Maler for påminnelser om avtaler for å holde kundene oppdatert

Som bedriftseier er det viktig å sørge for at kundene ikke går glipp av viktige avtaler. Og det er nettopp det påminnelser om avtaler er til for. De fungerer som milde dytt for å minne kundene på avtalene deres og unngå at de går glipp av muligheter. Studier viser til og med at når det gjelder å møte opp i tide til et møte, kan noen få påminnelser øke punktligheten drastisk.

Det kan imidlertid være vanskelig å skrive slike påminnelser på riktig måte. Derfor har vi skrevet denne artikkelen for å introdusere deg for noen grunnleggende maler som du kan bruke i enhver bedrift.

Med Reservio kan du sende 6 typer påminnelser. Tenk på hele bestillingsprosessen, fra å bekrefte bestillingen til å sende en forespørsel om tilbakemelding. Med en tilpasset melding kan du tilpasse hver av dem. La oss ta en titt på dem én etter én.

Målet med denne meldingen er å varsle kunden om at reservasjonen er lagret i systemet og nå venter på bekreftelse.

Skriv for eksempel til kundene dine at du kommer til å behandle bestillingsforespørselen deres så snart som mulig, og hvis alt er i orden, vil vi godkjenne den uten problemer.

Påminnelsen kan se slik ut:

Hei CLIENT_NAME,

vi er takknemlige for at du har bestilt SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME! Den venter for øyeblikket på vår godkjenning. Vi vil se på bestillingen så snart som mulig, og hvis alt er i orden, vil vi godkjenne den. Vi vil også holde deg informert om dette.

Med vennlig hilsen,
din BUSINESS_NAME
BUSINESS_PHONE

Kundene vil motta denne meldingen etter at bestillingen er opprettet eller etter at du har godkjent den.

Du kan f.eks. skrive til kundene dine at bookingen ble gjort på riktig måte, og at du gleder deg til å treffe dem.

Påminnelsen kan se slik ut:

Hei CLIENT_NAME,

vi har gode nyheter til deg! Bestillingen din for SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME er bekreftet. Vi gleder oss allerede til besøket ditt i vår BUSINESS_NAME.

Hvis du trenger noe, kan du kontakte oss på BUSINESS_PHONE.

Hvis du av en eller annen grunn avviser en bestilling, vil kunden motta denne meldingen.

Siden denne informasjonen vil være ubehagelig for kunden, bør du være så høflig som mulig. Du kan beskrive den spesifikke årsaken til avslaget eller sette opp en automatisk melding med henvisning til virksomhetens vilkår og betingelser.

Påminnelsen kan se slik ut:

Hei CLIENT_NAME,

vi beklager å måtte informere deg om at bestillingen din av SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME har blitt avvist.

Du har sannsynligvis ikke oppfylt et av bestillingsvilkårene. Hvis du har spørsmål eller ønsker å diskutere dette videre, er du velkommen til å kontakte oss på BUSINESS_PHONE.

Hvis du må avbestille en bekreftet bestilling, vil systemet informere kunden om dette via denne meldingen. Det sender også denne meldingen når kunden avbestiller bestillingen selv.

Dette vil sannsynligvis også være ubehagelig informasjon for kunden, så vær forsiktig med ordvalget og be kunden om unnskyldning for eventuelle komplikasjoner.

Påminnelsen kan se slik ut:

Hei CLIENT_NAME,

vi beklager å måtte informere deg om at bestillingen din SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME er avlyst.

Vi beklager ulempene og ser frem til å se deg i fremtiden i vår BUSINESS_NAME.

Hvis du har spørsmål eller trenger hjelp med ombooking eller fremtidige bestillinger, kan du kontakte oss på BUSINESS_PHONE.

Andre påminnelser som kundene dine kan motta, er påminnelser om endringer i avtalene deres. De vil motta denne meldingen uansett om det er du eller de selv som endrer bestillingen.

Påminnelsen kan se slik ut:

Hei CLIENT_NAME,

vi vil informere deg om at avtalen din i BUSINESS_NAME har blitt endret.

Bestillingen din SERVICE_NAME/EVENT_NAME ble flyttet fra EVENT_DATE_PREVIOUS på EVENT_TIME_PREVIOUS til EVENT_DATE på EVENT_TIME. Vennligst endre også denne informasjonen i kalenderen din, slik at vi er klare til å ta imot deg på riktig dato.

Vi setter pris på fleksibiliteten din! Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere hjelp, er du velkommen til å kontakte oss på BUSINESS_PHONE.

Nå kommer den viktigste påminnelsen av alle. Det er det viktigste du kan gjøre for å sikre at kundene dine ikke glemmer bestillingene sine og at de kommer i tide. På denne måten vil tjenestene dine flyte smidigere, du unngår lange nedetider og alle blir mer fornøyde. Husk å oppgi riktig dato og klokkeslett!

Påminnelsen kan se slik ut:

Hei CLIENT_NAME,

vi gleder oss til å ønske deg velkommen til din kommende booking SERVICE_NAME/EVENT_NAME på EVENT_DATE på EVENT_TIME!

Hvis du har spørsmål, er du velkommen til å kontakte oss på BUSINESS_PHONE.

Vi ser frem til å betjene deg snart og gjøre det til en minneverdig opplevelse!

Med vennlig hilsen

BUSINESS_NAME.


Effektive påminnelser om avtaler er ikke bare en høflig gest, men også et viktig verktøy for å holde kundene dine informert, engasjerte og punktlige. Ved å bruke malene i dette blogginnlegget kan du effektivisere kommunikasjonsprosessen og sørge for at kundene dine alltid er informert.

Husk at personlig tilpasning, tydelighet og en vennlig tone er avgjørende for å skape en positiv kundeopplevelse. Enten du bekrefter bestillinger, sender vennlige påminnelser eller varsler om utsatte eller avlyste avtaler, kan du bruke disse malene som grunnlag for å bygge sterke kunderelasjoner.