Planuokite pasikartojančius grupinius užsiėmimus sistemoje be laiko persidengimų
2026-10-3011 min. skaitymo
)
Automatiškai planuodami pasikartojančius užsiėmimus kas savaitę sutaupote darbo laiko. Tačiau salė skiriama kitai grupei, instruktorius išeina atostogų arba prasideda naujas užsiėmimų sezonas. Lapkritį paaiškėja, kad rugsėjį sudarytame tvarkaraštyje tai pačiai salei ar tam pačiam instruktoriui tuo pačiu metu suplanuoti keli užsiėmimai. Tai pastebima tik tada, kai dvi grupės susitinka prie tų pačių durų.
Toliau paaiškinsime, kaip naudojant užsiėmimų planavimo sistemą suplanuoti pasikartojančius užsiėmimus, patikrinti visą jų ciklą prieš klientams jį pamatant ir vėliau saugiai atlikti pakeitimus. Šis vadovas skirtas sporto, šokių ir meno studijoms bei vaikų užsiėmimų organizatoriams.
Trumpai: Pasikartojančių užsiėmimų tvarkaraštis bus patikimas tik tada, jei prieš jį paskelbdami viską patikrinsite. Sukurkite kiekvieną užsiėmimą vieną kartą ir nustatykite, kad ciklas baigtųsi kartu su kursu ar užsiėmimų sezonu. Peržiūrėkite visą tvarkaraštį pagal instruktorių ir salę, o užuot pratęsę seną ciklą, sukurkite naują. Tokią peržiūrą atlikite prieš kiekvieną naują kursą ar užsiėmimų sezoną.
Kodėl salių ir instruktorių užimtumo problemos lieka nepastebėtos?
Reguliarūs užsiėmimai svarbūs, nes įprastas ritmas padeda klientams išlikti aktyviems. PSO rekomenduoja suaugusiesiems bent 150 minučių vidutinio intensyvumo fizinės veiklos per savaitę, tačiau 31 % suaugusiųjų juda nepakankamai. Kai dėl užimtos salės ar instruktoriaus tenka perkelti arba atšaukti užsiėmimą, sutrikdoma visų į jį užsiregistravusių klientų rutina.
Pasikartojančių užsiėmimų ciklą sukurti užtrunka dešimt minučių, o juo pasitikima dešimt savaičių. Būtent tas pasitikėjimas ir kelia problemų. Patikrinate pirmąją savaitę ir manote, kad kitomis savaitėmis taip pat viskas gerai. O problema išryškėja devintą savaitę, kai instruktorius atostogauja, nors jam vis dar suplanuotas prieš du mėnesius sukurtas užsiėmimas.
Pasikartojančių užsiėmimų cikle salės ar instruktoriaus užimtumo problemas pastebėti sunkiau nei planuojant pavienes rezervacijas, nes kuriant ciklą dar gali būti nežinoma apie būsimus salės užimtumo ar instruktoriaus darbo grafiko pokyčius.
Kodėl salė ar instruktorius tampa nepasiekiami suplanuotu laiku
- Instruktoriaus atostogos. Instruktorius pasiima laisvadienį, tačiau tvarkaraštyje vis dar numatyta, kad tą patį vakarą jis ves užsiėmimus dviejose vietose.
- Pasikeitęs salės užimtumas. Salė visam užsiėmimų sezonui skiriama kitai grupei, tačiau niekas nepatikrina joje anksčiau suplanuotų užsiėmimų.
- Užsiėmimų sezonų sandūra. Rudens užsiėmimai tęsiasi savaite ilgiau nei planuota arba pavasario užsiėmimai prasideda dar nepasibaigus ankstesniam ciklui.
- Šventinės dienos. Užsiėmimo diena sutampa su šventine diena, tačiau ciklas tęsiasi taip, lyg nieko nebūtų nutikę.
Bendras dvigubo salės ar instruktoriaus užimtumo priežastis rasite straipsnyje kodėl įvyksta dvigubos rezervacijos. Šiame vadove aptariama tai, kas būdinga užsiėmimams: kelias savaites trunkantis užsiėmimų ciklas, kurį reikia tikrinti visą.
