaläggningsprogram ska minska arbetet, inte öka det.
Sex saker att jämföra
- Upprepning med slutdatum. Du kan ställa in att serien ska avslutas efter ett visst antal tillfällen eller vid ett bestämt datum.
- En instruktör för varje tillfälle. Varje arrangemang har en namngiven instruktör, så att du snabbt ser vem som håller i vad.
- Kapacitet och platsbegränsningar. Du kan ange hur många deltagare som får plats på ett pass och hur många platser en kund får boka.
- Privata arrangemang. Deltagare i slutna grupper, till exempel en barnkurs, kan boka privata arrangemang via en direktlänk.
- Tillgång via mobilen. Du kan skapa och ändra pass från mobilen, även när du inte är vid receptionen.
- Onlinebetalning. Kunderna kan betala online när de bokar, så att du vet vem som har betalat.
Så här berättade Michaela Vejrostová från yogastudion Projekt do sebe: ”Sedan vi började använda Reservio vet vi alltid exakt hur många kunder som anmäler sig till våra pass och hur många som har betalat online. Det sparar tid för alla och låter mig fokusera på att utveckla mitt företag.”
Lägg in schemat en gång och gå igenom det varje termin
Ett pålitligt återkommande schema bygger på fyra vanor. Lägg upp varje pass en gång med rätt standardinställningar, ange ett slutdatum för varje serie som passar terminen, gå igenom hela serien utifrån instruktör och lokal innan kunderna ser den och förläng med en ny serie i stället för att ändra en gammal.
Lägg sedan till en femte vana: gå igenom schemat i femton minuter i början av varje termin. Kontrollera veckorna framöver med tanke på instruktörers ledighet och lokalbyten, och lös problemen innan kunderna har börjat boka. Innan anmälan öppnar tar det bara några klick att åtgärda en schemakrock. Efteråt kan det innebära telefonsamtal och återbetalningar – och kosta kundernas förtroende. Lägg in kontrollen som en återkommande uppgift i kalendern, så blir den gjord även under hektiska veckor.
Kontrollen blir enklast när allt finns på ett ställe: pass, instruktörer och bokningar. I Reservios kalender ser du hela terminen på ett ställe. Då kan du granska schemat utan att behöva leta runt.
Om du bara gör en sak den här veckan ska du välja den mest hektiska veckodagen och gå igenom schemat, instruktör för instruktör. Om schemat inte håller ihop har du upptäckt kollisionen innan en kund gör det.
)
Få ett schema som fungerar – utan stress
Prova Reservio gratis
Vanliga frågor
Hur lägger jag in återkommande pass?
Skapa passet som ett grupparrangemang och öppna sedan inställningarna för upprepning. Välj hur ofta passet ska upprepas, vilken veckodag det hålls och när serien ska avslutas: efter ett visst antal tillfällen eller på ett visst datum. Samma inställningar finns i mobilappen. Gå sedan igenom det första och det sista tillfället i serien i kalendern för att kontrollera datumen och instruktören.
Hur långt fram ska jag planera schemat?
Schemalägg fram till slutet av den pågående terminen, inte på obestämd tid. En serie som följer terminen avslutas när kursen gör det, så gamla bokningstillfällen ligger inte kvar efter ett lokalbyte eller byte av instruktör. För kurser med fast längd, till exempel en sexveckorskurs, ställer du in serien så att den avslutas efter motsvarande antal tillfällen. Planera nästa termin som en ny serie.
Hur förlänger jag en återkommande serie?
Skapa ett nytt arrangemang för de extra veckorna och ställ in upprepningen där. Om du ändrar en serie som redan har avslutats kan upprepningar utebli eller arrangemang läggas in dubbelt. Därför är det säkrare att skapa en ny serie. Kontrollera datumen noga så att den nya serien börjar exakt där den gamla slutar, med rätt instruktör och kapacitet.
Kan jag ordna aktiviteter för en sluten barngrupp?
Ja. Markera arrangemanget som privat, så kan bara kunder med din direkta bokningslänk boka det. Det passar barnverksamhet som pågår en hel termin och där endast redan anmälda familjer ska kunna boka. Dela länken med de familjerna och kontrollera att kapaciteten passar lokalen. Ta aldrig emot fler barn vid ett tillfälle än lokalen rymmer. Slutna grupper gör det också enklare att hålla ordning på anmälningarna, eftersom bara anmälda familjer kan boka aktiviteten.
Hur undviker jag att dubbelboka en instruktör?
Innan du öppnar en serie för bokning ska du filtrera kalendern efter anställd och följa en instruktörs schema under veckan. Kontrollera även helgdagar och det sista tillfället i serien. Gör det här för varje instruktör och upprepa kontrollen när någon tar ledigt eller när lokalbyten sker. Det tar bara några minuter och gör det möjligt att upptäcka överlappningar medan de fortfarande är enkla att åtgärda.
Tycker du om artikeln?
Rekommenderade artiklar
)
)
)