7 smarta sätt att minska avbokningar i din span eller massagesalong
20 nov. 20253 min läsning
)
Finns det något mer irriterande än en avbokning i sista minuten på en annars lugn spadag? Du har fixat rummet, tänt ljusen, satt på avslappnande musik – och så dyker kunden inte upp. Det rubbar inte bara schemat, utan påverkar både intäkter och stämningen i teamet.
Avbokningar är en del av vardagen, men de behöver inte kännas utom kontroll. Med smarta bokningsrutiner, tydlig kommunikation och lite automatisering kan du få färre avbokningar i din span – och samtidigt göra kunderna nöjda och återkommande.
Här är sju beprövade knep – och hur enkla verktyg kan hjälpa dig att slippa de där irriterande no-shows för alltid.
1. Erbjud onlinebokning dygnet runt och få lojala kunder
Visste du att 57 % av alla spanbokningar idag sker utanför vanliga öppettider? Om du bara tar bokningar via telefon eller under arbetstid går du miste om mer än hälften av dina potentiella kunder.
Med ett pålitligt bokningssystem för span kan kunderna boka när det passar dem – sent på kvällen, tidigt på morgonen, när som helst. Den friheten lockar engagerade kunder som bokar direkt, istället för att “ringa imorgon” och sedan glömma bort det.
Så lyckas du:
- Skapa en bokningswebbplats med tydliga beskrivningar och lediga tider i realtid.
- Dela din bokningslänk på sociala medier eller i uppföljningsmejl.
- Använd din mobilapp för att alltid ha koll, även när du är på språng.
Resultatet? Fler bokningar, färre missade chanser och färre avbokningar i sista stund – allt sköts automatiskt med Reservio.
)
Gör det enkelt att boka
Ta emot bokningar dygnet runt
2. Ta ut deposition eller erbjud onlinebetalning för att säkra bokningen
Kunder som redan har betalat (helt eller delvis) avbokar betydligt mer sällan. Det är enkelt – när man väl har betalat känns bokningen mer bindande.
Onlinebetalningar bekräftar och säkrar varje bokning. Många spaägare tar också ut en mindre deposition eller erbjuder förskottsbetalning på populära behandlingar, särskilt under högsäsong.
Därför lönar det sig med förhandsbetalning:
- Ökar kundernas engagemang
- Minskar risken för uteblivna besök
- Uppmuntrar till ombokning istället för avbokning
Tips: Gör betalningen smidig. Med Reservio kan kunder betala direkt på din bokningswebbplats i bokningsflödet – ingen pinsam betalningsjakt eller påminnelser behövs.
3. Skicka personliga påminnelser som verkligen gör skillnad
Även trogna kunder kan glömma. Då är automatiska påminnelser ovärderliga.
Studier visar att automatiska påminnelser minskar uteblivna besök med 30–40 %. Påminnelser funkar allra bäst när de känns personliga och trevliga.
Byt ut tråkiga meddelanden som “Påminnelse: du har en bokning” mot:
”Hej Maria! Vi ser fram emot din djupgående massage imorgon kl. 16. Klicka här om du vill boka om.”
Med Reservios smarta påminnelser kan du:
- Skräddarsy meddelanden med din egen ton
- Skicka dem automatiskt via sms eller e-post
- Bifoga länkar för smidig om- eller avbokning
Det sparar stress för både dig och kunden – och ger en proffsig känsla som håller din kalender full.
4. Ha en tydlig avbokningspolicy och kommunicera den
Ibland måste kunder boka av, så är det bara. Men tydliga regler minskar risken för missförstånd och panik i sista minuten.
En tydlig avbokningspolicy visar vad som gäller och gör det lättare för personalen att vara konsekvent.
Detta bör ingå i policyn:
- Hur lång framförhållning som krävs (t.ex. 24 eller 48 timmar)
- Om avgift eller deposition tas ut vid sen avbokning
- Hur kunder enkelt bokar om online
- En kort förklaring till varför policyn finns (“för att visa respekt för din behandlares tid”)
5. Följ upp närvaro och sätt gränser för ständiga avbokare
Om vissa kunder ofta avbokar eller inte dyker upp är det dags att sätta ner foten. Upprepade uteblivna besök hindrar lojala kunder från att boka samma tider.