Prieš kurdami tvarkaraštį susiplanuokite savaitę
Įsivaizduokite pirmadienio vakarą nedidelėje šokių studijoje. Du instruktoriai, viena pagrindinė salė, vienas mažesnis kambarys ir vaikų užsiėmimas, kuris baigiasi kaip tik prasidedant suaugusiųjų užsiėmimui. Iš pirmo žvilgsnio tvarkaraštis tinkamas. Tačiau vienam užsiėmimui užsitęsus dešimt minučių, kitas nebegalės prasidėti laiku.
Užsirašykite savaitės planą
Prieš kurdami pirmą užsiėmimą, užsirašykite savaitės planą. Užteks paprastos lentelės ant popieriaus – tai užtruks apie penkiolika minučių. Pirmiausia pasižymėkite keturis dalykus:
- Instruktoriai. Kas kokius užsiėmimus veda ir kuriomis dienomis iš tikrųjų gali dirbti.
- Patalpos. Kokias erdves turite ir kuriems užsiėmimams tinka tik tam tikra salė.
- Vietų skaičius. Kiek žmonių iš tiesų telpa kiekvienoje patalpoje, o ne kiek tikitės sutalpinti.
- Laikas pasiruošti kitam užsiėmimui. Kiek minučių reikia tarp dviejų toje pačioje salėje vykstančių užsiėmimų.
Patarimas: Iš anksto susitarkite dėl užsiėmimų pavadinimų ir spalvų. Kalendoriuje daug lengviau greitai rasti „Pilatesas ant kilimėlio, A salė“, pažymėtą atskira spalva, nei bendrą pavadinimą „Pilatesas“, rodomą numatytąja spalva. Salė matoma neatidarius užsiėmimo.
)
1 žingsnis. Sukurkite kiekvieną užsiėmimą vieną kartą ir parinkite tinkamus pradinius nustatymus
Pirmiausia sukurkite užsiėmimą kaip grupinį renginį. „Reservio“ rezervacijų kalendoriuje pasirinkite datą ir laiką bei įveskite grupinio renginio duomenis. Atidžiai patikrinkite pirmojo renginio nustatymus, nes jie bus taikomi ir visiems pasikartojimams.
Užpildykite šiuos laukus
- Renginio pavadinimas. Pavadinimas turi būti aiškus klientams; jei turite kelias sales, nurodykite ir salę.
- Paslauga ir darbuotojai. Priskirkite paslaugą ir šį užsiėmimą vedantį instruktorių.
- Laikas ir trukmė. Trukmė iš anksto nustatoma pagal paslaugą, tačiau ją galite pakeisti.
- Vietų skaičius ir kaina. Vietų skaičius ir kaina automatiškai užpildomi pagal paslaugos nustatymus, todėl pakeiskite juos vieną kartą paslaugos nustatymuose, o ne kiekviename renginyje atskirai.
- Spalva. Kiekvienam užsiėmimo tipui priskirkite atskirą spalvą, kad savaitės tvarkaraštį būtų lengva peržvelgti.
Vietų skaičių būtina patikrinti dar kartą. Jei salėje telpa dvylika kilimėlių, nenustatykite penkiolikos vietų vien todėl, kad toks skaičius nurodytas paslaugos nustatymuose. Daugiau apie vietų skaičiaus apribojimus skaitykite straipsniuose kaip nustatomas užsiėmimo vietų skaičius ir pilateso studijos rezervavimo taisyklės.
Karolína Loukotová iš „Ski surf sport“ pasidalijo: „Kadangi beveik kiekvieną veiklą organizuoja vis kitas instruktorius, „Reservio“ mums labai padeda palaikyti tvarką. Kiekvienas gali lengvai matyti veiklos laiką ir vietą bei dalyvių skaičių.“
Uždaros grupės ir vaikų užsiėmimai
Organizuojate vaikų užsiėmimus arba kursus uždarai grupei? Pažymėkite renginį kaip privatų. Į jį galės registruotis tik klientai, turintys tiesioginę rezervacijos nuorodą, todėl ja dalykitės tik su į programą priimtų vaikų šeimomis. Vietų skaičių nustatykite pagal grupės dydį, kad į užsiėmimą neužsiregistruotų daugiau vaikų, nei telpa patalpoje.
