Program za načrtovanje ponavljajočih se skupinskih vadb in tečajev brez prekrivanja
30. okt. 202611 min branja
)
S samodejnim ponavljanjem terminov v koledarju si vsak teden prihranite ure ročnega dela. Potem prostor dodelijo drugi skupini, inštruktor odide na dopust ali se začne nov cikel vadb ali tečaja. V razporedu, ki ste ga pripravili septembra, pa se do novembra neopazno pojavijo prekrivanja terminov. To opazite šele, ko dve skupini čakata pred istimi vrati.
Spodaj izveste, kako s programom za razporejanje vadb in tečajev nastavite ponavljajoče se termine, pregledate celoten niz terminov, preden ga vidijo stranke, in ga pozneje varno spremenite. Nasveti so namenjeni studiem za skupinsko vadbo in fitnes, plesnim šolam ter izvajalcem ustvarjalnih delavnic in programov za otroke.
Na kratko: Zanesljivost niza ponavljajočih se terminov je odvisna od tega, kako dobro ga preverite, preden ga objavite. Prvi termin vsake vadbe ali tečaja ustvarite samo enkrat in določite datum zaključka niza, ki ustreza koncu cikla vadbe ali tečaja. Preglejte celoten niz glede na inštruktorje in prostore, za nadaljevanje pa ustvarite nov niz, namesto da podaljšujete starega. Pregled ponovite ob začetku vsakega novega cikla.
Zakaj se pri ponavljajočih se terminih neopazno pojavijo težave?
Redne vadbe so pomembne, saj rutina strankam pomaga ostati aktivne. WHO odraslim priporoča vsaj 150 minut zmerne telesne dejavnosti na teden, vendar 31 % odraslih ni dovolj telesno dejavnih. Če morate zaradi prekrivanja vadbo prestaviti ali odpovedati, porušite ustaljeni ritem vseh prijavljenih.
Niz ustvarite v desetih minutah, nato pa naslednjih deset tednov ne preverjate več, ali je razpored še ustrezen. Prav v tem je težava. Preverite prvi teden in predvidevate, da je vse drugo v redu. Prekrivanje se pokaže v devetem tednu, ko termin, ki ste ga ustvarili pred dvema mesecema, sovpade z inštruktorjevim dopustom.
Pri ponavljajočih se terminih je prekrivanja težje opaziti kot pri enkratnih rezervacijah, saj ob ustvarjanju niza niso vidna.
Kaj povzroča prekrivanja?
- Dopust inštruktorja. Inštruktor si vzame prosto, v nizu pa je kljub dopustu še vedno razporejen na dveh mestih isti večer.
- Spremembe pri uporabi prostorov. Dvorano za določeno obdobje posodijo drugi skupini, nihče pa ne preveri terminov, ki so v tem prostoru že načrtovani.
- Spremembe začetka in zaključka programov. Jesenske vadbe in tečaji trajajo teden dlje, kot je bilo načrtovano, ali pa se spomladanski začnejo, še preden se konča prejšnji niz.
- Prazniki. Praznik pade na dan vadbe ali tečaja, niz pa se nadaljuje, kot da se ni nič zgodilo.
Splošne vzroke prekrivanj najdete v članku zakaj prihaja do dvojnih rezervacij. Ta vodnik obravnava posebnosti vadb in tečajev: niz ponavljajočih se terminov, ki traja več tednov in ga je treba pregledati kot celoto.
Preden začnete, načrtujte svoj teden
Predstavljajte si ponedeljek zvečer v manjšem plesnem studiu. Dva inštruktorja, ena glavna dvorana, manjši prostor in plesna ura za otroke, ki se konča ravno takrat, ko se začne plesna ura za odrasle. Na papirju je vse izvedljivo. V praksi pa je dovolj, da se prva ura zavleče za deset minut, in razpored se podre.
