7 tapaa vähentää peruutuksia kylpylässäsi tai hierontastudiossasi
20. marras 2025Lukemiseen kuluu 3 min
)
Mikään ei pilaa rauhallista kylpyläpäivää yhtä pahasti kuin viime hetken peruutus. Olet laittanut tilan kuntoon ja tunnelma on kohdallaan, mutta asiakas jää tulematta. Se sotkee aikataulut, vähentää tuloja ja laskee tiimin fiilistä.
Peruutukset kuuluvat alaan, mutta niiden ei tarvitse ottaa valtaa arjestasi. Kun yhdistät fiksut varaustavat, selkeän viestinnän ja ripauksen automaatiota, voit vähentää peruutuksia kylpylässäsi – ja samalla varmistaa, että asiakkaat pysyvät tyytyväisinä ja tulevat uudelleen.
Tässä seitsemän toimivaa vinkkiä – ja miten nykyaikaiset työkalut auttavat pääsemään eroon näistä harmittavista no-show -tilanteista kertaheitolla.
1. Tarjoa 24/7 verkkoajanvaraus ja tavoita sitoutuneet asiakkaat
Tiesitkö, että 57 % kylpylävarauksista tehdään nykyään aukioloaikojen ulkopuolella? Jos varauksia otetaan vastaan vain puhelimitse tai aukioloaikana, jää helposti puolet potentiaalisista asiakkaista tavoittamatta.
Luotettavan kylpylän varausjärjestelmän ansiosta asiakkaat voivat varata silloin kun heille sopii – vaikka sunnuntai-iltana tai aikaisin maanantaiaamuna. Joustavuus houkuttelee tosissaan varaavia, jotka varmistavat aikansa heti, kun taas osa unohtaa soittaa seuraavana päivänä.
Näin onnistut:
- Rakenna varaussivustosi selkeillä palvelukuvauksilla ja ajantasaisella saatavuudella.
- Jaa varauslinkkisi somessa ja viesteissä asiakkaille.
- Seuraa varauksia helposti mobiilisovelluksella missä ja milloin vain.
Tuloksena? Enemmän varauksia, vähemmän hukattuja mahdollisuuksia ja viime hetken peruutuksia – kaikki automaattisesti Reserviolla.
)
Tee ajanvarauksesta vaivatonta
Ota varaukset vastaan ympäri vuorokauden
2. Pyydä etukäteismaksu tai verkkomaksu – näin varmistat, että asiakas saapuu paikalle
Asiakkaat, jotka ovat jo maksaneet edes osan, peruuttavat harvoin. Tämä on tuttua psykologiaa: rahan sitominen lisää vastuuntuntoa.
Verkkomaksut varmistavat ja turvaavat jokaisen varauksen. Monet kylpyläyrittäjät keräävät myös pieniä etumaksuja käsin tai tarjoavat ennakkomaksuvaihtoehtoja ruuhka-aikoina.
Etukäteismaksujen edut:
- Asiakas sitoutuu vahvemmin
- Taloudelliset riskit pienenevät no show -tilanteissa
- Uudelleenvaraukset yleistyvät peruutusten sijaan
Vinkki: Tee maksamisesta mahdollisimman helppoa. Reservion avulla asiakkaat voivat maksaa suoraan varaussivulla osana varausta – ilman kiusallisia muistutuksia tai perään kyselemistä.
3. Henkilökohtaiset muistutukset todella toimivat
Jopa vakiokävijät unohtavat joskus. Silloin automaattiset muistutukset pelastavat tilanteen.
Alan tutkimusten mukaan automaattiset muistutukset vähentävät no show -tapauksia jopa 30–40 %. Kaikki muistutukset eivät kuitenkaan pure – parhaat ovat lämpimiä, henkilökohtaisia ja ajankohtaisia.
Sen sijaan, että lähetät tavanomaisen "Muistutus: sinulla on ajanvaraus", kokeile:
"Hei Maria! Odotamme innolla syvähierontaasi huomenna klo 16. Klikkaa tästä, jos haluat vaihtaa aikaa."
- Viestit voi räätälöidä omalla tyylillä
- Ne lähtevät automaattisesti tekstiviestinä tai sähköpostina
- Linkit helpottavat ajan siirtoa tai peruutusta
Tämä vähentää stressiä sekä sinulta että asiakkaalta – ja pitää kalenterin täynnä.
4. Kerro selkeä peruutuskäytäntö
Joskus elämä menee uusiksi ja peruutus on väistämätön. Selkeät pelisäännöt kuitenkin ehkäisevät väärinymmärryksiä ja ikäviä yllätyksiä.
Läpinäkyvä peruutuskäytäntö kertoo, mikä on reilua ja mitä odotetaan. Se auttaa myös tiimiä toimimaan johdonmukaisesti.
Mitä kannattaa mainita:
- Vähimmäisilmoitusaika (esim. 24 tai 48 tuntia)
- Maksu tai etumaksun menettäminen myöhäisestä peruutuksesta
- Helppo tapa siirtää aikaa netissä
- Lyhyt perustelu käytännölle (esim. "terapeutin ajan kunnioittamiseksi")
5. Seuraa läsnäoloa ja puutu toistuviin peruutuksiin
Jos joku peruu usein tai ei saavu paikalle, on aika puuttua asiaan. Toistuvat no show -tapaukset eivät ole vain ärsyttäviä – ne vievät paikat luotettavilta asiakkailta.
