Slik velger du riktig programvare for personalplanlegging i små bedrifter
17. sep. 202612 min å lese
)
To av terapeutene dine tror begge at de har fri lørdag morgen. En kunde er allerede booket med en av dem. Du finner det ut når kunden ringer for å bekrefte, førti minutter før åpning. Ingen har gjort noe galt. Turnusplanen din klarer bare ikke lenger å romme alt du prøver å presse inn.
Det punktet kommer for nesten alle salonger, spa og klinikker med flere ansatte, og det kommer tidligere enn eierne forventer. I denne guiden går vi gjennom hva som faktisk betyr noe når du sammenligner programvare for personalplanlegging, hvilke salgsargumenter du ikke trenger å bry deg så mye om, og fem ting du bør teste i en gratis prøveperiode før du bestemmer deg.
Rådene gjelder enten du driver en skjønnhetssalong, et massasjestudio eller en klinikk. Behovene ser likevel litt annerledes ut for ulike typer virksomheter, så vi har en egen del om de forskjellene lenger ned.
Kort oppsummert: To tredjedeler av ansatte i servicenæringen får mindre enn to ukers varsel om turnusene sine, og 80 % har lite eller ingen innflytelse på dem. For salonger, spa og klinikker er løsningen programvare for personalplanlegging der turnusplanen og kundenes bestillingskalender er ett og samme system, ikke to.
Hvorfor regneark og papirlister ikke fungerer når dere blir flere?
Sytti prosent av ansatte i servicenæringen opplever minst én endring i tidspunktet for et skift i løpet av en måned. Den uforutsigbarheten er den egentlige grunnen til at manuelle turnusplaner ikke strekker til. Et regneark kan holde en plan helt fint. Det det ikke klarer, er å ta imot kontinuerlige endringer og gi beskjed til alle samtidig.
Med én person er planen en liste. Med fire blir den et rutenett der alt må stemme på kryss og tvers. Hver oppføring må stemme med arbeidstiden til den ansatte, hvilke tjenester hver person er opplært til, eksisterende kundebestillinger, godkjent fri og hvor mange stoler eller behandlingsrom du faktisk har.
Legg så til en femte ansatt, og antallet mulige konflikter øker raskere enn teamet gjør. Det er et regnestykke, ikke slurv.
Du kan som regel kjenne igjen en turnusplan som har sluttet å fungere på tre tegn:
- Endringer skjer i meldinger, ikke i selve planen. Den gjeldende versjonen ligger i en chat, ikke i planen.
- Den egentlige planen sitter i hodet ditt. Det som står skrevet, er allerede utdatert.
- Hver endring krever en telefonsamtale. Ingen kan bekrefte noe på egen hånd.
Samtidig fortsetter administrasjonsarbeidet å vokse. Eiere av små bedrifter bruker allerede 36 % av arbeidsuken på administrative oppgaver, og vedlikehold av turnusplanen er en av delene det er vanskeligst å delegere.
Presset havner også på teamet ditt. Sekstini prosent av ansatte i servicenæringen må holde seg tilgjengelige for arbeid på kort varsel, noe som betyr at fleksibiliteten en manuell turnusplan trenger, betales av de ansatte.
Hva er problemet med generelle verktøy for personalplanlegging?
Åtti prosent av ansatte i servicenæringen har liten eller ingen påvirkning på egen arbeidsplan. Programvaren skal egentlig løse det. Mye gjør det ikke, fordi det er laget for en annen type bedrift. I en salong, et spa eller en klinikk er turnusplanen den samme som kundenes bestillingskalender. De beskriver én virkelighet, ikke to.
De fleste verktøy som selges som programvare for personalplanlegging, stammer fra butikk- og serveringsbransjen. De planlegger arbeidstimer. De svarer på spørsmålet om hvem som er på jobb mellom to og seks på tirsdag.
Det de derimot ikke vet, er at tirsdag klokken 14.00 allerede er lovet til en fast kunde for en 90-minutters behandling hos én bestemt terapeut. Den informasjonen ligger et annet sted, som regel i bestillingssystemet ditt.
Så du ender opp med å måtte forholde deg til to kalendere. De sklir fra hverandre i løpet av en uke. Konfliktene du kjøpte programvare for å unngå, forsvinner ikke. De flytter på seg.
Hvis de ansattes arbeidstid bestemmer hva kundene kan bestille, må turnusplanen og bestillingskalenderen være det samme systemet. Den regelen alene fjerner mesteparten av utvalget før du sammenligner noe som helst annet.
