7 smarta tips för julscheman och personalplanering i julruschen
27 nov. 20253.5 min läsning
)
Julen kan verkligen vara både en höjdpunkt och en utmaning för småföretagare. Visst är det årets mest lukrativa period – men det kan också bli rörigt och stressigt om man inte har koll på läget.
Med semestrar, sena kundförfrågningar och ändrade öppettider kan till och med de mest välorganiserade teamen känna sig överbelastade. Och eftersom upp till 30 % av årets intäkter ofta kommer just nu gäller det att ha full kontroll på schemaläggningen.
Den här guiden är skräddarsydd för små och medelstora företag – tänk frisörer, skönhetssalonger, massagestudios, wellnesscenter, gym, kliniker och utbildningstjänster. Följ stegen nedan för att samla teamet, skapa rättvisa scheman, visa tillgänglighet online i realtid och kommunicera smidigt med kunder – utan att gå på knäna.
1. Var ute i god tid, men glöm inte flexibiliteten
Vill du ta dig igenom julruschen? Planera i god tid, men var beredd på snabba ändringar!
Kika på fjolårets siffror – när var det mest att göra och vilka tjänster var populärast? Låt verkliga data styra bemanningen istället för att chansa.
Så fixar du det smart
- Gör din schemaplan för julen redan i mitten av november.
- Använd schemakalendern för att se personalens tillgänglighet och justera arbetspass enkelt.
- Sätt ut viktiga datum som julafton, nyårsafton och första veckan i januari – de kräver ofta specialtider.
Planer ändras alltid. Med smarta verktyg (som Reservios schemakalender med kalendersynkronisering) slipper du onödigt krångel – alla ser direkt vad som gäller. Ingen risk för dubbelbokningar eller missade arbetspass!
💡 Tips från coachen: Ha alltid någon eller några i teamet redo att rycka in vid högtryck eller sjukdom. En flexibel buffert är guld värd under julen!
)
2. Gör semesterplaneringen tydlig och rättvis
Att hantera ledighetsönskemål är en klassiker till jul. Alla vill vara lediga, men verksamheten måste rulla på.
Nyckeln? Tydlighet, rättvisa och ett system där alla har koll på läget. När reglerna är tydliga och schemat syns i realtid blir det lättare att samarbeta.
Så slipper du huvudvärk kring ledigheten
- Sätt en tydlig deadline för ledighetsansökningar (gärna 4–6 veckor innan).
- Håll koll på roller, tillgänglighet och arbetspass i en gemensam kalender så du direkt ser om det saknas folk.
- När schemat är klart synkas det automatiskt till bokningswebbplatsen, så kunder bara ser de som faktiskt jobbar.
- Testa din bokningssida ur en kunds perspektiv och se till att allt stämmer.
- Var flexibel – delade pass eller kortare dagar kan vara lösningen för balansen.
När du kopplar ihop allt i Reservio – från teamhantering och schemaläggning till bokningswebbplatsen – sköter julschemat sig nästan av sig självt. Personalen har koll, kunderna ser rätt tillgänglighet och du slipper allt krångel med kalkylblad.
Kom ihåg: teamets energi är din största tillgång. En pigg, glad kollega gör alltid bättre ifrån sig än någon som är utarbetad. 30 % av småföretagare oroar sig mest för utbrändhet kring jul, och teamen känner likadant. Tydlig planering är smart ledarskap – och skapar trivsel!
)
Gör teamhanteringen smidig och enkel
Ange dina bokningstider
3. Justera öppettiderna med fingertoppskänsla
Du behöver inte ha öppet dygnet runt för att lyckas med julen. Ett smart schema slår alltid slit och släp! Målet är inte fler timmar – utan att jobba smartare.
Så hittar du dina bästa öppettider
Kolla på din statistik. Med inbyggd företagsstatistik och rapporter ser du enkelt:
- Bokningar per dag – se när kunderna faktiskt vill boka.
