3 måder at minimere ventetid for patienter med smart planlægning
25. aug. 20254 min læsning
)
Du har sikkert prøvet det for ofte: Din kl. 10-aftale bliver forsinket. Næste patient ankommer i god tid. Receptionisten jonglerer telefonopkald, mens en drop-in anmoder om en “hurtig” konsultation. Pludselig er venteværelset fyldt, og tiden glider dig af hænde.
Statistikken bekræfter, hvad du sikkert allerede fornemmer: En undersøgelse fra en klinik for almen medicin viste, at den gennemsnitlige ventetid fra registrering til konsultation var ca. 41 minutter, hvor over halvdelen af patienterne blev kaldt ind inden for 15 minutter. Den gennemsnitlige konsultationstid? Kun 18 minutter. Patienterne venter altså ofte mere end dobbelt så længe, som de reelt behandles.
Denne ubalance skaber frustration blandt både patienter og personale, underminerer tilliden, påvirker arbejdsglæden og gør arbejdsdagen mere besværlig end nødvendigt.
Den gode nyhed? Små justeringer i planlægningen kan effektivisere klinikkens arbejdsgange uden at kræve flere arbejdstimer.
Planlægning er nøglen til den gode patientoplevelse
I sundhedssektoren er planlægning mere end at holde styr på kalenderen – det skaber fundamentet for hele klinikkens drift. Når det fungerer, bliver ventetiden kortere, teamet holder roen, og hver patient får den opmærksomhed, de har krav på. Hvis planlægningen svigter, kan selv stille dage blive en stressfaktor.
Patienternes forventninger har ændret sig:
- 80 % af patienterne foretrækker klinikker med online booking.
- 67 % vil helst booke tid online fremfor at ringe.
Det handler ikke kun om bekvemmelighed – det er blevet et grundvilkår for god service. Nutidens patient forventer samme fleksibilitet som ved flybooking eller online handel. Kan din klinik ikke tilbyde det, vælger de måske en anden.
Men de gennemsnitlige 41 minutters ventetid viser, at det ikke bare handler om at “få patienterne ind ad døren”. Patienter efterspørger forudsigelighed, effektivitet og respekt for deres tid.
De skjulte årsager til lange patientventetider
Lange ventetider opstår sjældent tilfældigt. Små unøjagtigheder hober sig op, indtil tidsplanen skrider. Årsager kan være:
- Overbooking uden buffer – For mange aftaler tæt på hinanden, uden plads til akutte tilfælde eller længere konsultationer. En enkelt forsinkelse breder sig hurtigt til hele dagen.
- Manuelle planlægningsfejl – Dobbeltbookinger eller glemte aftaler opstår ofte ved papir- eller gammeldags kalendersystemer.
- Afbud i sidste øjeblik – Udeblivelser i travle perioder betyder tabt tid og indtægt, hvis ledige tider ikke udnyttes hurtigt.
- Manglende ressourcekoordination – Hvis de nødvendige medarbejdere mangler, opstår der forsinkelser, mens man leder efter hjælp.
- Langsom indtjekning – Manuelle oplysninger ved hvert besøg forsinker processen.
Selv fem minutters forsinkelse om morgenen kan vælte hele tidsplanen. Efter få patienter kan det udvikle sig til 41 minutters ventetid i gennemsnit.
Sådan minimerer du patienternes ventetid med smart planlægning
Kortere ventetid starter med planlægning, der er nem, præcis og automatiseret. Effektive systemer organiserer kalenderen og lader patienterne styre deres eget bookingflow.
1. Tilbyd online aftalebooking
Patienter vil selv booke, når det passer dem – om det er i frokostpausen eller sent om aftenen. Et online bookingsystem fjerner behovet for telefonkøer og viser opdateret kapacitet med det samme.
Før: Receptionen bruger halvdelen af deres tid på bookingopkald.
Efter: Patienter booker online, får straks bekræftelse, og personalet kan fokusere på de fremmødte.
)
Gør booking nemmere for patienter
Opsæt online booking
2. Brug en kalender med planlægning i realtid
En integreret planlægningskalender holder teamet opdateret. Buffertider mellem aftaler gør plads til forsinkelser og hurtig oprydning mellem behandlinger. Tilpassede bookingregler – f.eks. forberedelsestid til særlige behandlinger – gør tidsplanen mere realistisk.
Tip: Synkronisér dit bookingsystem med Google Kalender eller Outlook for at holde din tilgængelighed opdateret på tværs af platforme.
)
3. Send automatiske patientpåmindelser
Undgå udeblivelser og forsinkelser med SMS- eller e-mail-påmindelser 24–48 timer før aftalen. Det holder tidsplanen skarp og fylder ledige tider hurtigt op.
Praktisk fordel: En påmindelse kan være det, der gør forskellen på et tomt 10:00-slot og en patient, der møder til tiden.
