Cum să alegeți un software de planificare a turelor pentru o afacere mică
17 sep 202612 min de citit
)
Doi dintre terapeuții dumneavoastră sunt convinși că au liber sâmbătă dimineață. Un client este deja programat la unul dintre ei. Aflați abia când clientul sună să confirme, cu patruzeci de minute înainte de deschidere. Nimeni nu a greșit. Doar că foaia de ture nu mai reușește să cuprindă tot ce îi cereați.
Momentul în care programul o ia razna apare, mai devreme sau mai târziu, în aproape fiecare salon, spa sau clinică cu mai mulți angajați și se întâmplă mai repede decât credeți. În acest ghid, explicăm ce contează cu adevărat când comparați soluții de planificare a turelor pentru saloane și mici afaceri de servicii, ce merită să luați în calcul din promisiunile de marketing și ce puteți ignora liniștiți, plus cele cinci lucruri pe care să le testați în perioada de probă gratuită înainte să vă decideți.
Recomandările se aplică indiferent dacă conduceți un salon de înfrumusețare, un studio de masaj sau o clinică. Totuși, nevoile diferă în funcție de tipul de afacere, așa că mai jos găsiți o secțiune dedicată acestor diferențe.
Pe scurt: Două treimi dintre angajații din servicii primesc mai puțin de două săptămâni de preaviz pentru programul lor, iar 80% au foarte puțin sau deloc cuvânt de spus în stabilirea lui. Pentru saloane, spa-uri și clinici, soluția este un software de programări în care programul de lucru al echipei și calendarul de programări al clienților sunt integrate într-un singur sistem, nu două.
De ce nu mai funcționează foile de calcul și foile de hârtie când echipa crește?
Șaptezeci la sută dintre angajații din servicii declară că au avut cel puțin o modificare a orei unei ture în ultima lună. Aceste schimbări sunt motivul real pentru care tabelele manuale nu mai funcționează. Un tabel în Excel ține programul în ordine la început. Ce nu poate face, însă, este să absoarbă schimbări constante și să îi anunțe pe toți în același timp.
Cu o singură persoană, programul este o listă. Cu patru, devine o matrice. Fiecare înregistrare trebuie să fie în acord cu orele de lucru ale personalului, serviciile pentru care este instruit fiecare, programările deja existente, concediile aprobate și numărul real de scaune sau săli de tratament disponibile.
Când adăugați al cincilea membru în echipă, numărul posibil de conflicte crește mai repede decât crește echipa. Este aritmetică, nu neglijență.
De obicei, puteți recunoaște un program de lucru care a încetat să funcționeze după trei semne:
- Modificările se fac prin mesaje. Versiunea „oficială” trăiește într-o conversație de chat, nu în program.
- Varianta reală e în capul dumneavoastră. Ce e scris deja nu mai este de actualitate.
- Fiecare schimbare cere un telefon. Nimeni nu poate confirma nimic de unul singur.
Între timp, munca administrativă tot crește. Antreprenorii petrec deja 36% din săptămâna lor de lucru cu sarcini administrative, iar întreținerea programului de lucru este una dintre părțile cel mai greu de delegat.
Presiunea ajunge și pe umerii echipei. Șaizeci și nouă la sută dintre angajații din servicii sunt obligați să își păstreze programul „deschis și disponibil”, ceea ce înseamnă că flexibilitatea de care are nevoie un program ținut „la mână” are un cost clar: timpul și stresul echipei dumneavoastră.
Ce greșesc aplicațiile generice de planificare a turelor?
Optzeci la sută dintre angajații din servicii au foarte puțin sau deloc cuvânt de spus în programul lor. Software-ul ar trebui să rezolve asta. Multe soluții nu reușesc, pentru că au fost create pentru alt tip de afacere. Într-un salon, spa sau clinică, programul de lucru al echipei este chiar calendarul de programări al clienților. Ele descriu aceeași realitate, nu două diferite.
