Λογισμικό για τον προγραμματισμό επαναλαμβανόμενων ομαδικών μαθημάτων χωρίς επικαλύψεις
30 Οκτ 202611 λεπτά ανάγνωσης
)
Ο προγραμματισμός επαναλαμβανόμενων μαθημάτων σάς εξοικονομεί ώρες κάθε εβδομάδα. Όμως, αρκεί να παραχωρηθεί μια αίθουσα σε άλλη ομάδα, να πάρει άδεια ένας εκπαιδευτής ή να ξεκινήσει μια νέα περίοδος μαθημάτων για να εμφανιστούν τον Νοέμβριο επικαλύψεις στο πρόγραμμα που φτιάξατε τον Σεπτέμβριο. Κανείς δεν τις προσέχει μέχρι να βρεθούν δύο ομάδες έξω από την ίδια πόρτα.
Παρακάτω θα δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό διαχείρισης μαθημάτων για να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενα μαθήματα, να ελέγξετε ολόκληρη τη σειρά μαθημάτων πριν τη δουν οι πελάτες και να κάνετε αλλαγές με ασφάλεια αργότερα. Ο οδηγός απευθύνεται σε στούντιο που διοργανώνουν ομαδικά μαθήματα γυμναστικής, χορού, τέχνης και δραστηριότητες για παιδιά.
Με λίγα λόγια: Η αξιοπιστία μιας σειράς επαναλαμβανόμενων μαθημάτων εξαρτάται από τους ελέγχους που κάνετε πριν γίνει διαθέσιμη για κρατήσεις. Δημιουργήστε κάθε μάθημα μία φορά και ορίστε ημερομηνία λήξης που να συμπίπτει με το τέλος της περιόδου μαθημάτων. Ελέγξτε ολόκληρη τη σειρά ανά εκπαιδευτή και αίθουσα και, αντί να παρατείνετε μια παλιά σειρά, δημιουργήστε μια νέα. Επαναλάβετε τον έλεγχο σε κάθε νέα περίοδο.
Γιατί προκύπτουν προβλήματα στα επαναλαμβανόμενα μαθήματα χωρίς να γίνονται αντιληπτά;
Τα τακτικά μαθήματα είναι σημαντικά, επειδή η ρουτίνα βοηθά τους πελάτες να παραμένουν δραστήριοι. Ο ΠΟΥ συνιστά στους ενήλικες τουλάχιστον 150 λεπτά μέτριας σωματικής δραστηριότητας την εβδομάδα, ωστόσο το 31% των ενηλίκων δεν ασκείται αρκετά. Μια επικάλυψη στο πρόγραμμα που οδηγεί σε αλλαγή ή ακύρωση μαθήματος διακόπτει τη ρουτίνα όλων όσοι έχουν κάνει κράτηση.
Μια σειρά επαναλαμβανόμενων μαθημάτων δημιουργείται σε δέκα λεπτά και στη συνέχεια θεωρείται σωστή για δέκα εβδομάδες, χωρίς νέο έλεγχο. Εκεί βρίσκεται το πρόβλημα. Ελέγχετε την πρώτη εβδομάδα και θεωρείτε ότι οι υπόλοιπες είναι εντάξει. Το πρόβλημα εμφανίζεται την ένατη εβδομάδα, όταν η άδεια ενός εκπαιδευτή συμπίπτει με ένα μάθημα που δημιουργήσατε δύο μήνες νωρίτερα.
Οι επικαλύψεις στο πρόγραμμα περνούν πιο εύκολα απαρατήρητες στις σειρές επαναλαμβανόμενων μαθημάτων απ’ ό,τι στις μεμονωμένες κρατήσεις, επειδή δεν είναι ορατές όταν δημιουργείτε τη σειρά.
Από πού προκύπτουν οι επικαλύψεις στο πρόγραμμα
- Άδεια εκπαιδευτή. Ένας εκπαιδευτής δηλώνει άδεια, αλλά η σειρά εξακολουθεί να τον εμφανίζει σε δύο μέρη το ίδιο βράδυ.