Her skiller et verktøy som Reservio seg ut. Teamadministrasjon og planleggingskalenderen er den samme kalenderen, så når du setter arbeidstid for en ansatt, bestemmer du samtidig hva kunder kan bestille hos vedkommende. Godkjenner du fri, stenges de tidene automatisk.
Det er verdt å være tydelig på hva det ikke er. Reservio håndterer ikke stemplingsur, lønnseksport eller prognoser for lønnskostnader. Hvis det er øverst på lista di, ser du på en annen produktkategori, og det er bedre å avklare det på første samtale enn på den tredje.
)
Full oversikt over hele teamet
Sett opp personalplanen
Full oversikt over vakter gjør at alle ser den samme kalenderen i sanntid
Syttifem prosent av ansatte i servicenæringen sier de ønsker en mer stabil og forutsigbar plan. Felles oversikt er den rimeligste måten å gi dem det på. Det koster ingenting å sette opp og fjerner den vanligste kilden til krøll i planleggingen: at folk jobber ut fra ulike versjoner av sannheten.
Se spesielt etter fire ting:
- Visning per ansatt og samlet teamvisning. En stylist skal kunne se sin egen dag. En leder skal kunne se hele salongen.
- Rollebasert tilgang. Admin, leder og ansatt bør ikke se den samme informasjonen eller kunne endre de samme tingene.
- Endringer synlige umiddelbart. Ikke først på neste vakt, og ikke i en oppsummerende e-post om natten.
- Toveis synk med private kalendere. Hvis ikke, holder de ansatte en privat ekstrakalender, og det er den private som vinner.
Karolína Loukotová i Ski Surf Sport oppsummerer det slik: «Siden nesten hver aktivitet styres av en egen instruktør, hjelper Reservio oss virkelig å holde orden. Alle kan enkelt se tidspunkt og sted for aktiviteten sin, samt antall deltakere.»
Fallgruven du bør se opp for, er programvare som bare eieren kan se. Det gjenskaper bare flaskehalsen i en penere innpakning.
Synlighet er heller ikke bare et spørsmål om bekvemmelighet. Forskning publisert i ILR Review viser at ustabile turnusplaner er en sterk indikator på høy utskifting av ansatte blant ansatte på timekontrakter, der nesten halvparten av effekten går gjennom jobbtilfredshet. I en bransje der det kan ta måneder å erstatte en erfaren terapeut, er det verdt å ta på alvor.
Hvordan unngår du egentlig dobbeltbookinger?
Fjorten prosent av ansatte i servicenæringen fikk minst ett skift kansellert i løpet av den siste måneden, og en fjerdedel forventes å jobbe tilkallingsvakter. De fleste planleggingsverktøy forteller deg at en konflikt har skjedd. Langt færre klarer å hindre at det skjer. Den forskjellen er mer verdt enn alt annet på sammenligningslisten.
Du kan teste det i løpet av den første timen av en gratis prøveperiode. Legg inn den ekte tjenestelisten din og prøv å «ødelegge» systemet med vilje:
- Dobbelbook én ansatt. Legg inn to kunder hos samme person til samme tidspunkt. Blokkerer systemet deg, eller slipper det gjennom?
- Godkjenn fri oppå eksisterende bestillinger. Varsler det om kundene som allerede er booket, og stenger det disse tidene for nye bestillinger?
- Tildel en spesialbehandling til feil person. Hvis bare én terapeut gjør en behandling, kan en kunde fortsatt bestille den hos noen andre?
- Sett buffer mellom avtaler. Gjelder det for alle ansatte, eller bare for den ene du konfigurerte?
- Bestill to behandlinger som trenger samme rom. Fanger systemet kollisjonen når begge terapeutene er ledige, men rommet ikke er det?
Et verktøy som sender deg e-post om en dobbelbooking, har allerede latt den skje. Forebygging slår varsler, og de fem testene viser deg i løpet av en time hva du faktisk kjøper.
💡 Tips: Kjør alle fem med dine faktiske tjenester og navn på ansatte, ikke demodata. Demodata er laget for å oppføre seg pent.
)
Mobiltilgang avgjør om teamet faktisk bruker det
Se for deg hvor de ansatte faktisk sjekker planen sin. Mellom kunder. Stående. På en telefon, med kanskje nitti sekunder til neste avtale starter. Ingen åpner en laptop.
Derfor handler mobilversjonen om hvorvidt folk faktisk kommer til å bruke systemet – ikke om en hyggelig ekstraservice. Hvis du bare kan se planen på mobilen, men ikke gjøre noe, flytter planen seg stille og rolig tilbake i gruppechattene, og du styrer to systemer igjen.