Zapišite si tedenski razpored
Preden ustvarite prvi termin, si zapišite tedenski razpored. Zadostuje preprosta tabela na papirju, za katero boste potrebovali približno petnajst minut. Najprej zabeležite štiri stvari:
- Inštruktorje. Kdo vodi posamezne vadbe in tečaje ter katere dni je dejansko na voljo.
- Prostore. Katere prostore imate ter katere vadbe in tečaji lahko potekajo samo v določenem prostoru.
- Kapaciteto prostora. Koliko ljudi prostor dejansko sprejme, ne koliko bi jih želeli vanj namestiti.
- Čas za menjavo skupin in pripravo prostora. Koliko minut potrebujete med dvema terminoma v istem prostoru.
Nasvet: Že na začetku se dogovorite za poimenovanje in barve. Vadbo »Pilates na blazini, studio A« v svoji barvi je veliko lažje hitro najti kot »Pilates« v privzeti barvi. Prostor je razviden, ne da bi morali karkoli odpreti.
)
1. korak: Ustvarite prvi termin in preverite nastavitve
Najprej ustvarite termin vadbe ali tečaja kot skupinski dogodek. V Reserviovem koledarju terminov kliknete datum in uro ter vnesete podrobnosti skupinskega dogodka. Prvi dogodek pravilno nastavite, saj se njegove nastavitve prenesejo na vse ponovitve.
Podatki, ki jih je treba vnesti
- Ime dogodka. Izberite dovolj jasno ime, da bodo stranke vedele, za kaj gre. Če imate več prostorov, vključite tudi ime prostora.
- Storitev in osebje. Dodelite storitev in inštruktorja, ki vodi vadbo ali tečaj.
- Ura in trajanje. Trajanje je vnaprej določeno glede na storitev, vendar ga lahko spremenite.
- Število mest in cena. Oboje se vnaprej izpolni glede na nastavitve storitve, zato ju spremenite enkrat v nastavitvah storitve, namesto da ju urejate pri vsakem dogodku posebej.
- Barva. Za vsako vrsto vadbe ali tečaja uporabite drugo barvo, da bo tedenski razpored pregleden že na prvi pogled.
Število mest preverite še enkrat. Če je v dvorani prostora za dvanajst podlog, ne nastavite petnajstih mest samo zato, ker tako piše pri storitvi. Več o omejitvah preberite v navodilih za nastavitev števila mest in pravilih za razporejanje terminov v studiu pilatesa.
Karolína Loukotová iz podjetja Ski surf sport je povedala: »Ker skoraj vsako dejavnost vodi drug inštruktor, nam Reservio res pomaga ohranjati red. Vsak lahko preprosto vidi čas in lokacijo svoje dejavnosti ter število udeležencev.«
Zaprte skupine in programi za otroke
Vodite programe za otroke ali zaprt tečaj? Dogodek označite kot zaseben. Rezervirajo ga lahko samo stranke z vašo neposredno povezavo za rezervacijo. Če so rezervacije za celoten program namenjene družinam že vpisanih otrok, povezavo delite samo z njimi. Število mest nastavite glede na velikost skupine, da na posamezen termin ne bo prijavljenih več otrok, kot jih prostor lahko sprejme.
2. korak: Nastavite ponavljanje in določite datum zaključka
Ko je prvi termin pravilno nastavljen, vklopite ponavljanje, namesto da bi ročno ustvarjali vsak termin. Tako v praksi nastavite ponavljajoče se termine vadbe ali tečaja: vzorec nastavite enkrat, termini pa se prikažejo v koledarju. Enako lahko storite v mobilni aplikaciji.
Nastavitev v petih korakih
- Odprite nastavitev ponavljanja. V podrobnostih dogodka izberite, kako pogosto naj se termin ponavlja, kot je opisano v navodilih v centru za pomoč.
- Nastavite interval ponavljanja. Izberite, ali naj se termin ponavlja na primer vsak teden ali vsaka dva tedna.
- Izberite dan ponavljanja. Določite dan v tednu, ko poteka vadba ali tečaj.
- Določite zaključek. Pri možnosti »Konča se« nastavite, da se niz zaključi po določenem številu terminov ali na izbrani datum.