- Αλλαγές αιθουσών. Μια αίθουσα παραχωρείται σε άλλη ομάδα για μια περίοδο, αλλά κανείς δεν ελέγχει ξανά τα μαθήματα που πραγματοποιούνταν εκεί.
- Αλλαγές στη διάρκεια της περιόδου μαθημάτων. Τα φθινοπωρινά μαθήματα διαρκούν μία εβδομάδα παραπάνω από το προγραμματισμένο ή τα ανοιξιάτικα αρχίζουν πριν ολοκληρωθεί η προηγούμενη περίοδος.
- Εβδομάδες αργιών. Μια επίσημη αργία πέφτει την ημέρα του μαθήματος και η σειρά συνεχίζεται σαν να μην έχει αλλάξει τίποτα.
Για τις συνηθέστερες αιτίες των επικαλύψεων στο πρόγραμμα, δείτε γιατί γίνονται διπλές κρατήσεις. Αυτός ο οδηγός εστιάζει σε ό,τι αφορά ειδικά τα μαθήματα: ένα μάθημα που επαναλαμβάνεται επί εβδομάδες, με όλες τις επαναλήψεις του να χρειάζονται έλεγχο.
Σχεδιάστε πρώτα το εβδομαδιαίο πρόγραμμα
Φανταστείτε ένα βράδυ Δευτέρας σε ένα μικρό στούντιο χορού. Δύο εκπαιδευτές, μία μεγάλη αίθουσα, μια μικρότερη αίθουσα και ένα παιδικό μάθημα που τελειώνει ακριβώς όταν αρχίζει το μάθημα ενηλίκων. Στα χαρτιά, όλα λειτουργούν. Στο ημερολόγιο, όμως, μια καθυστέρηση δέκα λεπτών αρκεί για να δημιουργήσει πρόβλημα.
Αποτυπώστε το πρόγραμμα της εβδομάδας
Πριν δημιουργήσετε έστω και ένα μάθημα, αποτυπώστε το πρόγραμμα της εβδομάδας. Αρκεί ένας απλός πίνακας σε χαρτί και θα χρειαστείτε περίπου δεκαπέντε λεπτά. Σημειώστε πρώτα τέσσερα πράγματα:
- Εκπαιδευτές. Ποιος διδάσκει τι και ποιες ημέρες είναι πραγματικά διαθέσιμος.
- Αίθουσες. Ποιους χώρους διαθέτετε και ποια μαθήματα μπορούν να γίνουν μόνο σε συγκεκριμένη αίθουσα.
- Χωρητικότητα. Τον πραγματικό αριθμό ατόμων που χωρά κάθε αίθουσα, όχι αυτόν που ελπίζετε να χωρέσει.
- Χρόνος αλλαγής ομάδας. Πόσα λεπτά χρειάζεστε ανάμεσα σε δύο μαθήματα στην ίδια αίθουσα.
Συμβουλή: Συμφωνήστε από τώρα στις ονομασίες και στα χρώματα. Με σαφείς ονομασίες και συγκεκριμένα χρώματα ξεχωρίζετε πολύ πιο εύκολα τα μαθήματα στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα. Για παράδειγμα, το «Pilates στο στρώμα, Αίθουσα Α» με δικό του χρώμα αναγνωρίζεται πιο εύκολα από το «Pilates» με το προεπιλεγμένο χρώμα. Η αίθουσα φαίνεται χωρίς να χρειάζεται να ανοίξετε το μάθημα.
)
Βήμα 1: Δημιουργήστε κάθε μάθημα μία φορά με τις σωστές αρχικές ρυθμίσεις
Ξεκινήστε δημιουργώντας το μάθημα ως μεμονωμένη ομαδική εκδήλωση. Στο ημερολόγιο διαχείρισης του Reservio, επιλέγετε ημερομηνία και ώρα και συμπληρώνετε τα στοιχεία της ομαδικής εκδήλωσης. Φροντίστε να ρυθμίσετε σωστά την πρώτη εκδήλωση, γιατί αυτή θα καθορίσει όλες τις επαναλήψεις.
Τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσετε
- Όνομα εκδήλωσης. Επιλέξτε μια σαφή ονομασία, ώστε οι πελάτες να καταλαβαίνουν περί τίνος πρόκειται, και προσθέστε την αίθουσα αν διαθέτετε περισσότερες από μία.
- Υπηρεσία και προσωπικό. Επιλέξτε την υπηρεσία και τον εκπαιδευτή που θα αναλάβει το μάθημα.
- Ώρα και διάρκεια. Η διάρκεια ορίζεται αρχικά από την υπηρεσία, αλλά μπορείτε να την αλλάξετε.
- Χωρητικότητα και τιμή. Συμπληρώνονται από τις ρυθμίσεις της υπηρεσίας, επομένως αλλάξτε τες μία φορά στις ρυθμίσεις της υπηρεσίας αντί να τις τροποποιείτε για κάθε εκδήλωση.
- Χρώμα. Χρησιμοποιήστε διαφορετικό χρώμα για κάθε τύπο μαθήματος, ώστε να βλέπετε με μια ματιά πώς διαμορφώνεται η εβδομάδα.
Ελέγξτε ξανά τη χωρητικότητα. Αν μια αίθουσα χωρά δώδεκα στρωματάκια γυμναστικής, μην ορίσετε δεκαπέντε θέσεις επειδή αυτό προβλέπουν οι ρυθμίσεις της υπηρεσίας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα όρια, δείτε πώς ορίζεται το όριο συμμετεχόντων ανά μάθημα και κανόνες κρατήσεων για στούντιο Pilates.
Η Karolína Loukotová από το Ski surf sport είπε: «Καθώς σχεδόν κάθε δραστηριότητα οργανώνεται από διαφορετικό εκπαιδευτή, το Reservio μάς βοηθά πραγματικά να παραμένουμε οργανωμένοι. Όλοι μπορούν εύκολα να δουν την ώρα και την τοποθεσία της δραστηριότητάς τους, καθώς και τον αριθμό των συμμετεχόντων.»
Κλειστά τμήματα και παιδικά προγράμματα
Διοργανώνετε παιδικά προγράμματα ή μαθήματα για κλειστό τμήμα; Ορίστε την εκδήλωση ως ιδιωτική. Μόνο οι πελάτες που έχουν τον απευθείας σύνδεσμο κράτησης μπορούν να κάνουν κράτηση, ώστε το τμήμα να παραμείνει διαθέσιμο μόνο στις εγγεγραμμένες οικογένειες σε όλη την περίοδο. Κοινοποιήστε τον σύνδεσμο μόνο σε αυτές τις οικογένειες και ορίστε χωρητικότητα ίση με το μέγεθος του τμήματος, ώστε να μην εγγραφούν περισσότερα παιδιά από όσα χωρά η αίθουσα.
Βήμα 2: Ορίστε τη συχνότητα επανάληψης και ημερομηνία λήξης
Μόλις ρυθμίσετε σωστά το πρώτο μάθημα, ορίστε να επαναλαμβάνεται αντί να δημιουργείτε κάθε ημερομηνία ξεχωριστά. Ορίζετε τη συχνότητα μία φορά και όλες οι ημερομηνίες των μαθημάτων εμφανίζονται στο ημερολόγιο. Μπορείτε να κάνετε το ίδιο και από την εφαρμογή για κινητά.
Ρύθμιση σε πέντε βήματα
- Ανοίξτε τη ρύθμιση επανάληψης. Στα στοιχεία της εκδήλωσης, επιλέξτε πόσο συχνά θα επαναλαμβάνεται το μάθημα, όπως περιγράφεται στον οδηγό του κέντρου βοήθειας.
- Επιλέξτε τη συχνότητα. Χρησιμοποιήστε την επιλογή «Επανάληψη κάθε» για να ορίσετε το διάστημα, για παράδειγμα κάθε εβδομάδα ή κάθε δύο εβδομάδες.