Majoritatea instrumentelor vândute ca software de planificare a turelor vin din retail și HoReCa (restaurante, cafenele, hoteluri). Ele planifică ore de muncă. Răspund la întrebarea cine este la serviciu între ora două și șase, marți.
Ce nu știu, însă, este că marți la 14:00 este deja promis unui client fidel pentru un tratament de 90 de minute cu un anumit terapeut. Acea informație este gestionată în altă parte, de obicei în sistemul de programări.
Ajungeți astfel să rulați două calendare. Într-o săptămână, încep să difere. Conflictele pe care ați cumpărat software ca să le preveniți nu dispar. Se mută.
Dacă orele de lucru ale personalului dictează ce pot programa clienții, programul echipei și calendarul de programări trebuie să fie același sistem. Doar această regulă elimină cea mai mare parte din opțiuni înainte să mai comparați altceva.
Aici funcționează diferit un instrument precum Reservio. Gestionarea echipei și calendarul de programări sunt același calendar, astfel încât setarea orelor de lucru ale unui membru al echipei înseamnă și setarea intervalelor pe care clienții le pot rezerva cu el. Când aprobați concediul cuiva, intervalele respective se închid automat.
Merită spus și ce nu este. Reservio nu face pontaj, export pentru salarii sau prognoze de costuri cu personalul. Dacă acestea sunt în fruntea listei dumneavoastră, căutați un alt tip de produs, și e mai bine să stabiliți asta la primul apel decât la al treilea.
)
Țineți programul întregii echipe într-un singur calendar
Configurați programul echipei
Vizibilitatea turelor înseamnă că toată lumea vede același calendar, în timp real
Șaptezeci și cinci la sută dintre angajații din servicii spun că ar prefera un program mai stabil și mai previzibil. Să vadă toți același calendar este cel mai simplu și mai ieftin mod de a le oferi un program stabil. Nu costă nimic să îl configurați și elimină cea mai frecventă sursă de încurcături cu programul: oamenii lucrează după programe diferite.
Căutați în mod special patru lucruri:
- Vizualizări pe fiecare angajat și o vedere de ansamblu a întregii echipe. Un stilist ar trebui să își vadă doar propria zi. Un manager ar trebui să vadă întregul salon.
- Acces bazat pe rol. Administratorul, managerul și membrii echipei nu ar trebui să vadă aceleași informații și nici să poată modifica aceleași lucruri.
- Schimbări vizibile imediat. Nu la următoarea tură și nu într-un rezumat trimis pe e-mail peste noapte.
- Sincronizare bidirecțională cu calendarele personale. Altfel, angajații își țin un al doilea program privat, iar cel privat va avea prioritate.
După cum a împărtășit Karolína Loukotová de la Ski surf sport: „Deoarece aproape fiecare activitate este gestionată de un instructor diferit, Reservio chiar ne ajută să rămânem organizați. Fiecare poate vedea ușor ora și locul activității, precum și numărul de participanți.”
În schimb, varianta de evitat este software-ul la care are acces doar proprietarul. Asta nu face decât să recreeze același blocaj, doar că într-o interfață mai drăguță.
Vizibilitatea nu este doar o comoditate. Cercetări publicate în ILR Review arată că instabilitatea programului este un puternic predictor al fluctuației de personal în rândul angajaților plătiți la oră, aproape jumătate din acest efect fiind explicat de satisfacția în muncă. Într-un domeniu în care înlocuirea unui terapeut bine pregătit durează luni, acest lucru merită luat în serios.
Cum arată prevenirea reală a conflictelor?
Paisprezece la sută dintre angajații din servicii au avut cel puțin o tură anulată în ultima lună, iar un sfert sunt așteptați să lucreze „on-call”. Majoritatea instrumentelor de planificare vă anunță că a apărut un conflict. Mult mai puține reușesc însă să prevină conflictul din start. Această diferență contează mai mult decât toate celelalte funcții la un loc.