- Shranite in preverite. Odprite koledar ter si oglejte prvi in zadnji termin v nizu.
Določite datum zaključka niza
Vedno določite datum zaključka niza. Uskladite ga s koncem cikla vadbe ali tečaja in niza ne pustite brez jasnega datuma zaključka. Razpoložljivost prostorov in razpored inštruktorjev se lahko pozneje spremenita. Ko prostor dodelijo drugi skupini, se nihče ne spomni, da niz še vedno obstaja.
Vendar niza ne zaključite prezgodaj, saj stranke potrebujejo čas, da razvijejo rutino. V znani študiji o oblikovanju navad je bilo v povprečju potrebnih približno 66 dni, da je novo vedenje postalo samodejno; pri posameznikih se je čas gibal od 18 do 254 dni. Udeleženci so vedenje ponavljali vsak dan, zato se rutina pri tedenskih vadbah razvija počasneje. Zato naj niz zajema celoten cikel vadbe ali tečaja.
Ta tri pravila olajšajo upravljanje terminov do konca cikla:
- Pri tečajih z določenim trajanjem določite skupno število srečanj. Šesttedenski začetni tečaj naj se konča po skupno šestih srečanjih, vključno s prvim, ne glede na koledarske datume.
- Za vsak vzorec ustvarite svoj niz. Če vadba ali tečaj poteka ob ponedeljkih in četrtkih ob različnih urah, ustvarite dva niza, ne enega.
- Za več terminov na isti dan ustvarite ločene dogodke. Najkrajši interval ponavljanja je en dan, zato za vadbe ali srečanja, ki potekajo večkrat na dan, ustvarite ločene dogodke.
Pravila rezervacij določajo še dodatno omejitev. Določite lahko tudi, koliko časa vnaprej lahko stranke rezervirajo, da bodo za rezervacijo na voljo le termini za obdobje, ki ste ga že načrtovali.
)
Razpored pripravite samo enkrat
Nastavite koledar
3. korak: Preden stranke vidijo razpored, preglejte celoten niz
To je korak, ki ga večina studiev preskoči, čeprav lahko prav pri njem odkrijete skrita prekrivanja. Preden omogočite spletne rezervacije za niz, v programu za razporejanje vadb in tečajev kritično preglejte celoten razpored, kot da ga niste sestavili sami. Reservio prikazuje vse termine v skupnem koledarju, zato ga morate le pozorno pregledati.
Pet preverjanj
- Preverite razpored vsakega inštruktorja. Filtrirajte koledar po zaposlenih in preverite tedenski razpored vsakega inštruktorja. Nobenemu inštruktorju ne smeta biti hkrati dodeljena dva termina.
- Preverite zasedenost vsakega prostora. Preverite vse termine v posameznem prostoru za izbrani dan; njegovo ime vključite v naslove dogodkov. Termini se ne smejo prekrivati, med zaporednimi termini v istem prostoru pa upoštevajte čas za menjavo skupin in pripravo prostora.
- Preverite praznike, počitnice in zaključek programa. Pomaknite se do praznikov, šolskih počitnic in tedna, ko se program konča.
- Preverite število mest. Nastavljeno število mest ne sme presegati števila udeležencev, ki jih dodeljeni prostor lahko sprejme.
- Preverite zadnji termin. Odprite zadnji termin v nizu, ne samo prvega. Tam se pokažejo morebitne preostale napake.
Če imate več inštruktorjev, uporabite skupni koledar, da boste lažje opazili prekrivanja med njihovimi termini. V članku koledar terminov za več zaposlenih izveste, kako izbrati koledar za usklajevanje razporedov ekipe. Z upravljanjem ekipe ohranite vse razporede na enem mestu.
Nasvet: Pregled opravite, preden omogočite spletne rezervacije. Ko se stranke že prijavijo, morate o vsaki spremembi nekoga obvestiti.