- Επιλέξτε ημέρα. Χρησιμοποιήστε την επιλογή «Επανάληψη την» για να επιλέξετε την ημέρα της εβδομάδας που γίνεται το μάθημα.
- Ορίστε τη λήξη. Στην ενότητα «Λήξη», σταματήστε τη σειρά μετά από συγκεκριμένο αριθμό μαθημάτων ή σε συγκεκριμένη ημερομηνία.
- Αποθηκεύστε και ελέγξτε το αποτέλεσμα. Ανοίξτε το ημερολόγιο και ελέγξτε το πρώτο και το τελευταίο μάθημα της σειράς.
Ορίστε ημερομηνία λήξης
Ορίζετε πάντα ημερομηνία λήξης για τη σειρά. Ορίστε τη στο τέλος της περιόδου μαθημάτων σας, όχι σε μια αόριστη ημερομηνία. Χωρίς σαφές τέλος, μια σειρά μπορεί να συνεχίζεται ακόμη κι όταν έχουν αλλάξει τα δεδομένα βάσει των οποίων σχεδιάστηκε. Κανείς δεν θυμάται ότι υπάρχει όταν η αίθουσα παραχωρείται αλλού.
Μην ορίσετε, όμως, υπερβολικά κοντινή ημερομηνία λήξης, καθώς οι πελάτες χρειάζονται χρόνο για να αποκτήσουν μια σταθερή ρουτίνα. Σε μια γνωστή μελέτη για τη δημιουργία συνηθειών, χρειάστηκαν κατά μέσο όρο περίπου 66 ημέρες για να γίνει μια νέα συμπεριφορά αυτόματη. Ο χρόνος αυτός κυμάνθηκε από 18 έως 254 ημέρες, ανάλογα με το άτομο. Οι συμμετέχοντες επαναλάμβαναν μια συμπεριφορά καθημερινά, ενώ η δημιουργία μιας σταθερής συνήθειας μέσω εβδομαδιαίων μαθημάτων απαιτεί περισσότερο χρόνο. Γι’ αυτό, μια ολόκληρη περίοδος είναι μια λογική διάρκεια.
Αυτοί οι τρεις κανόνες διευκολύνουν τη διαχείριση μιας σειράς από την αρχή μέχρι το τέλος της περιόδου:
- Ορίστε αριθμό μαθημάτων για κύκλους με καθορισμένη διάρκεια. Ένας κύκλος μαθημάτων για αρχάριους διάρκειας έξι εβδομάδων ολοκληρώνεται μετά από έξι μαθήματα, ανεξάρτητα από το τι δείχνει το ημερολόγιο.
- Δημιουργήστε ξεχωριστή σειρά για κάθε διαφορετική ημέρα και ώρα. Αν ένα μάθημα γίνεται Δευτέρα και Πέμπτη σε διαφορετικές ώρες, δημιουργήστε δύο σειρές και όχι μία.
- Λάβετε υπόψη τις καθημερινές επαναλήψεις. Το μικρότερο διάστημα μεταξύ επαναλήψεων είναι μία ημέρα, επομένως για ένα μάθημα που γίνεται πολλές φορές την ημέρα χρειάζονται ξεχωριστές εκδηλώσεις.
Οι κανόνες κρατήσεων βάζουν ένα επιπλέον όριο. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε πόσο νωρίτερα μπορούν να κάνουν κράτηση οι πελάτες, ώστε ο χρονικός ορίζοντας των διαθέσιμων κρατήσεων να παραμένει κοντά στην περίοδο για την οποία έχετε ήδη σχεδιάσει πρόγραμμα.
)
Οργανώστε το πρόγραμμα των μαθημάτων σας μία φορά
Ρυθμίστε το ημερολόγιό σας
Βήμα 3: Ελέγξτε ολόκληρη τη σειρά πριν τη δουν οι πελάτες
Αυτό είναι το βήμα που παραλείπουν τα περισσότερα στούντιο και εκεί εντοπίζονται οι επικαλύψεις στο πρόγραμμα που έχουν περάσει απαρατήρητες. Πριν ενεργοποιήσετε τις ηλεκτρονικές κρατήσεις για τη σειρά, εξετάστε ολόκληρο το πρόγραμμα στο λογισμικό διαχείρισης μαθημάτων σαν να το βλέπετε πρώτη φορά, όχι με τη ματιά εκείνου που το δημιούργησε. Το Reservio διατηρεί όλα τα μαθήματα σε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο, επομένως αρκεί να το εξετάσετε προσεκτικά.