O puteți testa în prima oră a unei perioade de probă gratuite. Încărcați lista reală de servicii și încercați să îi testați limitele:
- Faceți dublă programare pentru un membru al echipei. Puneți doi clienți cu aceeași persoană în același timp. Vă blochează sau vă lasă să continuați?
- Aprobați concediu peste programări deja existente. Vă avertizează în legătură cu clienții deja programați și închide acele intervale pentru noile programări?
- Atribuiți un serviciu de nișă persoanei greșite. Dacă doar un singur terapeut efectuează un anumit tratament, poate un client totuși să îl rezerve cu altcineva?
- Setați un timp tampon între programări. Se aplică pentru toți membrii echipei sau doar pentru cel pentru care l-ați configurat?
- Programați două tratamente care au nevoie de aceeași sală. Depistează conflictul atunci când ambii terapeuți sunt liberi, dar sala nu este?
Un instrument care vă trimite e-mail despre o dublă programare a lăsat deja conflictul să se întâmple. E mai bine să previi decât să fii doar anunțat, iar aceste cinci teste vă arată, într-o oră, ce fel de produs cumpărați.
💡 Sfat: Rulați toate cele cinci teste cu serviciile și numele reale ale echipei dumneavoastră, nu cu date demo. Datele demo sunt construite să se comporte „frumos”.
)
Accesul de pe mobil decide dacă echipa chiar îl folosește
Imaginați-vă unde își verifică, în realitate, echipa programul. Între clienți. În picioare. Pe telefon, cu poate 90 de secunde înainte să înceapă următoarea programare. Nimeni nu deschide un laptop.
De asta versiunea de mobil este un factor decisiv pentru folosirea aplicației de către echipă, nu un simplu „moft” sau o funcție în plus. Dacă, pe telefon, pot doar să vadă programul, fără să îl poată schimba, programul se mută încet înapoi în grupurile de chat și ajungeți din nou să gestionați două sisteme.
Pentru echipă, o aplicație mobilă ar trebui să le permită fiecăruia patru lucruri:
- Să își vadă propria zi. Programul care urmează și cine este următorul client.
- Să verifice serviciul. Ce este programat și cât durează.
- Să solicite concediu. Fără să fie nevoie să vă scrie pentru asta.
- Să fie anunțați de modificări. Automat, nu doar când trec pe lângă recepție.
De partea dumneavoastră, vreți să puteți aproba programări și să editați calendarul de pe telefon, pentru că problemele de programare rareori așteaptă până vă întoarceți la birou. Reamintirile automate rezolvă apoi partea de comunicare cu clienții din aceeași problemă.
Un test practic înainte de a vă decide: încercați aplicația pe cel mai vechi telefon din echipă, nu pe cel mai nou din buzunarul dumneavoastră.
)
Gestionați programul echipei oriunde v-ați afla, de pe telefon
Descărcați aplicația
Ce ar trebui să caute un salon, un spa sau o clinică?
Se estimează că numărul locurilor de muncă pentru terapeuți de masaj va crește cu 15% între 2024 și 2034, mult mai rapid decât media tuturor ocupațiilor, iar în fiecare an apar aproximativ 84.200 de posturi pentru bărbieri, hairstiliști și cosmetologi. Echipele din aceste domenii sunt în creștere, însă, când vine vorba de programarea personalului, fiecare tip de afacere are nevoie de altceva de la un astfel de software.
Saloane și frizerii
Complicația într-un salon de coafură sau de înfrumusețare este că personalul nu este interschimbabil. Nu toată lumea oferă servicii de colorare. La fel, un stilist senior poate avea nevoie de treizeci de minute mai puțin pentru aceeași tunsoare decât un coleg junior și la un alt tarif.
Căutați liste de servicii pe fiecare membru al echipei și durate care pot varia de la o persoană la alta. Limitele pe posturi sunt importante și ele, pentru că doi stiliști liberi nu ajută prea mult dacă aveți o singură chiuvetă de spălat.