)
Poskrbite, da bodo vsi inštruktorji na tekočem
Upravljajte svojo ekipo
4. korak: Spremenite termin, ne da bi porušili niz
Načrti se lahko spremenijo sredi programa. Inštruktor zboli, dvorana je za en dan zaprta ali pa je priljubljen tečaj treba podaljšati za dva tedna. Pomembno je, kako spremembo izvedete, saj lahko z nepremišljenim urejanjem znova povzročite prekrivanje, ki ste ga pred objavo že odpravili.
Podaljšanje niza
Najpogostejša sprememba je podaljšanje niza. Za podaljšano obdobje ustvarite nov dogodek in v njem nastavite ponavljanje. Preverite datum začetka, datum zaključka in inštruktorja. Ne spreminjajte niza, ki se je že končal, saj se lahko zgodi, da se ponovitve ne ustvarijo ali pa se pojavijo dvakrat. Če se program na primer konča dva tedna pozneje, kot je bilo načrtovano, ustvarite nov niz za ta dva tedna, ki se začne takoj po koncu starega.
Druge spremembe
- Najprej določite, na kaj se sprememba nanaša. Gre za en termin ali za vse prihodnje termine v nizu?
- Po spremembi znova preverite koledar. Zamenjava inštruktorja ali prostora lahko povzroči novo prekrivanje.
- Stranke obvestite dovolj zgodaj. O odpovedi ali prestavitvi termina obvestite prijavljene stranke, še preden se odpravijo od doma.
Jasna komunikacija je ključna. Pregled raziskav organizacije Cochrane na področju zdravstva nakazuje, da je udeležba večja, če pošiljamo opomnike po SMS-sporočilih, kot če opomnikov ne pošiljamo; enak pristop lahko uporabijo tudi studii. Samodejni opomniki skrbijo, da so stranke obveščene, v članku kako zmanjšati število izostankov na vadbah in tečajih pa najdete več nasvetov za obveščanje strank in pošiljanje opomnikov.
Kako izbrati program za razporejanje vadb in tečajev
Vsakič, ko ponavljajoče se termine urejate ročno, lahko spregledate prekrivanje. Pri izbiri programa zato preverite, ali njegove funkcije zmanjšajo ročno vnašanje terminov ter olajšajo preverjanje razporedov in popravljanje prekrivanj.
Primerjajte teh šest funkcij
- Ponavljanje z datumom zaključka. Ponavljanje lahko nastavite tako, da se konča po določenem številu terminov ali na izbrani datum.
- Dodeljen inštruktor pri vsakem terminu. Vsak dogodek ima navedeno ime inštruktorja, zato lahko takoj vidite, kdo vodi posamezno vadbo ali srečanje tečaja.
- Število mest in omejitev rezervacije na stranko. Določite lahko največje število udeležencev na posameznem terminu in koliko mest lahko rezervira posamezna stranka.
- Zasebni dogodki. Za termine zaprte skupine, na primer otroškega tečaja, so rezervacije mogoče prek neposredne povezave.
- Dostop prek mobilnega telefona. Termine lahko ustvarjate in spreminjate na telefonu, tudi ko niste na recepciji.
- Spletno plačilo. Stranke lahko ob rezervaciji plačajo prek spleta, zato veste, kdo je že poravnal plačilo.
Michaela Vejrostová iz studia joge Projekt do sebe je povedala: »Odkar uporabljamo Reservio, vedno natančno vemo, koliko strank se prijavi na naše vadbe in koliko jih je plačalo prek spleta. Tako prihranimo čas vsi, jaz pa se lahko posvetim razvoju svojega podjetja.«
Nastavite enkrat in preglejte ob začetku vsakega novega cikla
Zanesljiv razpored ponavljajočih se terminov temelji na štirih navadah. Prvi termin vsake vadbe ali tečaja ustvarite samo enkrat in uporabite ustrezne privzete nastavitve, za vsak niz določite datum zaključka, ki ustreza koncu cikla vadbe ali tečaja, preden ga vidijo stranke, preglejte celoten niz glede na inštruktorje in prostore ter za podaljšanje ustvarite nov niz, namesto da spreminjate starega.