Οι πέντε έλεγχοι
- Ελέγξτε κάθε εκπαιδευτή. Φιλτράρετε το ημερολόγιο ανά υπάλληλο και παρακολουθήστε το πρόγραμμα ενός ατόμου σε όλη την εβδομάδα. Κανείς δεν πρέπει να εμφανίζεται σε δύο μαθήματα την ίδια ώρα.
- Ελέγξτε το ημερήσιο πρόγραμμα κάθε αίθουσας. Χρησιμοποιήστε το όνομα της αίθουσας στους τίτλους των εκδηλώσεων για να εντοπίσετε τα μαθήματά της. Τα μαθήματα δεν πρέπει να επικαλύπτονται, ενώ ανάμεσα σε διαδοχικά μαθήματα πρέπει να υπάρχει ο χρόνος που χρειάζεστε για την αλλαγή ομάδας.
- Ελέγξτε τις κρίσιμες εβδομάδες. Δείτε τις επίσημες αργίες, τις σχολικές διακοπές και την τελευταία εβδομάδα της περιόδου μαθημάτων.
- Ελέγξτε τη χωρητικότητα. Βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός συμμετεχόντων που επιτρέπεται στο μάθημα είναι κατάλληλος για τον χώρο όπου γίνεται.
- Ελέγξτε το τελευταίο μάθημα. Ανοίξτε το τελευταίο μάθημα της σειράς, όχι μόνο το πρώτο. Εκεί μπορεί να εντοπίσετε λάθη που σας ξέφυγαν στον αρχικό έλεγχο.
Όταν υπάρχουν αρκετοί εκπαιδευτές, βοηθά να βλέπετε όλα τα προγράμματά τους στο ίδιο ημερολόγιο. Δείτε πώς να επιλέξετε ημερολόγιο για το πρόγραμμα της ομάδας σας. Οι λειτουργίες διαχείρισης προσωπικού σάς επιτρέπουν να έχετε τα προγράμματα όλων των εκπαιδευτών συγκεντρωμένα σε ένα σημείο.
Συμβουλή: Κάντε τον έλεγχο πριν ενεργοποιήσετε τις ηλεκτρονικές κρατήσεις. Μόλις εγγραφούν πελάτες, κάθε αλλαγή σημαίνει ότι πρέπει να ενημερώσετε κάποιον.
)
Ενημερώστε όλους τους εκπαιδευτές
Διαχειριστείτε την ομάδα σας
Βήμα 4: Αλλάξτε ένα μάθημα χωρίς να διαταράξετε τη σειρά
Τα σχέδια αλλάζουν στη διάρκεια της περιόδου μαθημάτων. Ένας εκπαιδευτής αρρωσταίνει, μια αίθουσα κλείνει για μία ημέρα ή ένα δημοφιλές πρόγραμμα χρειάζεται δύο επιπλέον εβδομάδες. Σημασία έχει ο τρόπος που κάνετε την αλλαγή, επειδή μια απρόσεκτη τροποποίηση μπορεί να δημιουργήσει νέες επικαλύψεις στο πρόγραμμα μετά τον αρχικό έλεγχο.