Spåra närvaro och mönster över tid. Då ser du snabbt vilka som är pålitliga och vilka som behöver extra påminnelser eller tydligare regler.
Med Reservio kan du spärra problemkunder från att boka online igen. Det är rättvist, tydligt och gör att både ditt schema och din energi räcker längre.
Goda rutiner:
- Kolla statistikpanelen regelbundet för att hitta mönster
- Flagga/blockera kunder vid upprepade uteblivna besök
- Erbjud en “andra chans” om det känns rätt
Din tid är värdefull – ta hand om den!
)
6. Stärk relationen med uppföljningar och nybokningar
Varje missad tid är en chans att återknyta kontakten. Ett vänligt uppföljningsmeddelande kan göra att en utebliven kund kommer tillbaka igen.
Skriv något kort och omtänksamt:
”Vi saknade dig idag – allt bra? Här kan du enkelt boka om din tid.”
Skicka med din bokningslänk för smidig bokning.
Uppmuntra gärna kunden att boka nästa tid direkt efter en lyckad bokning. Då får de sin favoritid och du tryggar framtida intäkter.
)
Få kunderna att komma tillbaka
Dela din bokningslänk
7. Använd insikter för att utveckla din span-verksamhet
Att minska avbokningar handlar inte bara om att reagera – utan om att se mönster och förbättra steg för steg.
Din panel för företagsledning visar statistik i realtid om avbokningar, närvaro och intäkter. Utnyttja informationen för att:
- Se vilka tider som är mest populära (och bemanna smartare)
- Upptäck vilka behandlingar som har högst avbokningsfrekvens
- Testa olika tider för påminnelser eller nya policys
När du kombinerar data med fingertoppskänsla kan du slipa både verksamheten och kundupplevelsen för långsiktig framgång.
Ge ditt span en skjuts redan idag
Avbokningar och uteblivna besök kommer nog aldrig att försvinna helt, men med rätt system slipper du onödigt krångel.
Med onlinebokning dygnet runt, personliga påminnelser, tydliga policys och närvarospårning skapar du ett smidigt flöde som gynnar både dig och dina kunder. Varje bokning blir enklare, varje tid säkrare och vardagen betydligt lugnare.
När allt funkar sömlöst i bakgrunden kan du lägga all energi på det som verkligen räknas: att ge en avkopplande, minnesvärd upplevelse som kunderna gärna återvänder till.
)
Ta kontroll över ditt span-schema
Prova Reservio gratis
Vanliga frågor
Vad är den vanligaste orsaken till sena avbokningar på span?
De flesta avbokningar sker för att kunder glömmer eller inte får tag på dig under arbetstid. Därför är det så smart att erbjuda onlinebokning dygnet runt och automatiska påminnelser – då håller du kunderna engagerade och ansvarstagande utan extra jobb.
Hur kan en avbokningspolicy för span se ut?
En tydlig och schysst policy kan till exempel vara:
“Avbokningar mindre än 24 timmar före bokningen kan debiteras med 50 % av avgiften. Vi värdesätter både din och vår tid – tack för förståelsen!”
Visa alltid detta på din bokningswebbplats och i bekräftelsemejl eller påminnelser, så vet kunden vad som gäller.
Hur minskar jag kundavbokningar i ett wellnesscenter?
Kombinera personliga påminnelser, onlinebetalningar och tydliga policys. Kunder uppskattar både flexibilitet och tydlighet. Ju enklare det är att boka om och förstå vad som gäller, desto mindre risk för sena avbokningar.
Behöver jag en avbokningspolicy för mitt span?
Absolut! En tydlig policy skyddar din tid och gör det enklare att hantera avbokningar. Det minskar missförstånd, särskilt när den syns på din bokningswebbplats och skickas ut automatiskt med varje bokning.
Vad gör jag om en kund fortsätter att avboka eller inte dyker upp för massagebehandlingar?
Använd närvarospårning för att få koll på mönster och upptäck återkommande avbokare. Med Reservio kan du blockera kunder som ofta avbokar eller uteblir, så att de inte kan göra fler onlinebokningar. Då skyddas din tid, ditt schema flyter på och trogna kunder får de tider de önskar.
)
)
)