Dodajte še peto navado: ob začetku vsakega novega cikla vadb ali tečaja namenite petnajst minut pregledu. V razporedu za prihodnje tedne preverite, ali dopusti inštruktorjev ali spremembe prostorov povzročajo prekrivanja, ter težave odpravite, še preden se stranke začnejo prijavljati. Pred začetkom prijav za odpravo prekrivanja potrebujete le nekaj klikov. Pozneje pa morate opraviti klice, vrniti denar in znova pridobiti zaupanje. Pregled si v koledarju nastavite kot ponavljajočo se nalogo, da ga ne boste izpustili niti v napornih tednih.
Pregled je najučinkovitejši, kadar je vse na enem mestu: v Reserviovem koledarju lahko skupaj preverite termine, inštruktorje in rezervacije za celoten cikel vadbe ali tečaja.
Če ta teden naredite samo eno stvar, izberite najbolj zaseden dan v tednu in preverite razpored za vsakega inštruktorja posebej. Če odkrijete prekrivanje, ste ga opazili še pred strankami.
)
Uredite razpored in se posvetite vadbam in tečajem
Brezplačno preizkusite Reservio
Pogosta vprašanja
Kako nastavim ponavljajoče se termine vadbe ali tečaja?
Ustvarite termin tečaja kot skupinski dogodek in odprite nastavitve ponavljanja. Izberite pogostost ponavljanja in dan v tednu, ko srečanje poteka, ter določite, kdaj se niz konča: po določenem številu terminov ali na izbrani datum. Enake možnosti so na voljo v mobilni aplikaciji. Nato v koledarju preverite prvi in zadnji termin v nizu ter se prepričajte, da sta datuma pravilna in da je dodeljen pravi inštruktor.
Kako daleč vnaprej naj načrtujem ponavljajoče se termine tečaja?
Načrtujte do konca trenutnega tečajnega cikla, ne za nedoločen čas. Niz, usklajen s tečajnim ciklom, se konča skupaj s programom, zato stari termini ne ostanejo v razporedu po zamenjavi dodeljenega prostora ali inštruktorja. Pri tečajih z določenim trajanjem, na primer šesttedenskem programu, nastavite zaključek po ustreznem številu srečanj. Za naslednji tečajni cikel ustvarite nov niz.
Kako podaljšam niz ponavljajočih se terminov?
Za podaljšano obdobje ustvarite nov dogodek in v njem nastavite ponavljanje. Spreminjanje niza, ki se je že zaključil, lahko povzroči, da se ponovitve ne ustvarijo ali pa se dogodki podvojijo, zato je varneje začeti nov niz. Pozorno preverite datume, da se novi niz začne takoj po koncu starega ter da je dodeljen pravi inštruktor in nastavljeno ustrezno število mest.
Ali lahko za zaprto skupino organiziram otroške tečaje?
Da. Dogodek označite kot zaseben in rezervirajo ga lahko samo stranke z vašo neposredno povezavo za rezervacijo. To je primerno za programe za otroke z določenim trajanjem, pri katerih so rezervacije namenjene družinam že vpisanih otrok. Povezavo delite samo s temi družinami in preverite, da število razpoložljivih mest ne presega kapacitete prostora. Na posameznem srečanju nikoli ne sme biti več otrok, kot jih prostor lahko sprejme. Zaprte skupine olajšajo tudi pregled prijav, če povezavo za rezervacijo posredujete le družinam že vpisanih otrok.
Kako preprečim, da bi bil inštruktor razporejen na dva termina hkrati?
Preden omogočite rezervacije za niz, filtrirajte koledar po zaposlenih in preverite tedenski razpored posameznega inštruktorja. Upoštevajte praznike in zadnji termin v nizu. To storite za vsakega inštruktorja in ponovite ob spremembah datumov dopusta ali dodeljenih prostorov. Vzame le nekaj minut, težave pa odkrijete, ko jih je še preprosto odpraviti.
Vam je članek všeč?
Priporočeni članki
)
)
)