Παράταση σειράς μαθημάτων
Η συνηθέστερη αλλαγή είναι η παράταση μιας σειράς μαθημάτων. Για να την παρατείνετε, δημιουργήστε νέα εκδήλωση για την επιπλέον περίοδο και ρυθμίστε εκεί την επανάληψη. Ελέγξτε την ημερομηνία έναρξης, την ημερομηνία λήξης και τον εκπαιδευτή. Μην προσπαθήσετε να τροποποιήσετε μια σειρά που έχει ήδη ολοκληρωθεί, καθώς έτσι μπορεί να μη δημιουργηθεί κάποια επανάληψη ή να εμφανιστούν διπλές εκδηλώσεις. Για παράδειγμα, αν η περίοδος διαρκεί δύο εβδομάδες παραπάνω από το προγραμματισμένο, δημιουργήστε νέα σειρά για αυτές τις δύο εβδομάδες, ξεκινώντας από εκεί που τελειώνει η παλιά.
Άλλες αλλαγές
- Αποφασίστε πρώτα ποια μαθήματα θα αλλάξετε. Αφορά ένα μάθημα ή όλα τα μαθήματα της σειράς από εδώ και πέρα;
- Ελέγξτε ξανά το ημερολόγιο μετά την αλλαγή. Μια αλλαγή εκπαιδευτή ή αίθουσας μπορεί να δημιουργήσει νέα επικάλυψη στο πρόγραμμα.
- Ενημερώστε έγκαιρα τους πελάτες. Οι πελάτες που έχουν εγγραφεί πρέπει να μαθαίνουν για τυχόν ακύρωση ή αλλαγή ημέρας, ώρας ή αίθουσας πριν φύγουν από το σπίτι.
Η έγκαιρη και σαφής ενημέρωση βοηθά να αποφεύγονται οι παρεξηγήσεις. Στον τομέα της υγείας, σύμφωνα με μια ανασκόπηση Cochrane, υπάρχουν ενδείξεις ότι οι υπενθυμίσεις με γραπτά μηνύματα αυξάνουν την προσέλευση σε σύγκριση με την απουσία υπενθυμίσεων, και τα στούντιο μπορούν να εφαρμόσουν την ίδια προσέγγιση. Οι αυτόματες υπενθυμίσεις κρατούν τους πελάτες ενημερωμένους. Στο άρθρο πώς να μειώσετε τις απουσίες χωρίς προειδοποίηση από τα μαθήματά σας θα βρείτε πρακτικές συμβουλές για την ενημέρωση των πελατών.
Τι να αναζητήσετε σε ένα λογισμικό διαχείρισης μαθημάτων
Όσο περισσότερες ενέργειες κάνετε με το χέρι κατά τον προγραμματισμό επαναλαμβανόμενων μαθημάτων, τόσο αυξάνεται ο κίνδυνος να περάσει απαρατήρητη κάποια επικάλυψη. Ένα καλό λογισμικό διαχείρισης μαθημάτων πρέπει να απλοποιεί τον προγραμματισμό, όχι να τον δυσκολεύει.
Έξι χαρακτηριστικά που αξίζει να συγκρίνετε
- Επανάληψη με ημερομηνία λήξης. Μπορείτε να ορίσετε να σταματά η επανάληψη μετά από συγκεκριμένο αριθμό μαθημάτων ή σε συγκεκριμένη ημερομηνία.
- Εκπαιδευτής σε κάθε μάθημα. Σε κάθε εκδήλωση έχει οριστεί συγκεκριμένος εκπαιδευτής, ώστε να βλέπετε με μια ματιά ποιος διδάσκει τι.
- Χωρητικότητα και όριο θέσεων ανά πελάτη. Μπορείτε να ορίσετε πόσα άτομα μπορούν να συμμετέχουν σε κάθε μάθημα και πόσες θέσεις μπορεί να κλείσει κάθε πελάτης.
- Ιδιωτικές εκδηλώσεις. Για κλειστά τμήματα, όπως ένα παιδικό τμήμα με σταθερούς συμμετέχοντες, οι κρατήσεις μπορούν να γίνονται μέσω απευθείας συνδέσμου.
- Πρόσβαση από κινητό. Μπορείτε να δημιουργείτε και να αλλάζετε μαθήματα από το κινητό σας, χωρίς να βρίσκεστε στη ρεσεψιόν.
- Ηλεκτρονικές πληρωμές. Οι πελάτες μπορούν να πληρώνουν ηλεκτρονικά κατά την κράτηση, ώστε να γνωρίζετε ποιοι έχουν πληρώσει.