Läsnäoloseurannalla huomaat nopeasti, kenellä on tapana perua ja kuka tarvitsee lisämuistutuksia tai tiukempia sääntöjä.
Reservion avulla voit lisätä ongelma-asiakkaan estolistalle, jolloin hän ei voi varata verkosta uudelleen. Se on reilu ja läpinäkyvä tapa pitää kalenteri ja oma mieli kunnossa.
Käytännön vinkit:
- Seuraa tilastoja säännöllisesti ja huomaa toistuvat mallit
- Merkitse tai estä asiakkaat, jotka eivät tule paikalle
- Tarjoa "toinen mahdollisuus" -käytäntö tarvittaessa
Aikasi on arvokasta – käytä se viisaasti.
)
6. Vahvista asiakassuhteita follow-upeilla ja uudelleenvarauksilla
Jokainen väliin jäänyt käynti on tilaisuus ottaa yhteyttä uudelleen. Ystävällinen viesti voi houkutella asiakkaan takaisin.
Lähetä vaikka näin:
"Kaipailimme sinua tänään – kaikki hyvin? Tee uusi ajanvaraus tästä."
Lisää mukaan varauslinkkisi, niin varaaminen käy helposti.
Parasta on kannustaa asiakasta varaamaan uusi aika heti onnistuneen ajanvarauksen jälkeen. Näin hän saa haluamansa ajan – ja sinä varmistat tulevat tulot.
)
Asiakkaat palaavat yhä uudelleen
Jaa varauslinkkisi helposti
7. Hyödynnä dataa ja kehitä kylpyläsi toimintaa
Peruutusten vähentäminen ei ole vain reagointia – kyse on trendien tunnistamisesta ja jatkuvasta kehittämisestä.
Liiketoiminnan hallintapaneelisi näyttää reaaliajassa peruutukset, läsnäolot ja tulot. Käytä näitä tietoja:
- Tunnista kiireisimmät hetket (ja säädä henkilökuntaa sen mukaan)
- Selvitä, mitkä palvelut peruutetaan eniten
- Kokeile erilaisia muistutusaikoja tai käytäntöjä
Kun yhdistät datan ja aidon välittämisen, voit kehittää toimintaasi ja asiakaskokemusta pitkäjänteisesti.
Ota kylpyläsi menestys omiin käsiin jo tänään
Peruutukset ja no show't eivät ehkä koskaan katoa kokonaan, mutta oikeilla järjestelmillä niistä tulee hallittavia.
Kun yhdistät 24/7 verkkoajanvarauksen, henkilökohtaiset muistutukset, selkeät säännöt ja läsnäoloseurannan, luot sujuvan arjen, joka hyödyttää sekä asiakkaita että tiimiä. Jokainen ajanvaraus hoituu helpommin, jokainen varaus on turvassa ja arki rullaa mukavammin.
Kun taustalla kaikki toimii saumattomasti, voit keskittyä olennaiseen: tarjoamaan rentouttavan, virkistävän elämyksen, jonka vuoksi asiakkaasi palaavat aina uudelleen.
)
Ota kylpyläsi aikataulu haltuun
Aloita maksutta Reserviolla
UKK
Mikä aiheuttaa viime hetken peruutukset kylpylöissä?
Useimmat peruutukset johtuvat siitä, että asiakkaat unohtavat tai eivät saa yhteyttä aukioloaikoina. Siksi 24/7 verkkoajanvaraus ja automaattiset muistutukset ovat tehokkaita – ne pitävät asiakkaat mukana ja vastuullisina ilman ylimääräistä vaivaa.
Millainen on hyvä kylpylän peruutuskäytäntö?
Selkeä ja ystävällinen käytäntö voisi kuulua näin:
"Alle 24 tuntia ennen ajanvarausta tehdyt peruutukset voivat johtaa 50 %:n maksuun. Arvostamme sekä sinun että meidän aikaamme – kiitos ymmärryksestä."
Näytä tämä aina varaussivustollasi ja lisää se vahvistusviesteihin ja muistutuksiin, jotta asiakkaat tietävät mitä odottaa.
Miten vähentää peruutuksia hyvinvointikeskuksessa?
Yhdistä henkilökohtaiset muistutukset, verkkomaksut ja selkeät pelisäännöt. Asiakkaat arvostavat joustavuutta ja ammattimaisuutta. Kun ajan vaihtaminen on helppoa ja ohjeet selkeitä, viime hetken peruutukset vähenevät.
Tarvitseeko kylpylä peruutuskäytännön?
Kyllä! Selkeä käytäntö suojaa aikaasi ja auttaa käsittelemään peruutukset johdonmukaisesti. Se myös ehkäisee väärinkäsityksiä, etenkin kun se löytyy varaussivustoltasi ja lähetetään automaattisesti jokaisen varauksen yhteydessä.
Mitä jos asiakas peruu tai jää pois toistuvasti?
Tarkkaile läsnäoloa ja tunnista toistuvat peruutukset. Reserviolla, jos sama asiakas peruuttaa usein tai jättää tulematta ilmoittamatta, voit lisätä hänet estolistalle – näin verkkoajanvaraukset eivät enää onnistu. Näin aikasi pysyy suojassa, aikataulut rullaavat ja vakkarit saavat haluamansa ajat.
)
)
)