)
Få fuldt overblik over din tidsplan
Begynd at sende påmindelser
Få klinikken til at spille endnu bedre – også uden for kalenderen
Central klienthåndtering
Når både patienthistorik, præferencer og noter er samlet ét sted, går klienthåndtering hurtigere og nemmere. Indtjekning bliver effektivt, og konsultationer starter til tiden. Det sparer minutter pr. patient – tid, der hurtigt bliver til timer i løbet af en uge.
Effektiv koordinering af teamet
Sæt personalets tilgængelighed sammen med bookinger, så den rette behandler altid er klar til det rigtige tidspunkt. Teamstyring gør det let at lægge vagtplaner, tildele rettigheder og sende notifikationer, alt sammen synkroniseret med online booking for at undgå konflikter og ændringer i sidste øjeblik.
Din bookingside er åben døgnet rundt
Din hjemmeside fungerer som klinikkens reception hele døgnet. Tilføj beskrivelser, behandlerprofiler og opdateret tilgængelighed, så patienterne vælger rigtigt fra starten – og undgår forsinkelser på selve dagen.
)
Optimer patientforløbet fra indtjekning til opfølgning
Målet er ikke kun effektiv booking – det handler om at lede patienterne nemt gennem hele besøget.
- Før besøget: Patienterne booker online hjemmefra og slipper for telefonkø.
- Ved ankomst: Receptionen har dagens aftaler direkte i kalenderen.
- Under konsultationen: Behandleren har adgang til patientoplysninger og undgår de samme spørgsmål.
- Efter besøget: Personalet booker nemt opfølgende tider eller sender påmindelser på patientens foretrukne kanal.
Før og efter smart planlægning
Før:
9:00 – Første patient ankommer for sent.
9:00 – Første patient ankommer for sent.
9:15 – Drop-in føjes til køen.
10:00 – Overbooket slot giver 20 minutters forsinkelse.
11:30 – Receptionisten tager mange opkald, mens patienterne venter.
Efter:
8:55 – Første patient møder til tiden pga. automatisk påmindelse.
9:05 – Drop-in får hurtigt en tid uden at forstyrre dagsplanen.
10:00 – Konsultationen starter til tiden, med buffer til uforudsete opgaver.
11:30 – Receptionen får ro, fordi de fleste bookinger foregår online.
Resultat: Kortere ventetid, mere ro blandt personalet, gladere patienter.
Derfor betaler det sig at tage hul på forandringen nu
Hvert ekstra minut patienterne venter, sænker tilfredsheden. På sigt kan det koste både tillid og patienter. Optimerer du planlægningen nu, undgår du, at 41 minutters ventetid bliver hverdag – og du viser, at patienternes tid er værdifuld.
Når patientbooking, påmindelser og teamstyring spiller sammen, følger klinikkens dag tidsplanen, og alle arbejder i takt.
)
Giv dine patienter en mere glidende oplevelse
Kom i gang med Reservio i dag
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan reducerer man patienters ventetid i en klinik?
At reducere patienternes ventetid begynder med at fjerne flaskehalse i planlægningen og optimere arbejdsgange. Med Reservio kan klinikker:
- Tilføje buffertider mellem aftaler for at begrænse forsinkelser
- Tilbyde online booking, så patienter selv vælger tid uden at ringe
- Sende automatiske SMS/e-mail-påmindelser for at minimere forsinkelser og udeblivelser
- Matche medarbejdertilgængelighed til aftaletype for hurtigere service
Hvad er den bedste planlægningssoftware til sundhedssektoren?
Den bedste planlægningssoftware til sundhedssektoren kombinerer brugervenlighed, automatisering og funktioner målrettet patientoplevelsen. Reservio skiller sig ud ved at tilbyde døgnet rundt online booking, realtids aftalekalender, automatiske påmindelser samt samlet teamstyring. Disse funktioner hjælper med at reducere udeblivelser, holde kalenderen opdateret og giver patienterne mulighed for selv at booke – også uden for klinikkens åbningstid.
Hvilken type software kan bruges til at planlægge patienter?
Klinikker benytter patientplanlægningssoftware—også kendt som bookingsystem—til at håndtere og organisere aftaler effektivt. Løsninger som Reservio tilbyder funktioner såsom online booking, hjemmeside med opdateret ledighed og automatiske påmindelser. Denne software hjælper med at forkorte ventetiden, undgå dobbeltbookinger og giver patienterne fleksibilitet til at booke uanset tid og sted.
Hvorfor bliver ventetiden for patienter så lang?
Lange ventetider for patienter skyldes ofte overbooking uden buffer, udeblivelser, manuelle fejl i planlægningen samt dårlig koordinering af personale. Selv fem minutters forsinkelse først på dagen kan give timevis af forsinkelser resten af dagen.
Reservio afhjælper disse problemer med realtidsplanlægning, øjeblikkelige bookingopdateringer og teamnotifikationer, så klinikken holder tidsplanen for alle patienter.
)
)
)