Spa-uri și studiouri de wellness
Într-un studio de masaj sau spa, sălile și echipamentele sunt resurse care pot fi programate la fel ca personalul. Faptul că un terapeut este disponibil este doar jumătate din răspuns. Sala de tratament trebuie să fie liberă și ea.
Căutați un software care programează și sălile, nu doar oamenii. Altfel, veți primi în continuare intervale „disponibile” pe care, de fapt, nu le puteți onora.
Clinici și cabinete
O clinică sau un cabinet de consultații are nevoie de durate de programare specifice fiecărui medic și are nevoie de continuitatea îngrijirii. Pacienții care revin ar trebui să ajungă la specialistul care i-a consultat anterior, iar programul ar trebui să fie legat de fișele de pacient, nu să stea separat.
După cum a spus Dr. Massimo Sandri de la Studio Medico Sandri: „Cu ajutorul Reservio, programarea examinărilor medicale a devenit mult mai ușoară, iar volumul de muncă al secretariatului nostru a scăzut semnificativ.”
Cel mai simplu semn că programul unei clinici nu este bine făcut este timpul de așteptare. Dacă pacienții stau mult în sală, de cele mai multe ori problema e programarea, nu cât durează consultațiile.
Cinci întrebări de pus înainte să cumpărați software de planificare a turelor
Listele de funcționalități sunt făcute să vă liniștească. Întrebările sunt mai greu de evitat. Așadar, înainte să introduceți datele cardului sau să stați într-un demo, cereți răspunsuri clare la aceste cinci întrebări.
- Îmi înlocuiește calendarul de programări sau stă lângă el? Dacă răspunsul este „se integrează”, întrebați ce se întâmplă când integrarea nu mai funcționează. Două calendare care se sincronizează sunt tot două calendare.
- Poate fiecare membru al echipei să acționeze asupra propriului program de pe telefon? Să vadă nu este suficient. Contează mai mult să poată cere concediu și să vadă modificările.
- Închide automat intervalele rezervabile atunci când aprob concediul? Dacă trebuie să vă amintiți să o faceți manual, o veți uita o dată, iar o singură dată e de ajuns.
- Pot controla cine ce vede? O echipă de cinci persoane are nevoie de roluri de administrator, manager și membru al echipei. Cereți să le vedeți în acțiune, nu doar să vi se spună că există.
- Ce se întâmplă când adaug al cincilea angajat? Întrebați atât de cost, cât și de complexitate. Unele instrumente devin mai greu de folosit exact când aveți mai mare nevoie de ele.
Un motiv bun să evaluați software-ul în acest fel: Gallup a descoperit că managerii explică 70% din variația în nivelul de implicare al echipei. Software-ul de planificare a turelor este, în primul rând, un instrument pentru manageri, abia apoi pentru partea administrativă. Dacă face mai ușor de construit, partajat și modificat programul săptămânal, își face treaba importantă.
Iar dacă cerința dumneavoastră reală se dovedește a fi pontajul și exportul pentru salarii, vorbim de o altă categorie de produs. Un instrument care vă spune asta este mai de încredere decât unul care promite tot.
Dacă abia ați trecut de la a lucra singur, ghidul nostru despre angajarea primului angajat acoperă pasul imediat anterior acestuia.
Oferiți echipei un singur calendar în care poate avea încredere
Ideea de bază e simplă. Într-un salon, spa sau clinică, programul de lucru al echipei și calendarul de programări ale clienților descriu același lucru, așa că e firesc să fie în același sistem. Majoritatea celorlalte funcții din listă contează mai puțin decât asta.
Vizibilitatea și prevenirea conflictelor contează mai mult decât câte funcții are aplicația. Experiența pe mobil decide dacă echipa chiar adoptă soluția cumpărată. Iar cerințele reale se schimbă în funcție de faptul că programați stiliști, terapeuți în săli de tratament sau medici care urmăresc istoricul medical al pacienților.