For de ansatte bør en mobilapp la hver person gjøre fire ting:
- Se sin egen dag. Den kommende planen og hvem neste kunde er.
- Sjekke tjenesten. Hva som er booket og hvor lenge det varer.
- Be om fri. Uten å måtte sende deg melding først.
- Få varsel om endringer. Automatisk, ikke først når de går forbi resepsjonen.
For deg er det viktig å kunne godkjenne bestillinger og endre kalenderen fra mobilen, fordi planleggingsproblemer sjelden venter til du er tilbake ved pulten. Automatiske påminnelser tar seg så av kunde-siden av det samme problemet.
En praktisk test før du bestemmer deg: prøv appen på den eldste telefonen i teamet, ikke den nyeste i lomma di.
)
Planlegg teamet ditt rett fra mobilen
Last ned appen
Hva bør en salong, et spa eller en klinikk se etter?
Sysselsettingen av massasjeterapeuter er anslått å øke med 15 % mellom 2024 og 2034, langt raskere enn snittet for alle yrker, og det er rundt 84 200 stillinger i året for barberere, frisører og kosmetologer. Bemanningen i disse bransjene vokser. Når det gjelder programvare for bestilling og personalplanlegging, har disse bransjene andre behov enn mange andre småbedrifter.
Salonger og barbersalonger
Det som gjør det mer komplisert i en frisør- eller skjønnhetssalong, er at de ansatte ikke kan brukes om hverandre. Ikke alle tilbyr fargebehandling. En seniorstylist kan også trenge tretti minutter mindre til samme klipp enn en junior, til en annen pris.
Se etter egne tjenestelister for hver ansatt og varigheter som kan variere fra person til person. Begrensninger på stasjoner teller også, siden to ledige stylister ikke hjelper mye hvis du bare har én vask.
Spas og velværestudioer
I et massasjestudio eller spa må rom og utstyr kunne reserveres som egne ressurser. At en terapeut er ledig, er bare halve svaret. Behandlingsrommet må også være ledig.
Se etter programvare som lar deg planlegge rom på samme måte som ansatte. Hvis ikke, vil du stadig få tilbudt tider du egentlig ikke kan levere.
Klinikker og praksiser
En klinikk eller samtalepraksis trenger behandlerspesifikke avtalevarigheter, og den trenger kontinuitet i oppfølgingen. Tilbakevendende pasienter bør havne hos samme behandler som sist, mens selve planen bør kobles til pasientjournalene i stedet for å ligge for seg selv.
Som Dr. Massimo Sandri fra Studio Medico Sandri fortalte: «Takket være Reservio har det blitt mye enklere å planlegge medisinske undersøkelser, og arbeidsmengden til sekretæren vår har blitt betydelig redusert.»
Ventetidene er det synlige symptomet når planleggingen i en klinikk går galt. Hvis pasientene venter, er det som regel planen som er problemet – ikke tempoet i selve timene.
Fem spørsmål du bør stille før du velger programvare for personalplanlegging
Funksjonslister er laget for å virke beroligende. Spørsmål er vanskeligere å vri seg unna. Så før du legger inn kortinformasjon eller sitter gjennom en demo, bør du få klare svar på disse fem.
- Erstatter det bestillingskalenderen min, eller ligger det ved siden av? Hvis svaret er «det integreres», spør hva som skjer når integreringen feiler. To kalendere som synkes, er fortsatt to kalendere.
- Kan hver ansatt håndtere sin egen plan fra mobilen? Å se er ikke nok. Å kunne be om fri og se endringer er viktigere.
- Stenger godkjent fri automatisk de bestillbare tidene? Hvis du må huske å gjøre det manuelt, kommer du til å glemme det én gang, og én gang er nok.
- Kan jeg styre hvem som ser hva? Et team på fem trenger rollene admin, leder og ansatt. Be om å få se dem, i stedet for bare å få høre at de finnes.
- Hva skjer når jeg legger til min femte ansatt? Spør om kompleksiteten i tillegg til abonnementet. Noen verktøy blir vanskeligere å bruke akkurat når du trenger dem mest.
En grunn til å vurdere verktøy på denne måten: Gallup fant at ledere står for 70 % av variasjonen i ansattes engasjement. Personalplanleggingsprogramvare er først og fremst et lederverktøy, og et adminverktøy i andre rekke. Hvis det gjør den ukentlige turnusen enklere å lage, dele og endre, gjør det jobben som betyr mest.