Η Michaela Vejrostová από το στούντιο γιόγκα Projekt do sebe είπε: «Από τότε που ξεκινήσαμε να χρησιμοποιούμε το Reservio, γνωρίζουμε πάντα ακριβώς πόσοι πελάτες εγγράφονται στα μαθήματά μας και πόσοι έχουν πληρώσει ηλεκτρονικά. Εξοικονομεί χρόνο για όλους και μου επιτρέπει να επικεντρωθώ στην ανάπτυξη της επιχείρησής μου.»
Οργανώστε το πρόγραμμα μία φορά και ελέγξτε το σε κάθε νέα περίοδο
Για να λειτουργεί σωστά το πρόγραμμα των επαναλαμβανόμενων μαθημάτων σας, ακολουθήστε τέσσερις βασικές συνήθειες. Δημιουργήστε κάθε μάθημα μία φορά με τις σωστές αρχικές ρυθμίσεις, ορίστε ημερομηνία λήξης για κάθε σειρά που να συμπίπτει με το τέλος της περιόδου, ελέγξτε ολόκληρη τη σειρά ανά εκπαιδευτή και αίθουσα πριν τη δουν οι πελάτες και δημιουργήστε νέα σειρά για την επιπλέον περίοδο, αντί να τροποποιείτε την παλιά.
Προσθέστε και μια πέμπτη συνήθεια: έναν έλεγχο δεκαπέντε λεπτών στην αρχή κάθε περιόδου. Εξετάστε τις επόμενες εβδομάδες για άδειες εκπαιδευτών και αλλαγές αιθουσών και διορθώστε τα προβλήματα πριν αρχίσουν οι κρατήσεις. Πριν ανοίξουν οι εγγραφές, μια επικάλυψη στο πρόγραμμα διορθώνεται με λίγα πατήματα. Μετά, χρειάζονται τηλεφωνήματα, επιστροφές χρημάτων και προσπάθεια για να διατηρήσετε την εμπιστοσύνη των πελατών. Καταχωρίστε τον έλεγχο στο ημερολόγιό σας ως επαναλαμβανόμενη εργασία, ώστε να γίνεται ακόμη και στις πιο γεμάτες εβδομάδες.
Ο έλεγχος είναι πιο αποτελεσματικός όταν όλα βρίσκονται σε ένα σημείο: τα μαθήματα, οι εκπαιδευτές και οι κρατήσεις. Με ένα λογισμικό διαχείρισης μαθημάτων όπως το ημερολόγιο του Reservio, μπορείτε να βλέπετε ολόκληρη την περίοδο συγκεντρωμένη σε ένα σημείο. Έτσι, ο έλεγχος γίνεται εύκολα, χωρίς να χρειάζεται να ψάχνετε.
Αν κάνετε μόνο ένα πράγμα αυτή την εβδομάδα, επιλέξτε την πιο γεμάτη ημέρα της εβδομάδας σας και ελέγξτε το πρόγραμμα για κάθε εκπαιδευτή ξεχωριστά. Έτσι θα εντοπίσετε τυχόν επικαλύψεις πριν τις ανακαλύψουν οι πελάτες σας.
)
Διοργανώστε τα μαθήματά σας χωρίς άγχος για το πρόγραμμα
Δοκιμάστε το Reservio δωρεάν
Συχνές ερωτήσεις
Πώς ρυθμίζω επαναλαμβανόμενα μαθήματα;
Δημιουργήστε το μάθημα ως ομαδική εκδήλωση και, στη συνέχεια, ανοίξτε τις ρυθμίσεις επανάληψης. Επιλέξτε πόσο συχνά θα επαναλαμβάνεται, την ημέρα της εβδομάδας που θα γίνεται και πότε θα λήξει: μετά από συγκεκριμένο αριθμό μαθημάτων ή σε συγκεκριμένη ημερομηνία. Οι ίδιες επιλογές είναι διαθέσιμες και στην εφαρμογή για κινητά. Έπειτα, ελέγξτε στο ημερολόγιό σας το πρώτο και το τελευταίο μάθημα της σειράς, για να επιβεβαιώσετε τις ημερομηνίες και τον εκπαιδευτή.