2 žingsnis. Nustatykite pasikartojimo dažnumą ir pabaigos datą
Kai pirmasis užsiėmimas paruoštas, nustatykite jo pasikartojimą, užuot kiekvieną užsiėmimą kūrę atskirai. Pasikartojimą nustatote vieną kartą, o užsiėmimų datos atsiranda kalendoriuje. Tą patį galite atlikti ir mobiliojoje programėlėje.
Nustatymas penkiais žingsniais
- Atidarykite pasikartojimo nustatymą. Renginio informacijoje pasirinkite, kaip dažnai užsiėmimas turi kartotis, kaip nurodyta pagalbos centro vadove.
- Pasirinkite dažnumą. Laukelyje „Kartoti kas“ nustatykite intervalą, pavyzdžiui, kas savaitę arba kas dvi savaites.
- Pasirinkite dieną. Skiltyje „Kartoti šiomis dienomis“ pasirinkite savaitės dieną, kurią vyks užsiėmimas.
- Nustatykite pabaigą. Skiltyje „Baigiasi“ nurodykite, kad ciklas baigtųsi po tam tikro užsiėmimų skaičiaus arba konkrečią dieną.
- Išsaugokite ir patikrinkite. Atidarykite kalendorių ir peržiūrėkite pirmąjį bei paskutinį ciklo užsiėmimus.
Nustatykite ciklo pabaigos datą
Visada nustatykite ciklo pabaigą. Derinkite ją su kurso ar užsiėmimų sezono pabaiga. Neterminuotas ciklas gali likti kalendoriuje net pasikeitus salės užimtumui ar instruktoriaus darbo grafikui. Salę paskyrus kitai grupei, senasis ciklas gali likti nepastebėtas.
Tačiau nenustatykite ir pernelyg ankstyvos pabaigos – klientams reikia laiko susikurti rutiną. Gerai žinomame įpročių formavimosi tyrime nustatyta, kad naujas veiksmas tapdavo įpročiu vidutiniškai per maždaug 66 dienas, o skirtingiems žmonėms tam prireikė nuo 18 iki 254 dienų. Tyrimo dalyviai kartojo kasdienį veiksmą, todėl kassavaitiniai užsiėmimai įprotį formuoja lėčiau. Dėl to verta planuoti visą kursą ar užsiėmimų sezoną.
Šios trys taisyklės padės lengvai valdyti ciklą per visą suplanuotą laikotarpį:
- Nustatykite užsiėmimų skaičių fiksuotos trukmės kursams. Šešių savaičių pradedančiųjų kursui nustatykite pabaigą po šešto užsiėmimo, nepriklausomai nuo kalendorinės datos.
- Skirtingu laiku vykstantiems užsiėmimams kurkite atskirus ciklus. Jei užsiėmimas vyksta pirmadieniais ir ketvirtadieniais skirtingu laiku, sukurkite du ciklus, o ne vieną.
- Keliems tos pačios dienos laikams kurkite atskirus renginius. Trumpiausias pasikartojimo intervalas yra viena diena, todėl užsiėmimams, kurie vyksta kelis kartus per dieną, reikia atskirų renginių.
Rezervavimo nustatymuose taip pat galite nurodyti, kiek laiko į priekį klientams leidžiama registruotis į užsiėmimus. Tai padeda derinti registracijos laikotarpį su jau suplanuotu tvarkaraščiu ir neatverti registracijos pernelyg tolimoms, dar nepatikrintoms datoms.