Og hvis det du egentlig trenger, viser seg å være stemplingsur og lønnseksport, er det en annen kategori produkt. Et verktøy som sier det rett ut, er mer pålitelig enn ett som påstår at det gjør alt.
Hvis du nylig har gått fra å jobbe alene, dekker guiden vår om å ansette din første medarbeider steget rett før dette.
Gi teamet ditt én kalender de kan stole på
Kjernen er enkel. I en salong, et spa eller en klinikk beskriver turnusplanen og kundenes bestillingskalender den samme virkeligheten, så de hører hjemme i samme system. Det meste som står igjen på funksjonslisten, er mindre viktig enn det.
God oversikt og færre konflikter er viktigere enn flest mulig funksjoner. Mobiltilgang avgjør om teamet faktisk bruker verktøyet. Og de faktiske kravene endrer seg avhengig av om du planlegger stylister, terapeuter i behandlingsrom eller behandlere med pasienthistorikk.
Start derfor med de fem prøvetestene på din egen tjenesteliste før du sammenligner abonnementer. En time brukt på å «knekke» verktøyet forteller deg mer enn en uke med å lese sammenligningssider. Hvis et verktøy stryker på testen for godkjenning av fri og fravær, er det ingenting lenger ned på funksjonssiden som veier opp for det.
Det er også verdt å være ærlig på timingen. De fleste eiere begynner å se etter system for personalplanlegging ett krisemoment for sent, som regel rett etter en dobbelbooking de måtte beklage. Hvis du begynner en måned tidligere, mens regnearket så vidt henger sammen, får du tid til å teste ordentlig i stedet for å måtte migrere i panikk.
Hvis timene til teamet ditt og kundenes bestillinger i dag lever på to ulike steder, samler teamadministrasjon med én delt kalender dem igjen. Du kan lese mer om hvordan det endrer den daglige koordineringen i guiden vår om personaladministrasjon med et bestillingssystem.
)
Prøv personalplanlegging i Reservio – gratis
Prøv Reservio gratis
Ofte stilte spørsmål om personalplanlegging
Hva er programvare for personalplanlegging?
Personalplanleggingsprogramvare holder oversikt over hvem på teamet som er på jobb når, i stedet for regneark, papirlister og gruppechatter. I bedrifter som jobber på timebestilling må den gjøre én ting til: styre hva kundene faktisk kan bestille. Den beste personalplanleggingsappen for små bedrifter innen salong, spa eller klinikk er derfor en der arbeidstiden styrer tilgjengelige bestillingstider. Hvis ikke, driver du to kalendere, og de vil skli fra hverandre.
Trenger jeg programvare for personalplanlegging med bare tre ansatte?
Terskelen handler ikke om antall ansatte. Den handler om hvorvidt arbeidstiden til de ansatte bestemmer hva kundene kan bestille. Tre terapeuter med overlappende tilgjengelighet, ulike tjenestelister og fridagsøknader skaper allerede flere konflikter enn et regneark håndterer godt. Entreprenører bruker 36 % av arbeidsuken på administrative oppgaver, så programvaren lønner seg som regel lenge før ansettelse nummer fem.
Hva er forskjellen på personalplanleggingsprogramvare og et bestillingssystem?
Verktøy for skiftplanlegging planlegger arbeidstimer. Bestillingssystemer planlegger den tilgjengeligheten som er synlig for kundene. Et verktøy for skiftplanlegging svarer på hvem som er på jobb; et bestillingssystem svarer på hva en kunde kan reservere, hos hvem og hvor lenge. Salonger, spa og klinikker trenger begge deler i én planleggingskalender, fordi terapeutens arbeidstid er akkurat det som definerer bestillbare tider.
Kan jeg fortsette å bruke et regneark eller Google Kalender i stedet?
Ja, helt til turnusplanen må leses og endres av mer enn én person om gangen. Regneark kan fint holde en plan. Det de sliter med, er stadige endringer, og 70 % av ansatte i servicenæringen rapporterer minst én endring i når de skal på jobb i løpet av en måned. I det tempoet blir en delt fil utdatert raskere enn noen rekker å vedlikeholde den.
Hvor lang tid tar det å sette opp personalplanlegging for et lite team?
Et team på tre til fem kan som regel være i gang i løpet av noen få dager. Det meste av jobben er engangsoppsett: legge til ansatte, registrere hvilke tjenester hver person utfører, og sette arbeidstid. Den trege delen er sjelden teknisk. Det er å bli enige internt om hvem som får lov til å endre planen, og hvordan forespørsler om fri skal godkjennes.
Liker du artikkelen?
Anbefalte artikler
)
)
)