Για ποιο χρονικό διάστημα πρέπει να προγραμματίζω τα επαναλαμβανόμενα μαθήματα;
Ορίστε τα μαθήματα μέχρι το τέλος της τρέχουσας περιόδου μαθημάτων και όχι επ’ αόριστον. Μια σειρά που αντιστοιχεί στη διάρκεια της περιόδου μαθημάτων σας σταματά όταν ολοκληρώνεται το πρόγραμμα. Έτσι δεν συνεχίζουν να εμφανίζονται παλιά μαθήματα στο ημερολόγιο μετά από αλλαγή αίθουσας ή εκπαιδευτή. Για κύκλους μαθημάτων με καθορισμένη διάρκεια, όπως ένα πρόγραμμα έξι εβδομάδων, ορίστε να ολοκληρώνονται μετά από αυτόν τον αριθμό μαθημάτων. Δημιουργήστε νέα σειρά για την επόμενη περίοδο μαθημάτων.
Πώς παρατείνω μια σειρά επαναλαμβανόμενων μαθημάτων;
Δημιουργήστε μια νέα εκδήλωση για την επιπλέον περίοδο μαθημάτων και ρυθμίστε εκεί την επανάληψη. Αν τροποποιήσετε μια σειρά που έχει ήδη ολοκληρωθεί, μπορεί να μη δημιουργηθεί κάποια επανάληψη ή να εμφανιστούν διπλές εκδηλώσεις. Γι’ αυτό είναι ασφαλέστερο να ξεκινήσετε νέα σειρά. Ελέγξτε προσεκτικά τις ημερομηνίες, ώστε η νέα σειρά να αρχίζει ακριβώς όταν τελειώνει η παλιά, με τον σωστό εκπαιδευτή και τη σωστή χωρητικότητα.
Μπορώ να διοργανώσω παιδικά μαθήματα για κλειστό τμήμα;
Ναι. Ορίστε την εκδήλωση ως ιδιωτική και μόνο οι πελάτες που έχουν τον απευθείας σύνδεσμο κράτησης θα μπορούν να κάνουν κράτηση. Αυτό είναι κατάλληλο για παιδικά προγράμματα οργανωμένα σε κύκλους μαθημάτων, στα οποία πρέπει να εγγράφονται μόνο οι οικογένειες που έχουν ήδη δηλώσει συμμετοχή. Κοινοποιήστε τον σύνδεσμο σε αυτές τις οικογένειες και βεβαιωθείτε ότι το όριο συμμετεχόντων δεν ξεπερνά τον αριθμό των παιδιών που χωρά η αίθουσα. Δεν πρέπει ποτέ να συμμετέχουν περισσότερα παιδιά από όσα χωρά ο χώρος. Τα κλειστά τμήματα διευκολύνουν επίσης τη διαχείριση των εγγραφών, αφού μόνο οι εγγεγραμμένες οικογένειες μπορούν να κάνουν κράτηση.
Πώς αποφεύγω τις διπλές κρατήσεις για έναν εκπαιδευτή;
Πριν ανοίξετε τη σειρά για κρατήσεις, φιλτράρετε το ημερολόγιο ανά υπάλληλο και ελέγξτε το πρόγραμμα ενός εκπαιδευτή σε όλη την εβδομάδα. Συμπεριλάβετε τις αργίες και το τελευταίο μάθημα της σειράς. Κάντε αυτόν τον έλεγχο για κάθε εκπαιδευτή και επαναλάβετέ τον κάθε φορά που αλλάζουν οι άδειες ή οι αίθουσες. Ο έλεγχος διαρκεί λίγα λεπτά και σας βοηθά να εντοπίσετε τις επικαλύψεις όσο είναι ακόμη εύκολο να διορθωθούν.
Σας αρέσει το άρθρο;
Προτεινόμενα άρθρα
)
)
)