- Månads- och dagsintäkter – hitta de mest lönsamma perioderna.
- Populäraste tjänsterna – satsa på det som går bäst.
- Teamets prestation – se vem som tog flest arbetspass eller drog in mest.
Med de insikterna kan du anpassa öppettiderna efter verkliga siffror istället för att gissa.
Smarta knep att testa
- Stäng tidigare på lugna dagar för att spara energi och pengar.
- Förläng bara när det verkligen behövs – till exempel kvällar eller helger när det är tryck.
- Meddela “julöppettider” i god tid på bokningswebbplatsen, Google och sociala medier.
- Ska du ta ledigt mellan jul och nyår? Låt kunderna veta i förväg så de hinner boka innan!
Uppdatera tiderna i Reservio så synkas de direkt på bokningswebbplatsen och i bokningslänkar. Kunderna ser alltid det senaste – även om du ändrar i sista minuten!
💡 Tips från coachen: Håll koll på bokningsläget i din dashboard under december. Då ser du direkt när det är läge att lägga till eller dra ner på tiderna.
4. Prata med kunderna – tydligt och ofta
Inget sänker julstämningen som missförstånd kring öppettider eller tider. Tydlig information är bästa servicen!
Använd alla dina kanaler – e-post, sociala medier och bokningsbekräftelser – för att hålla kunderna uppdaterade:
- Meddela julöppettider och sista bokningsdag i god tid.
- Skicka automatiska påminnelser före bokningarna så ingen missar sin tid.
- Marknadsför julerbjudanden tydligt – lägg in viktiga datum och villkor direkt i meddelandet.
- Lägg till bokningslänk så kunder enkelt kan bekräfta eller ändra.
Tänk dig ett system som sköter allt själv: kunderna har koll, teamet slipper stress och julschemat flyter på.
💡 Tips från coachen: Reservios automatiska påminnelser och bokningsbekräftelser håller kunderna uppdaterade – utan att du behöver lägga tid på administration.
Mer inspiration? Spana in:
- Den ultimata julförberedelselistan för ditt företag
- Julmarknadsföringsstrategier: locka och behåll kunder denna jul
)
5. Håll energin på topp i teamet under julen
Långa dagar, många kunder och julstress – det tär på vem som helst. Att ladda energi är minst lika viktigt som att planera tiden!
Så håller du teamet motiverat
- Balansera arbetsbördan i tid. Med teamöversikten ser du direkt om någon har för mycket och kan snabbt hjälpa till.
- Planera in riktiga pauser. Lägg in buffertid (t.ex. 10 minuter) mellan varje arbetspass så alla orkar hela dagen.
- Uppmuntra till dagliga check-ins. Ett kort snack kan lösa problem innan de växer.
- Fira framgångar! Lyft fram när någon gjort något bra eller fått en nöjd kund – det lyfter hela stämningen.
Reservio ger dig koll på personalens prestation och arbetsbörda i realtid, så du kan planera rättvist och fånga upp trötthet innan någon går in i väggen.
💡 Tips från coachen: Efter högsäsongen – varför inte bjuda på en gemensam spadag eller teamfrukost? Ett utvilat team är alltid redo för nya utmaningar!
6. Gör det enkelt och automatiserat för företaget
Julen kräver att systemen jobbar åt dig – inte tvärtom! Glöm manuella scheman och post-it-lappar, det funkar inte när det är mycket på gång.
Automatisera allt du kan
- Låt kunderna boka online dygnet runt, även när du är ledig.
- Skicka automatiska bokningsbekräftelser och påminnelser för att minska uteblivna besök.
- Synka kalendrar mellan Google, Outlook och iOS så alla är med.
- Följ tjänster, bokningar och intäkter i ett och samma verktyg.
Automatisering ger dig flyt – så du och teamet kan fokusera på det som är viktigt istället för administration!