)
Užsiėmimų tvarkaraštį sudarykite vieną kartą
Nustatyti kalendorių
3 žingsnis. Prieš klientams pamatant tvarkaraštį, patikrinkite visą ciklą
Tai žingsnis, kurį praleidžia dauguma studijų, nors būtent taip aptinkami nepastebėti tvarkaraščio neatitikimai. Prieš leisdami klientams internetu registruotis į ciklo užsiėmimus, peržiūrėkite visą tvarkaraštį užsiėmimų planavimo sistemoje kritiškai, lyg jį būtų sudaręs kitas žmogus. „Reservio“ visus užsiėmimus rodo viename bendrame kalendoriuje, todėl tereikia atidžiai jį peržiūrėti.
Penki patikrinimai
- Peržiūrėkite kiekvieno instruktoriaus tvarkaraštį. Kalendoriuje pasirinkite darbuotoją ir peržiūrėkite jo visos savaitės užsiėmimus. Įsitikinkite, kad tam pačiam instruktoriui tuo pačiu metu nesuplanuoti du užsiėmimai.
- Peržiūrėkite kiekvienos salės tvarkaraštį. Peržiūrėkite, kokie užsiėmimai tą dieną suplanuoti konkrečioje salėje, remdamiesi renginių pavadinimuose nurodyta sale. Užsiėmimų laikas neturėtų sutapti, o tarp vienas po kito vykstančių užsiėmimų turi būti palikta laiko pasiruošti.
- Patikrinkite svarbias savaites. Peržiūrėkite šventines dienas, mokinių atostogas ir kurso ar užsiėmimų sezono pabaigos savaitę.
- Patikrinkite vietų skaičių. Įsitikinkite, kad nustatytas dalyvių skaičius neviršija to, kiek žmonių telpa salėje.
- Patikrinkite paskutinį užsiėmimą. Atidarykite paskutinį ciklo užsiėmimą, o ne tik pirmąjį. Patikrinkite, ar ciklas baigiasi numatytą dieną ir ar teisingai nurodyti instruktorius bei salė.
Jei turite kelis instruktorius, naudinga viską matyti viename bendrame kalendoriuje. Straipsnyje kalendoriaus pasirinkimas keliems darbuotojams paaiškinta, kaip tai padaryti, o komandos valdymo funkcija padeda darbuotojų tvarkaraščius valdyti vienoje vietoje.
Patarimas: Patikrinkite tvarkaraštį prieš leisdami klientams internetu registruotis į ciklo užsiėmimus. Kai klientai jau užsiregistravę, apie kiekvieną pakeitimą reikia jiems pranešti.
)
Informuokite visus instruktorius apie tvarkaraštį
Valdyti komandą
4 žingsnis. Pakeiskite vieną užsiėmimą nesutrikdydami viso ciklo
Kursui ar užsiėmimų sezonui įpusėjus, planai keičiasi. Instruktorius suserga, salė vienai dienai uždaroma arba populiarų kursą reikia pratęsti dviem savaitėmis. Svarbu, kaip atliekate pakeitimus, nes neapgalvotas pakeitimas gali vėl sukelti tvarkaraščio neatitikimų, kurių išvengėte jį tikrindami prieš paskelbimą.
Ciklo pratęsimas
Dažniausiai ciklą tenka pratęsti. Norėdami tai padaryti, papildomam laikotarpiui sukurkite naują renginį ir nustatykite jo pasikartojimą. Patikrinkite pradžios ir pabaigos datas bei instruktorių. Nebandykite keisti jau pasibaigusio ciklo – dėl to pasikartojantys užsiėmimai gali dingti arba būti įtraukti du kartus. Pavyzdžiui, jei kursas trunka dviem savaitėmis ilgiau nei planuota, sukurkite naują dviejų savaičių ciklą, kuris prasidėtų pasibaigus senajam.
Kiti pakeitimai
- Pirmiausia nuspręskite, kokio masto pakeitimą atliksite. Ar pakeitimas taikomas vienam užsiėmimui, ar visiems nuo šiol vyksiantiems ciklo užsiėmimams?
- Po pakeitimo dar kartą patikrinkite kalendorių. Pakeitus instruktorių ar salę gali paaiškėti, kad tuo pačiu metu jau suplanuotas kitas užsiėmimas.
- Iš anksto informuokite klientus. Apie atšauktą ar perkeltą užsiėmimą užsiregistravę klientai turėtų sužinoti dar neišėję iš namų.