Așadar, începeți cu cele cinci teste din perioada de probă, folosind lista proprie de servicii, înainte să comparați planurile. O oră în care încercați să îi testați limitele vă spune mai mult decât o săptămână de citit pagini de comparații. Dacă un instrument nu trece testul legat de concediu, nimic din restul paginii de funcționalități nu va compensa asta.
Merită să fiți sincer și cu momentul alegerii. Majoritatea proprietarilor încep să caute o soluție de planificare a turelor pentru afaceri mici doar după ce trec printr-o criză, de obicei imediat după o dublă programare pentru care au fost nevoiți să își ceară scuze. Dacă vă uitați cu o lună mai devreme, cât timp fișierul Excel încă mai „ține cumva”, aveți timp să testați în liniște, nu să migrați în grabă.
Dacă, în prezent, orele echipei și programările clienților sunt gestionate în două locuri diferite, gestionarea echipei cu un singur calendar partajat le aduce laolaltă. Găsiți mai multe despre cum schimbă asta coordonarea zilnică în ghidul nostru despre gestionarea personalului cu ajutorul unui sistem de programări.
)
Începeți gratuit organizarea programului echipei
Încercați Reservio gratuit
Întrebări frecvente
Ce este software-ul de planificare a turelor?
Un software de planificare a programului organizează cine lucrează și când, pentru toată echipa, înlocuind foile de calcul, notițele pe hârtie și grupurile de chat. În afacerile bazate pe programări trebuie să facă un lucru în plus: să controleze ce pot clienții să programeze efectiv. De aceea, cea mai bună aplicație de planificare pentru afacerile mici dintr-un salon, spa sau clinică este cea în care orele de lucru stabilesc automat intervalele în care pot fi programați clienții. Altfel, rulați două calendare, iar acestea vor ajunge să difere.
Îmi trebuie un software de programare a echipei dacă am doar trei angajați?
Pragul nu este numărul de oameni. Contează dacă orele personalului stabilesc ce pot programa clienții. Trei terapeuți cu ore care se suprapun, liste de servicii diferite și cereri de concediu generează deja mai multe conflicte decât un tabel. Antreprenorii petrec 36% din săptămâna lor de lucru cu sarcini administrative, așa că software-ul îi dovedește de obicei utilitatea cu mult înainte de al cincilea angajat.
Care este diferența dintre software-ul de planificare a turelor și un sistem de programări?
Instrumentele de planificare a turelor stabilesc orele de muncă. Sistemele de programări stabilesc disponibilitatea pentru clienți. Un instrument de ture răspunde la „cine este la serviciu”, un sistem de programări răspunde la „ce poate rezerva un client, cu cine și pentru cât timp”. Saloanele, spa-urile și clinicile au nevoie de ambele în același calendar de programări, pentru că orele de lucru ale unui terapeut definesc exact intervalele în care poate fi programat.
Pot să folosesc în continuare un fișier Excel sau Google Calendar?
Da, până în momentul în care foaia de ture trebuie citită și modificată de mai mult de o persoană în același timp. Foile de calcul pot păstra un program fără probleme. Ceea ce le pune probleme este schimbarea continuă, iar 70% dintre angajații din servicii declară cel puțin o schimbare a orei unei ture pe lună. La acest ritm, un fișier partajat devine depășit mai repede decât îl poate actualiza cineva.
Cât durează să configurez programul pentru o echipă mică?
O echipă de trei până la cinci persoane poate fi, de obicei, funcțională în câteva zile. Cea mai mare parte a efortului este o configurare unică: adăugarea membrilor echipei, listarea serviciilor pe care le oferă fiecare și setarea orelor de lucru. Partea mai lentă este rareori tehnică. Este vorba de a stabili intern cine are voie să modifice programul și cum se aprobă cererile de concediu.
Vă place articolul?
Articole recomandate
)
)
)