)
Automatisera allt det trista
Automatisera med Reservio
7. Ladda för januari och summera julen
Ladda för januari
Börja planera redan i mitten av december:
- Peppa kunderna att boka sina januaritider redan nu.
- Marknadsför nyårspaket, uppföljningsbehandlingar eller "nystartstjänster".
- Se till att onlinebokningen är tydlig och uppdaterad, särskilt kring nyår.
- Justera kapaciteten för januari utifrån bokningstrenderna i dashboarden.
Med en smart januariplan håller du ångan uppe – och startar året på topp istället för att stressa efter julen.
Summera året
När januari är här och dammet lagt sig – ta en stund och gå igenom de senaste veckorna:
- Belastning vs. kapacitet: Var vissa dagar för lugna eller för tuffa?
- Populäraste tjänsterna: Vad blev fullbokat? Vad kan förenklas till nästa år?
- Uteblivna besök och avbokningar: Ser du mönster beroende på tjänst eller veckodag?
- Teamets feedback: Vad funkade riktigt bra och vad kan bli smidigare till nästa jul?
- Intäktsmix: Presentkort, paket och tillägg – vad gav bäst resultat?
Med Reservios rapportpanel får du full koll på bokningar, avbokningar, intäkter och teamets prestation – allt på ett ställe. Perfekt för att skapa en vinnande julstrategi till nästa år.
Ditt nästa steg: planera nu – briljera sen!
Julen behöver inte vara ett stressmoment. Med tidig planering, tydlig kommunikation och smart automatisering kan du:
- Hålla teamet i balans och på gott humör
- Leverera jämn, högkvalitativ service
- Spara energi och maxa vinsten
Låt ditt företag lysa i jul – med ett schema som jobbar för dig, inte mot dig!
)
Ta kontroll över ditt julschema
Börja planera redan i dag
Vanliga frågor
När är det bäst att börja planera julöppettider och teamets schema?
Gör det gärna redan i mitten av november. Då hinner du samla in personalens tillgänglighet, planera arbetspass och lägga ut julöppettiderna i god tid. Med Reservios schemakalender fixar du allt på nolltid – varje uppdatering synkas direkt med teamet och bokningswebbplatsen, så inget missas.
Hur hittar jag de bästa julöppettiderna?
Låt verklig efterfrågan styra, inte gissningar. Reservios företagsstatistik visar dig fjolårets bokningar, högtrycksdagar, intäktsmönster och vilka tjänster som gick bäst. Då kan du förlänga öppettiderna där det behövs – och korta dem där det är lugnt. Så får du ett balanserat team och smidiga rutiner!
Hur undviker jag att teamet bränner ut sig under julen?
Kombinera smart schemaläggning med energipepp. Lägg in buffertar mellan bokningar, rotera sena arbetspass och kolla läget med teamet varje dag. När schemat är tydligt och schysst håller sig alla motiverade – även när det är mycket att göra.
Hur hjälper ett onlinebokningssystem under julen?
Ett onlinebokningssystem som Reservio håller ordning när trycket ökar. Kunder kan boka när som helst, påminnelser minskar uteblivna besök och alla ändringar i öppettider eller personalens tillgänglighet syns direkt på bokningswebbplatsen.
För tjänsteföretag som frisörer, skönhetssalonger, span, massagekliniker och träningscenter är det extra värdefullt – december betyder fullt ös, tajta scheman och ingen tid för admin!
Automatisera det viktigaste så kan Reservio låta dig fokusera på kunderna istället för att hålla koll på kalendern.
Hur hanterar jag kundernas förväntningar när det är julrush?
Sätt tydliga förväntningar och håll infon uppdaterad. Med Reservio är julöppettider, personalens tillgänglighet och specialerbjudanden alltid aktuella på bokningswebbplatsen. Automatiska bokningsbekräftelser och påminnelser gör att kunderna vet när de ska komma, och med bokningslänkar bokar de själva – utan att du behöver lägga tid på att svara på frågor.
)
)