Daugiausia padeda aiškus bendravimas. Sveikatos priežiūros srityje atlikta „Cochrane“ apžvalga leidžia manyti, kad priminimus SMS žinutėmis gavę pacientai dažniau atvyksta į paskirtus vizitus nei jų negavę. Studijos gali taikyti tą patį principą. Automatiniai priminimai padeda informuoti klientus, o straipsnyje patarimai, kaip išvengti neatvykimų į užsiėmimus pateikiami patarimai, kaip priminti klientams apie užsiėmimus ir sumažinti neatvykimų skaičių.
Į ką atkreipti dėmesį renkantis užsiėmimų planavimo sistemą
Kuo daugiau tvarkaraštį tvarkote rankiniu būdu, tuo lengviau nepastebėti sutampančių užsiėmimų. Gera planavimo sistema turėtų padėti rečiau suvedinėti tas pačias datas ir lengviau patikrinti tvarkaraštį.
Šeši dalykai, kuriuos verta palyginti
- Nustatoma ciklo pabaiga. Galite nustatyti, kad ciklas baigtųsi po tam tikro užsiėmimų skaičiaus arba konkrečią dieną.
- Kiekvieno užsiėmimo instruktorius. Kiekviename renginyje nurodytas instruktorius, todėl iškart matyti, kas ką veda.
- Vietų skaičius ir rezervavimo apribojimai. Galite nustatyti, kiek žmonių gali dalyvauti užsiėmime ir kiek vietų gali rezervuoti vienas klientas.
- Privatūs renginiai. Į uždaros grupės užsiėmimus, pavyzdžiui, vaikų kursą, galima registruotis per tiesioginę nuorodą.
- Prieiga mobiliuoju telefonu. Užsiėmimus galite kurti ir keisti telefonu, net nebūdami registratūroje.
- Mokėjimas internetu. Rezervuodami klientai gali sumokėti internetu, todėl žinosite, kas jau sumokėjo.
Michaela Vejrostová iš jogos studijos „Projekt do sebe“ pasidalijo: „Pradėję naudotis „Reservio“ sistema, visada tiksliai žinome, kiek klientų užsiregistravo į užsiėmimus ir kiek jų sumokėjo internetu. Taip visi sutaupo laiko, o aš galiu susitelkti į verslo plėtrą.“
Tvarkaraštį sudarykite vieną kartą, o peržiūrėkite prieš kiekvieną naują kursą ar užsiėmimų sezoną
Norint sudaryti patikimą pasikartojančių užsiėmimų tvarkaraštį, reikia laikytis keturių principų. Kiekvieną užsiėmimą sukurkite vieną kartą ir parinkite tinkamus pradinius nustatymus, nustatykite, kad kiekvienas ciklas baigtųsi kartu su kursu ar užsiėmimų sezonu, prieš klientams pamatant tvarkaraštį patikrinkite visą ciklą pagal instruktorius ir sales, o pratęsdami kurkite naują ciklą, užuot keitę senąjį.
Kiekvieno kurso ar užsiėmimų sezono pradžioje taip pat skirkite penkiolika minučių tvarkaraščiui peržiūrėti. Patikrinkite, kada per ateinančias savaites instruktoriai atostogaus ir ar nesikeis salių užimtumas, o problemas išspręskite, kol klientai dar nepradėjo registruotis. Kol registracija neprasidėjusi, tvarkaraščio klaidai ištaisyti pakanka kelių paspaudimų. Vėliau teks skambinti klientams, grąžinti pinigus ir rizikuoti prarasti jų pasitikėjimą. Įtraukite peržiūrą į kalendorių kaip pasikartojančią užduotį, kad ji būtų atliekama ir užimtą savaitę.
Peržiūrėti tvarkaraštį lengviausia, kai viskas yra vienoje vietoje: užsiėmimai, instruktoriai ir rezervacijos. Naudojant užsiėmimų planavimo sistemą, pavyzdžiui, „Reservio“ kalendorių, visas kursas ar užsiėmimų sezonas matomas vienoje vietoje, tad norint patikrinti tvarkaraštį tereikia jį peržiūrėti, o ne ieškoti informacijos skirtingose vietose.
Jei šią savaitę padarysite tik vieną dalyką, pasirinkite užimčiausią savaitės dieną ir patikrinkite kiekvieno instruktoriaus tvarkaraštį. Jei užsiėmimų laikas sutampa, tai pastebėsite anksčiau nei klientas.
)
Organizuokite užsiėmimus be rūpesčių dėl tvarkaraščio
Išbandyti „Reservio“ nemokamai
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip suplanuoti pasikartojančius užsiėmimus?
Sukurkite užsiėmimą kaip grupinį renginį, tada atidarykite pasikartojimo nustatymus. Pasirinkite, kaip dažnai jis kartosis ir kurią savaitės dieną vyks, tada nurodykite, kada baigsis ciklas: po nustatyto užsiėmimų skaičiaus arba konkrečią dieną. Tokie patys nustatymai galimi ir mobiliojoje programėlėje. Tada kalendoriuje patikrinkite pirmąjį ir paskutinį ciklo užsiėmimus, kad įsitikintumėte, jog datos ir instruktorius nurodyti teisingai.
Kokiam laikotarpiui planuoti pasikartojančius užsiėmimus?
Planuokite iki suplanuoto kurso ar užsiėmimų laikotarpio pabaigos, o ne neribotam laikui. Jei nustatysite ciklo pabaigą kurso ar užsiėmimų laikotarpio pabaigoje, pasibaigus programai užsiėmimai nebebus kartojami. Taip ankstesni užsiėmimai neliks tvarkaraštyje pasikeitus salei ar instruktoriui. Fiksuotos trukmės kursams, pavyzdžiui, šešių savaičių programai, nustatykite pabaigą po atitinkamo užsiėmimų skaičiaus. Kitam kursui ar užsiėmimų laikotarpiui sukurkite naują ciklą.
Kaip pratęsti pasikartojančių užsiėmimų ciklą?
Papildomam laikotarpiui sukurkite naują renginį ir nustatykite jo pasikartojimą. Keičiant jau pasibaigusio ciklo nustatymus gali būti praleistas pasikartojantis renginys arba atsirasti jo dublikatų, todėl saugiau kurti naują ciklą. Atidžiai patikrinkite datas, kad naujasis ciklas prasidėtų iškart pasibaigus senajam, ir įsitikinkite, kad parinktas tinkamas instruktorius bei nustatytas tinkamas vietų skaičius.
Ar galima organizuoti vaikų užsiėmimus uždarai grupei?
Taip. Pažymėkite renginį kaip privatų – į jį galės registruotis tik klientai, turintys tiesioginę rezervacijos nuorodą. Tai tinka nustatytos trukmės vaikų užsiėmimų programoms, kai į atskirus užsiėmimus turėtų registruotis tik šeimos, kurių vaikai jau priimti į programą. Nuorodą dalykite tik šioms šeimoms, nes ją gavę kiti klientai taip pat galės registruotis. Patikrinkite, ar vietų skaičius atitinka patalpos dydį: į užsiėmimą neturėtų užsiregistruoti daugiau vaikų, nei joje telpa.
Kaip užtikrinti, kad instruktoriui nereikėtų vesti dviejų užsiėmimų vienu metu?
Prieš pradėdami registraciją į ciklo užsiėmimus, kalendoriuje filtruokite pagal darbuotoją ir peržiūrėkite vieno instruktoriaus visos savaitės tvarkaraštį. Patikrinkite ir šventines dienas bei paskutinį ciklo užsiėmimą. Taip peržiūrėkite kiekvieno instruktoriaus tvarkaraštį ir pakartokite patikrą pasikeitus instruktorių atostogų planams ar salių užimtumui. Tai užtruks vos kelias minutes ir padės pastebėti sutampančius užsiėmimų laikus, kol tvarkaraštį dar lengva pakoreguoti.
Ar jums patiko straipsnis?
Rekomenduojami straipsniai
)
)
)